사회 각 분야에서 2015년을 전망하는 작업이 빠르게 진행되고 있다. 한 치 앞도 분간하기 어려운 시기인 만큼, 올 한 해에 대한 궁금증을 해소하고 싶어하는 MICE 업계 관계자들도 많을 것이다. 2014년도 글로벌 회의산업의 비즈니스 동향은 어떠했는지, 2015년도에 글로벌 MICE산업을 위협하는 변수가 무엇일지, 앞으로 동 산업의 정책적 동향을 어떠한 방향으로 나아갈 것이고, 이 상황을 표현해 줄 핵심 트렌드는 어떤 것인지 그리고 이런 상황을 타개할 구조개혁 핵심 내용은 무엇이 될지 등등..
최근 AMEX(American Express)에서는 이 같은 내용을 담은 “회의(Meetings & Events)산업 분야의 2015년도 전망 보고서”를 발간하였다. 이 보고서는 2015년도 글로벌 회의산업 전망과 10대 이슈를 분석한 내용을 담고 있다. 2015년도 글로벌 MICE 인사이트 첫 호에서는 이 내용을 중심으로 올 한 해 회의산업을 전망해보았다.
① 회의 개최 및 참가자 동향 전망
② 회의 예산과 기획
③ 그룹 호텔 요금
④ 회의시설 수요 및 공급 동향
⑤ 그룹 항공 트렌드
2. 2015년 세계 회의산업 10대 이슈 분석
① 회의 운영정책의 공식화
② 회의 ROI 매트릭스
③ 국제화와 표준화
④ 회의운영 테크놀로지
⑤ 소셜미디어
⑥ 지불수단
⑦ 외부 회의기획자 활용
⑧ 회의 승인절차
⑨ 가상/하이브리드 회의
⑩ 모바일 기기
1. 2015년 세계 회의산업 전망
❶ 회의 개최 및 참가자 동향 전망
1) 회의 유형별 개최건수
미미하지만 흥미로운 변화들
AMEX의 이번 회의산업 전망에서는 주요 대륙별 동향 전망 뿐 아니라, 회의 유형별로 차기년도 활동에 대한 예측조사를 실시하여 회의 프로그램 기획업무와 관련하여 우선순위의 변화가 있는지를 분석하였다. 결과적으로 그 변화는 미미한 수준이었으나 성장(growth)의 움직임이 분명하게 포착되었고, 주최자가 회의에 대한 투자를 늘리느냐 아니면 줄이느냐에 따라 흥미로운 결과가 나타났다.
북미, 유럽, 아태지역 응답자들은 2015년 회의산업에 대해 대체로 긍정적으로 전망하였다. 지난 몇 년간 지속적인 성장을 하였던 아태지역의 회의활동은 2014년 다소 주춤하였지만, 2015년에는 다시 반등할 것으로 보이며, 다른 지역의 성장까지 선도할 수 있을 것으로 전망하였다. 회의 유형별로는 임원회의/이사회 유형의 회의가 2.0% 성장하고, 내부 팀 회의는1.9% 성장할 것으로 나타났다.
아시아 지역의 성장을 이끌 주요 도시로는 싱가포르, 홍콩/마카오, 상하이, 시드니, 발리, 방콕/푸켓, 도쿄, 서울 순으로 나타났다.
북미지역은 2014년에 1.5% 성장으로 전망되었던 것에 이어 2015년에는 인센티브 분야를 제외한 전 분야가 긍정적으로 전망되었다. 회의 유형별로는 교육/연수(0.9%), 임원회의/이사회(0.7%) 순으로 성장할 것으로 나타났다.
유럽 국가들은 대부분의 회의 유형에서 0.5%를 밑도는 수준의 단조로운 변화가 있을 것으로 전망되었다. 도시별 성장전망에 차이가 있었는데, 런던, 파리, 바르셀로나, 암스테르담, 베를린, 니스, 브뤼셀 등이 성장을 주도할 것으로 나타났다.
