일의 어려움
‘행사 날짜가 임박할수록 할 것들이 너무 많다. VIP들에게 알려줄 구체적인 것들을 정리해야 하고, 강연자들의 스케줄도 바뀌고, 디자인도 수정해야 하고, 이 모든 것들을 관련된 사람들에게 알려주고 설명해야 하는데. 누군가 옆에서 챙겨주면 좋겠 다.’
‘팀원들이 열심히 일은 하는데, 시킨 일들은 아직도 피드백이 없다. 계속 독촉해서 결과물을 가져오면 내가 생각했던 내용이 아니 다. 다시 이야기해야 한다. 일의 진행 사항들을 계속 확인하면 완성도도 높아지고, 준비 시간도 줄어 들텐데. 다 내맘 같지 않다. ‘
‘예전에 분명히 봤었는데, 잘 저장해둔 문서가 아무리 찾아봐도 없다. 그 때 노트에 적어둔 연락처가 생각나지 않는다. 회의 일정을 분명히 이야기해서 메모 해놨는데, 내일이 아니라 오늘이었네. 아뿔싸’
우리는 참 바쁘다. 열심히 일을 하지만, 그 과정은 매번 할 때마다 새롭고, 힘들다. 누구나 좀 더 쉽게, 수월하게 하고 싶은 생각이 굴뚝같을 것이다. 야근하지 않고, 주말에 출근하지 않고, 제시간에 업무를 마치고 싶지 않은가? 우리는 일을 하면서 연락처를 찾 고, 문서를 만드는 등 준비하는데 많은 시간이 소요된다. 또한 주최자와 참여기업, 참관객 등과 커뮤니케이션을 하며 대부분의 시 간을 보낸다. 이것을 반으로 줄일 수 있다면 어떠하겠는가? 한 번 이야기 들어볼만 하지 않겠는가?
시장환경의 변화
ASEM, 세계에너지총회, 물포럼 등 최근 한국에서 이러한 국제적인 행사들이 개최되었다. 내가 소속한 조선비즈를 비롯하여 매일 경제, 동아일보 등 주요 언론사들은 다양한 국제포럼들을 개최하고 있다. 정부부처는 말할 것도 없고, CJ 같은 기업도 자사의 콘 텐츠를 활용한 포럼을 개최하는 등 민간기업들도 자체적으로 행사를 개최하고 있다. 학교에서도 동호회에서도 다양한 행사들을 만들며 강연을 듣고 토론하는 일들이 곳곳에서 이뤄지고 있다. 그야말로 행사의 춘추전국시대이다. 이렇게 되면서 해외 유명한 사 람들은 한국에 몇 번씩 왔고, 행사를 준비하는 곳도 많아지면서 내용도 사람도 차별화된 경쟁력을 가지기 참으로 어려운 시대가 되었다. 참석자들도 수준이 높아졌다. TED 등 유명인사의 강연 동상을 듣고, 각종 전문가의 의견들을 블로그와 페이스북 등을 통해 필요할 때마다 보고 접한다. 지적 수준이 높아진 사람들을 만족시키기 힘들다. 어렵게 준비한 행사가 그야말로 히트를 쳤다. 그런데, 금방 다른 곳에서 비슷하게 만든다. 하도 빨리 변화하다 보니 준비하는 시간도 더 줄여야 하고, 그에 맞는 사람도 계속해 서 찾아야 한다. 짧은 시간에 환경변화에 뒤떨어지지 않고, 완성도 높은 결과를 만들기 위해서는 나 혼자로서는 도저히 방법이 없다. 체력도 예전 같지 않다. 어떻게 하면 좋을까?
