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Ⅱ. 2016년 글로벌 MICE산업 10대 이슈 분석
➊ 회의 운영정책의 공식화
전 세계적으로 회의기획자들은 회의운영 업무가 더욱 공식화되고 있다고 평가하였다. 특히 아시아는 지난 2015년 조사에서 전체 응답자의 21%가 회의운영 관련 규정이 없다고 응답했는데, 올해는 13%로 크게 감소하였다. 북미는 전사적 차원에서 적절한 회의 운영정책이 마련되어 있거나, 또는 부분적으로(부서, 지역 등) 마련되어 있다고 응답한 비율이 총 68%로 나타났으며, 아무런 규정 을 두지 않고 있다고 응답한 비율은 25%로 집계되었다.
유럽은 회의 관련 정책이 가장 잘 정립되어 있는 지역으로, 응답자의 89%가 적절하거나 부분적인 회의규정을 개발하여 실행하고 있는 것으로 나타났다. AMEX의 밀튼 리베라는 “점점 더 많은 조직에서 회의 관련 정책을 개발하여 공식화하고 있으며, 이미 관련 규정을 실행하고 있는 조직들은 이를 더욱 효율적으로 만들기 위해 노력하고 있다.”고 말했다.
회의 운영정책에 포함되는 주요 항목으로는 [표 9]와 같이 ROI 매트릭스, 안전/보안정책, 지불정책, 승인절차 등이 있다. 회의 운영정책에서 가장 높은 비율을 차지한 항목은 ‘회의 상품/서비스와 관련된 지불수단과 절차 관련 사항’이었는데, 아시아가 57%로 가장 높았고, 다음으로 유럽(51%), 북미(50%), 중남미(44%) 순이었다. ‘승인절차 관련 사항’ 역시 아시아가 60%로 가장 높았고, 다음으로 북미(58%), 유럽(55%), 중남미(44%) 순으로 나타났다. ‘안전 및 보안 관련 규정’은 유럽(43%)과 중남미(41%)에서 높게 나타났다. ‘소셜미디어 관련 규정’은 작년에는 미미한 수준이었으 나, 이번 조사에서는 아시아 29%, 중남미 21% 등 상당한 성장세를 기록했다.
➋ 회의 ROI 매트릭스
아직까지는 상대적으로 낮은 수준이라고 할 수 있겠지만, 전 세계적으로 ‘ROI 매트릭스’의 활용이 확대될 것이라고 응답한 비율이 전년 대비 증가하였다. 지난 해 조사에서는 아시아지역 응답자의 20%만이 ROI 매트릭스를 활용한다고 응답했으나 올해는 38% 로 크게 증가했으며, 중남미 역시 2015년 5%에서 올해 15%로 증가했다. 점점 더 많은 조직들이 자신이 주최하거나 운영하는 행사 의 개최성과를 측정하기 위해 ROI 매트릭스를 활용하고 있지만, 아직 측정방식이 일원화되지 않아 각자의 방식으로 시행되고 있 는 것으로 나타났다.
➌ 국제화와 표준화
회의 관련 정책에서 ‘국제화 및 표준화’ 규정이 차지하는 비중은 북미가 23%, 유럽이 29%로 나타났으며, 중남미는 18%로 상대적으로 낮았다. 아시아 지역은 응답자의 45%가 국제화 및 표준화 규정을 구축한 것으로 나타나 작년의 26%보다 큰 폭으로 상승하 였다. 회의기획자들은 이제 단순히 행사의 성공적인 개최 뿐만 아니라 데이터 트래킹과 데이터 분석과 같은 역량까지 요구받을 것 으로 보인다. 한 전문가에 따르면, “고객의 회의활동 관련 요구사항과 기대에 부응하기 위해 매우 회의기획자는 데이터 측면에서 더욱 스마트해져야 한다. 전 세계적으로 기술의 변화에 대한 요구가 증가하면서 회의기획자의 업무는 더욱 치열해지고 있다.”고 설명하였다.