기술의 활용
새로운 것을 배우고 활용하는 것은 또 하나의 일이고, 스트레스다. 그러나 주변 환경은 변화하고 있고, 상대방들은 더 높은 결과물을 원하고 있는데, 일할 시간이 점점 줄어든다. 방법이 없다. 이제 구과 같은 클라우드 기술을 적극 활용하여 해결하도록 해보자. 일의 준비 시간을 반으로 줄이고, 자료들을 자동적으로 정리하면서 본연의 일에 더 집중하도록 해보자. 그래서 행사의 완성도를 높 이고 경쟁력을 갖추자. 우리는 이제 인터넷, 노트북, 전기만 있으면 어디에서든 일할 수 있는 시대이다. 스마트폰으로도 웬만한 것 은 다 해결한다. 그렇게 하는데 기반이 되는 웹오피스가 구현 되었기 때문이다. 더 이상 PC에 저장한 문서를 찾아 작성하지 않는다. 내 계정에 로그인만 하면 웹에 저장된 자료들을 찾아서 작성할 수 있고, 그러한 자료들은 상대방도 수시로 볼 수 있고 동시에 작업 할 수 있다. 이러한 웹오피스는 구앱스, 오피스365 등 다양한 서비스들이 있고, 그 중에서 전세계적으로 가장 많이 쓰고 있는 구 앱스를 소개하고자 한다. 구앱스는 구에서 만든 웹 어플리케이션이고, 한과 같은 문서작성에서부터 홈페이지를 만들 수 있 는 사이트 도구, 일정을 관리하는 캘린더, 화상회의를 할 수 있는 행아웃 등 다양한 서비스들이 있다. 누구나 지메일(gmail) 계정만 있으면 무료로 사용할 수 있다. 이 중에서 가장 많이 사용되고 있는 유용한 서비스 사례를 중심으로 소개하겠다.
1) 주간 보고 / 구 문서도구 활용
직장에서 매주 하는 일 중에 하나가 주간업무 보고서를 작성하는 것이다. 각자가 이번 주에 하는 일들을 정리해서 취합하는 사람 에게 전달한다. 그리고 취합이 늦어지면 담당자는 계속 대기하게 된다. 취합해서 상사에게 보고하고 난 후 갑자기 내용이 바뀌는 경우가 발생하면 다시 변경하여 보고해야 한다. 이것을 구 문서를 통해 진행한다면 어떻게 될까? 프로세스가 바뀐다. 취합을 담 당하는 사람은 주간업무 문서를 만들어 상사와 팀원들에게 공유한다. 각자 정해진 시간에 접속해서 본인의 일들을 정리해서 작성 한다. 취합하는 사람은 빠진 사람이 없는지, 오타가 없는지 확인한 후 상사에게 이메일로 알려준다. 시간과 자원. 즉 커뮤니케이션 하는데 투입되는 시간과 자원이 엄청나게 줄어든 것이다. 상사는 최신 정보를 계속 볼 수 있고, 팀 원들은 본인이 편할때 정리하고, 다른 사람 것도 알게 된다. 취합하는 사람은 말할 필요도 없다. 행사 준비할 때 제안서를 만들고, 주요 사항들을 이 문서 만들기를 통해 활용할 수 있다. 수시로 바뀌는 내용들, 연락처, 세부 내용들을 하나의 문서에 계속해서 업 데이트하고, 관련 담당자들도 각자 맡은 부분들을 업데이트한다. 문서는 하나의 공통 작업장이 된 것이다. 
2) 창간 기념식 / 구 양식, 스프레드시트 활용
조선비즈 창간 기념식 때의 일이다. 초청 대상자들은 장관, 사장 등 대부분 VIP들이었고, 그 인원은 무려 150여명이나 되었다. 그 동안 많은 행사들을 했지만 난감했다. 그 때 경지원부장님이 제일 먼저 하라고 말하신 것이 아직도 생생하다. ‘문서를 만들어 서 직원들과 공유하세요’. ‘창간1주년 행사 초청장 발송리스트’라는 스프레드시트 문서를 만들어 공유했다. 섭외자, 담당자, 연락 처, 진행사항 등 항목을 적어놓고 1주일 동안 참석자를 파악해 달라고 했다. 언론사는 출입처가 있다. 기자들은 개인별로 자기가 담당하는 사람들 4-5명 정도 되고 매일매일 연락처와 참석여부가 업데이트 되었다. 이 문서는 이사님과 대표님도 공유되어 필요할 때 볼 수 있었다. 2011년 약 50여명의 직원들은 1주 동안 각자 편한 시간에 하는 일 들을 하며 공유된 문서에 접속해서 업데이트 했고, 담당자인 나도 다른 일들을 하면서 정리된 것들을 체크하다. 중간중간 주요 VIP들이 확정 되었을 때 이사님과 대표님께 보고 드렸다. 문서를 주고받을 필요도, 전화로 접수 받을 필요도 없는 것이다. 최종 확 정된 리스트는 행사 운업체와도 공유하여 명찰 준비를 요청하다. 메일을 보내고 받았는지 못 받았는지 확인할 필요도 없고, 수시로 바뀌는 모든 사항들에 대해 문서를 참고하도록 하다. 시간도 많이 걸리고 VIP를 섭외하는 난이도가 높은 일들을 전 직원 이 커뮤니케이션에 혼란 없이 각자 편한 시간에 틈틈히 준비한 것이다. 특히 담당자인 나의 업무량이 엄청 줄었다. 여러 사람이 다 같이 조금씩 나눠서 했는데, 공유 문서를 활용하여 일의 방식이 바뀐 것이다.
3) 등록접수, 설문조사 / 구 양식 활용
행사에 있어서 중요한 것이 참석자 등록이다. 홈페이지 구축하는 업체에 맡기면 별도의 DB도 연동해야 하고, 관리자 화면도 따로 만들어야 하고, 시간도 돈도 많이 든다. 하지만 이 모든 것은 담당자가 구 양식으로 만들면 간단히 해결된다. 내가 필요한 항목 들을 만들고, 상황에 따라 질문도 바로바로 수정할 수 있다. 결제가 필요한 경우 마지막에 결제하기 링크(이니시스와 같은 결제 사 이트)로 연결하면 된다. 무엇보다 가장 좋은 것은 등록 현황을 실시간으로 체크할 수 있다는 것이다. 구 양식으로 행사 등록 양 식을 만들면 자동으로 스프레드시트 문서가 생성된다. 그 문서를 관련 담당자들과 공유하면 누가 등록했는지 다 같이 알 수 있다. 또한 이 문서를 등록 운업체와 공유하면 등록 현황을 실시간으로 확인하며 명찰을 준비할 수 있는 것이다. 
여러가지 프로젝트를 진행하며 한 번쯤 해보게 되는 것이 설문조사이다. 특정 계층 또는 다양한 사람들의 생각과 의견을 종합한 이 자료는 프로젝트 전반에 있어 정말로 중요한 근거가 된다. 그러나 이것을 기획하고 준비해서 홍보하고 정리하는데에는 시간도 돈도 많이 소요된다. 요즘은 오픈서베이라는 기업이 설문조사를 간단하면서 저렴하게 할 수 있도록 서비스를 제공하고 있지만, 이 역시 고민이 된다. 2011년도 스마트클라우드쇼를 준비하며 진행했던 사례이다. 참석자들이 행사의 주제인 스마트 워크에 어느 정도의 생각을 가지고 있는지 궁금했다. 그래서 구 양식으로 설문조사 내용을 만들어 등록자들에게 메일로 전달했다. 1주일 사이에 약 1천여명이 응답 하여 생생한 결과가 나왔다. 이 내용을 바로 기사화하여 신뢰성 있는 내용을 소개하면서 자연스레 행사에 대한 홍보도 되었다. 이 내용은 담당자가 비용 없이 직접 준비하여 진행한 것이다. 그렇게 어려운 일도 아니었고, 시간이 많이 소요되지도 않았다. 문구와 내용에 대해서는 많은 고민과 의견을 토대로 진행했다. 물리적인 시간과 준비 과정이 줄어든 대신에 “중요한 내용”에 보다 집중할 수 있게 된 것이다.