➍ 회의 운영 테크놀로지
회의 관련 규정에서 ‘테크놀로지’ 정책이 차지하는 비중은 2015년 18%에서 2016년 29%로 증가할 것으로 전망된다. 특히 아시아는 2015년보다 2배 증가한 45%로 나타났다. AMEX의 밀튼 리베라는 시시각각 변화하는 회의기술 환경을 구축하기 위해 통합된 전략이 필요하다고 말한다. 그는 “회의에 활용할 수 있는 기술은 기하급수적으로 늘어나고 있지만, 고객들은 정확히 어떤 기능이 자신의 행사에 적합하게 활용될 수 있는지를 파악하는데 어려움을 느낀다. 사전에 정교한 전략을 수립하고 고객의 요구사항을 잘 이해하는 기업들이 테크놀로지 솔루션의 강점을 쟁취할 수 있을 것이다.”고 설명하였다. 또 다른 회의전문가는 “점점 더 높은 수준 의 기술이 회의 전반적인 과정에 유입됨에 따라, 기술의 활용은 더욱 확대될 것이다. 지금 당장은 매우 복잡한 것으로 여겨질 수도 있지만, 앞으로 젊은 세대들이 회의산업을 주도하면서 이러한 변화는 더욱 가속화될 것이다.”고 덧붙였다.
➎ 소셜미디어
회의 관련 규정에서 ‘소셜미디어’ 정책을 포함하는 비중은 유럽 11%, 아시아 29%로 나타나, 아직까지는 타 분야에 비해 상대적으로 낮았다. 하지만, 점점 더 많은 회의운영자와 기획자들이 회의 운영과정에서 혹은 잠재적 리스크를 관리하는 과정에서 소셜미디 어 기술의 잠재적 활용가능성을 모색하고 있다. 이제 거의 대부분의 회의기획자가 자신이 개최하는 행사와 관련된 애플리케이션 을 개발하여 행사운영에 적용하고 있으며, 고객과 회의참가자에게 이를 확인시켜줘야 한다. AMEX의 이마 셰리(Yma Sherry)는 “과거에는 연사가 강연하는 동안에 청중들이 디바이스를 만지면 모욕적인 것으로 여겨졌지만, 이제는 오히려 더욱 활발히 활용하 기를 기대하고 있다. 다만, 참가자가 소셜미디어를 통해 회의와 관련된 사람들과 커뮤니케이션하는 것인지 판단하기 위해 회의운 영자는 참가자의 활동을 더욱 면밀히 관찰하여 소셜미디어가 회의활동에 기여한다는 점을 확인해야 한다.”고 설명하였다.
➏ 지불수단
전 세계적으로 회의 관련 정책에서 ‘조달 및 지불수단’과 관련된 조항은 가장 큰 비중을 차지하는 것으로 나타났다. 전체 회의 정책의 44%-57%가 지불수단과 관련된 사항인 것으로 나타났으며, 지역적으로는 중남미가 가장 높았다. 전년 대비 증가율을 살펴보 면, 중남미는 전년도와 비슷한 수준을 유지했고, 다른 지역은 약간 상승하는 모습을 보였다. 지불수단과 관련된 가장 큰 도전요소 로 북미지역의 응답자들은 통합, 중남미 지역의 응답자들은 카드사용을 꼽았다. 한 회의전문가는 “기업은 당연히 지불수단에 관심이 많을 수밖에 없으며, 결제수단의 통합이라는 관점에서 지불절차는 훨씬 더 간소화되었다. 일반적으로 카드결제나 가상결제는 결제시간이 지체되는 것을 막고 더욱 강력한 통합을 가능하게 한다.”고 말했다.
➐ 외부 회의기획자 활용
한 회의전문가는 “조직 내에 한 명의 예산담당자를 배치하여 그에게 리더 역할을 부여하고, 회의의 전문적인 운영과 기획은 외부에서 아웃소싱하는 방법을 적극적으로 고려하고 있다.”고 말했다. 행사개최 시 ‘외부 회의기획자를 활용’하는 것에 대한 규정은 중 남미가 35%로 가장 높게 나타났으며, 유럽은 24%로 가장 낮았다. 업계에서 통합을 향한 트렌드는 계속 이어지고 있으며, 전문가 들은 회의기획 시 제3의 전문기획자를 활용함으로써 관련 규정과 절차를 완화키시고 보다 정확한 재무적 관리를 할 수 있다.