4) 홈페이지 만들기 / 구사이트 도구 활용
컨퍼런스 프로그램을 준비하며 가장 많이 해야 하는 일은 수시로 바뀌는 제목과 강연자, 그리고, 시간 변경에 따른 업데이트 업무 일 것이다. 이 내용은 관련 담당자들이 다 알고 있어야 하기도 하고, 홍보하면서 일반 사람들에게 홈페이지를 통해 정확하게 전달 해야 한다. 직접 구사이트로 만든 홈페이지에서는 행사 프로그램 문서를 삽입하여 내용이 수정될 때 마다 일반 사람들은 최신의 내용을 볼 수 있다. 행사를 준비하며 가장 큰 애로사항은 홈페이지 수정이다. 웹디자이너에게 요청하는 일도 많지만, 사람이 준비 하다 보니 실수도 있고, 급할 때 자리에 없는 경우도 많다. 간단한 이름 수정인데도 몇 시간이 걸리는 이유가 그런 경우다. 그러나 내가 직접 사이트를 만들어 운하고 주요 내용은 문서 자체를 올려버리니 별도 작업 없이 문서를 수정할 때마다 홈페이지에도 자동적으로 수정 내용이 반될 수 있다. 물론 구사이트로 만든 홈페이지는 여타 홈페이지와는 달리 이쁘지는 않다. 구 홈페이 지나 다른 내용을 보라. 다 이쁘지는 않다. 그러나 텍스트 위주의 심플한 구조와 내용을 신속하고 편리하게 전달할 수 있다. 신속 하고 정확한 내용을 전달하는 목적에 가장 맞는 것이다. 조선비즈에서 진행하는 행사들은 담당자가 직접 구사이트 도구를 활용 하여 홈페이지를 만들고, 주요 내용들은 문서를 삽입하여 정보를 제공한다. 주요 이미지들만 디자인한 것들을 반하면 그럴싸한 홈페이지가 된다. 가장 중요한 포인트는 내가 바로 수정 및 보완할 수 있다는 사실이다. 비용도 들이지 않고 말이다.
공유와 협업 문화
일을 하며 끊임없이 하는 것은 바로 커뮤니케이션이다. 파트너와도 수시로 진행 사항을 이야기하고, 상사한테도 하고, 직원들한테도 지시를 내린다. 또한 강연자와 참여기업들에게 주요 사항들을 전달하고, 관련 정보들을 받는다. 수많은 사람들과 계속해서 연 결되고, 그러면서 지식과 정보들이 전달되고 가공되고, 새로 생겨난다. 그 어느 때보다도 이러한 지식의 공유가 일상화 되고 서로 간의 협업이 필요한 시점이다. 구앱스는 하나의 기술, 즉 SW에 불과하다. 이것을 쓴다고 앞에 이야기한 성과를 다 볼 수 있는 것이 아니다. 공유와 협업이 전제가 되어야 야근도 주말 근무도 덜 할 수 있다는 것이다. 내가 알고 있는 사항들을 관련된 사람들 에게 빨리 전달하고, 일을 구체적으로 쪼개서 내가 할 것과 상대방이 해야할 일들을 정리하면 완성도가 높아진다. 프로그램 시간이 바뀌는 중요한 것들을 내부 사람들과 강연자, 참석자들에게 알려줘야 한다. 또한 주요 담당자만 알고 있는 중요한 변경 사항들도 빨리 공유되어야 실수를 줄일 수 있다. 구앱스가 좋은 것은 모든 자료들을 공유해서 볼 수 있고, 동시에 작업 하는 등 협업을 하는 데 최적화되어 있기 때문이다. 내가 가진 시간으로는 제 시간에 일을 끝낼 수 없다. 상대방이 가진 시간을 조 금씩 나눠주면 나에게 많은 시간이 생겨 엄청난 일도 제 때에 끝낼 수 있는 것이다.
이렇게 하기 위해서는 회사에 공유하고 협업하는 문화가 있어야 한다. 나만 알고 있는 정보와 자료들을 공유하는 것은 왠지 손해 보는 느낌일 것이다. 그러나 이제는 내가 알고 있는 고급 정보들은 금새 누구나 알고 있는 상식이 되어버린다. 서로 잘 하는 전문 분야의 일들을 협업하고 도와주면 짧은 시간에 엄청난 결과물로 만들 수 있다. 이제는 이러한 과정도 공개해서 많은 이들의 참여를 유도하기도 한다. 관리자들에게는 모든 자료들이 공유되어 있으니, 필요한 정보들을 수시로 찾을 수 있고, 일의 진행 사항들을 파악할 수 있다. 공유와 협업의 문화를 통해 조직에 새로운 활력을 일으킬 수 있다. 또한 새로운 SW 구입을 통해 전담 인력 확보 등에 필요한 IT자원 관련 비용들을 확 줄일 수 있다. 일반직원들에게는 처음에 문서를 공유하는 것이 낯설게 느껴질 것이다. 그 러나 이렇게 함으로써 내가 하고 있는 일들이 명확해지고, 내가 통제할 수 있는 시간들이 늘어나기 시작할 것이다. 더 이상 회사의 사무실에서 일해야만 하는 것이 아닌 것이다. 주요 현황과 연락처 등을 공유해 놓음으로써 나에게 수시로 물어보는 일도 줄어든 다. 그리고 가장 중요한 것은 일의 방식이 ‘수동적’에서 ‘능동적’으로 바뀐다는 데에 있다. 매번 상사의 확인과 상대방의 의견을 구하는데 시간이 많이 걸렸다. 공유된 자료와 내용 및 의견들은 그 기록들이 자연스레 남겨짐으로써 빠른 의사결정과 책임이 이뤄질 수 밖에 없다. 이러한 일의 방식과 문화가 바뀜으로써 효율적인 소통이 증가하게 된다. 조금 더 창의적이고 전문적인 일들에 집중 할 수 있게 되는 것이다.\
내 일의 가치. 본질 찾기
성공한 사람들을 가만히 살펴보면 바쁘다. 모임들이 많다. 그러나 가장 공을 들이는 것은 자기가 만든 모임이다. 그것을 통해 다양 한 사람들을 만나고, 정보를 얻고, 도움을 받고, 또 도움을 준다. 그것이 기반이 되어 내 생각들을 구체화시킨다. 유명한 알리바바 마윈 사장도 초창기 로벌 컨퍼런스를 주최하며 새로운 이슈들에 대해 공부하고 전문가들과 네트워킹을 하 다. 컨퍼런스를 통해 개인적인 관계를 맺기 시작하며 본인의 생각과 계획들을 하나씩 실천해나갔다. 그래서 남들이 잘 보지 못한 시장을 보고 준비하여 지금의 엄청난 그룹을 만들게 된 것이다. 세계지식포럼, 서울디지털포럼 등을 만들고 녹색성장이라는 아젠다를 확산시키며 청와대 녹색성장기획관의 자리까지 오른 분이 있다. 김상협 카이스트 교수이다. 그는 언론사에 수많은 사람들을 만나고 새로운 정보들을 접하면서 포럼이라는 플랫폼을 통해 기 후변화와 환경이라는 이슈를 접하고, 이것을 아젠다로 만들어 한국의 녹색성장을 주도하는 사람이 되었다. 삼성생명에 배양숙 상무 역시 이러한 플랫폼을 정말 잘 만들고, 실천하는 분이다. 고객을 만나며 배움의 대한 갈증을 해결하기 위 해 고민하다가 본인이 인문의 숲이라는 사단법인을 만들었다. 그래서, 사비를 털어 유명한 인문학자들을 섭외하고, 같이 공부할 뜻 있는 사람들을 모았다. 같이 공부하고, 이야기하며 경험들을 차근차근 쌓기 시작한 것이다. 본인의 브랜드와 하는 일에 대한 가 치가 높아졌음은 물론, 궁극적으로 하고자 하는 일들을 점차 실현시킬 수 있게 된 것이다. 인문이라는 주제로 개인의 플랫폼을 만 들었기 때문이다. 주변을 돌아보면 유명한 사람들만이 이러한 창구를 만든 것이 아니다. 기독교에서는 지역단위, 연령대별로 모임 을 통해 유대관계를 끈끈히 하고, 서로의 고민과 생각들을 나눈다. 개인도 기업도 점차 이익을 추구하기 보다는 문제를 해결하는데 초점을 두고 있다. 그 만큼 예상치 못한 일들이 생겨나고, 그것에 집중해야 지속가능할 수 있는 토대가 만들어지기 때문이다. 이러한 문제를 해결하는데 포럼과 같은 행사들이 중요한 수단이 되고 있다. 그래서 우리가 하는 일들은 정말 중요하다. 많은 사람들을 연결하고, 커뮤니케이션을 디자인하여 서로의 인사이트를 찐하게 나누도록 만드는 일이다. 어두운 밤에 수많은 스파크가 일어나듯, 흰색 백지에 다양한 색깔의 그림들이 그려지듯, 새로운 생각과 멋진 아이디어들이 만들어지고 퍼지면서 문제들이 해결되는 그런 일인 것이다.
우리는 멋진 일을 하고 있다. 엄청난 가치를 만들도록 돕는 사람이다.