➑ 회의 승인절차
회의 관련 정책에서 ‘승인절차’ 항목은 중요한 비중을 차지하는 것으로 나타났다. 아시아 응답자의 60%가, 중남미 응답자의 48% 가 승인절차 관련 규정을 개발하여 실행하고 있다고 응답했다. 가장 쉬운 승인절차를 갖는 회의 유형은 ‘연수’로 나타났다. 북미지 역 회의기획자는 ‘시니어 리더십 회의’가 회의승인이 가장 쉽게 난다고 응답한 반면, 유럽은 ‘사내 팀 미팅’을 꼽았다. 흥미롭게도, 아시아지역 응답자들은 ‘세일즈/마케팅’ 회의의 승인절차가 가장 쉬운 것으로 뽑으면서, 가장 어려운 것 역시 ‘세일즈/마케팅’이라 고 응답하였다. 이것은 이러한 행사 유형에 대해 매우 다른 관점을 가진 조직이 있다는 점을 시사한다. 전문가들은 회의 승인절차 가 점점 더 복잡해지고 있으며, 더 많은 승인절차가 요구될수록 실제적인 회의를 준비할 수 있는 리드타임이 줄어든다고 말한다.
➒ 가상/하이브리드 회의
전문가들은 점점 더 많은 사람들이 가상/하이브리드 회의를 운영하고 참가할 준비가 되어가고 있다고 주장하지만, 아직 그 활용정도는 크게 증가하고 있지는 않은 것 같다. 전체 응답자의 10% 이상이 가상/하이브리드 솔루션을 사용했다고 응답하였으며, [그림 9]의 2013년-2016년 간 가상/하이브리드 회의 개최비중을 살펴보면, 오히려 하락하는 양상을 보인다. 전문가와 공급업체 인터뷰 결과에서도 가상회의보다는 직접 만나고 접촉하는 회의를 더 선호하는 것으로 나타났다. 한편, 가상/하이브리드 솔루션을 활용하는 가장 중요한 이유는 비용절감인 것으로 조사되었다. 또한 더욱더 광범위한 청중에게 도 달할 수 있다는 요인도 솔루션을 활용하는 두 번째로 중요한 이유로 꼽혔다.
하지만, 대부분의 조직들은 여전히 가상/하이브리드 솔루션을 효율적으로 사용할 수 있는 명확한 정책이나 전략을 보유하고 있지 않은 것으로 나타났다. “많은 기업들은 여전히 이러한 기술을 효율적으로 사용하기 위한 적합한 방법을 찾는데 고군분투하고 있 다.”고 북미 지역의 회의 전문가는 말했다.
➓ 모바일기기
모바일앱은 점점 더 일반화되고, 전체 회의유형과 개최지역 모두에서 효율적인 수단으로 활용되고 있는 것으로 나타났다. 2015년 과 2016년의 모바일앱 활용 비중을 살펴본 결과, 모든 지역에서 전년 대비 활용비중이 증가할 것으로 전망되었다. 2016년 전망에 서 중남미 지역의 모바일앱 활용 비중이 가장 높을 것으로 나타났으며, 다음으로 북미, 아시아, 유럽 순이었다.
한 회의전문가는 “우리는 분명히 소셜미디어와 앱의 활용이 더욱 증가하고 보다 성숙되어 가는 것을 목격하고 있으며, 이를 통해 회의의 모습도 변화하고 있다. 고객들은 결국 어떻게 앱이 활용이 회의운영에 기여할 것인지에 보다 구체적이고 명확하게 설명을 듣기를 원한다.”고 말했다. 모바일앱을 활용하는 주요 이유로는 회의참가자들의 회의 참여활동을 향상시키는 것이 가장 주된 목적 이었으며, 그 외에 커뮤니케이션 향상도 앱을 활용하는 주된 이유로 나타났다.