중남미지역은 2014년도와 유사한 수준의 성장을 할 것으로 전망되었는데, 회의 유형별로는 다소 큰 차이가 있었다. 교육/연수(0.9%)와 임원회의/이사회(0.7%) 부문은 성장이 예상되나, 세일즈/마케팅(-1.2%), 자문회의(-0.7%) 부문은 오히려 마이너스 성장을 할 것으로 전망되었다.
이 같이 회의 유형별로 예측상의 차이가 나타나는 이유는 무엇일까? 무엇보다 지난 경제 침체기 동안 많은 기관들이 불필요한 회의 개최를 최대한 줄이고, 까다로운 회의 개최 승인절차를 거친 후에만 회의를 개최할 수 있도록 관리를 한 것이 영향을 미쳤다고 할 수 있다. 오늘날과 같은 환경에서는 하나의 프로젝트를 위해 신규 회의를 추가적으로 개최하려면 과거에 비해 훨씬 더 세분화된 조사단계를 거쳐야 하고, 새로운 회의를 개최하기 보다는 기존 회의를 확대하거나 회의 개최방향을 다시 수립하는 방식으로 기존의 회의활동을 보완하고 있다.
회의서비스 공급업체, 보다 적극적인 시장성장 전망
흥미롭게도, 공급부문의 사업주체인 호텔담당자들을 대상으로 한 조사결과에서는 2015년 회의활동 전망에 대해 약 3.7%의 성장률을 기대한다는, 보다 적극적인 성장전망이 나왔다. 개별 기관 차원에서 특별히 더 많은 회의를 개최할 것 같지는 않지만, 대체적으로 보다 많은 기관들이 회의를 개최하거나, 숙박일수를 증가시켜 기존 회의활동의 범위가 확대될 것으로 보인다는 것이 호텔리어들이 긍정적인 의견을 제시하는 이유였다.
2) 회의 유형별 참가자수
회의별 참가자 규모는 안정 추세, 향후 변동 폭 미미할 것
회의 참가자수 전망은 회의 개최건수의 변화를 반영한다고 할 수 있다. 예상되는 변화들이 상대적으로 미미한 수준이고 특정 유형의 회의만이 도드라진 변화를 보이지는 않더라도, 회의 참가자수와 상관관계가 있다고 할 수 있다. 회의 참가자수 증가 전망에 대해서는 부정적인 의견이 우세하였다. 특히 유럽과 중남미지역에서는 대체로 부정적인 전망이 제시되었고, 아태지역에서만 유일하게 회의 참가자수가 증가할 것으로 전망되었다. 북미는 전년도와 비슷한 수준을 유지할 것으로 보인다.
회의 유형별로는 전체적으로 두드러진 성장세나 감소세가 나타나지는 않았지만, 지역별로는 북미지역은 교육/연수(0.6%), 아태지역은 세일즈/마케팅(1/4%), 유럽은 자문회의(-0.1%), 중남미지역은 컨퍼런스/산업전시회(0.1%) 등으로 강세를 보이는 유형에 차이가 있었다. 이 같은 작은 변화들은 지난 몇 년간 여러 기관들에서 개최하려는 회의별로 적정 규모를 갖추어 왔기 때문이며, 더이상은 큰 변동폭이 나타날 여지가 없는 상황에 이른 것으로 해석할 수 있겠다.
3) 회의 개최일수
회의 유형별로 상이 – 인센티브와 컨퍼런스, 전시회 개최일수 3.2일 vs 자문회의 1.7일
응답결과 가운데 의미 있는 변수로 확인된 것 중 하나는, 회의 유형별로 평균 회의 개최일수에 차이가 있다는 점이다. 전체적으로는 회의 평균 개최일수가 2.2일이었는데, 유형별로는 인센티브/스페셜 이벤트(3.2일)와 컨퍼런스/산업전시회(2.6일)가 내부 팀회의(1.8일)나 자문회의(1.7일)에 비해 길었다.
지역별로는 아태지역 회의가 다른 지역에 비해 평균 10% 정도 개최기간이 짧을 것으로 보인다. 이 지역 회의기획자들은 주최기관이 제한된 예산 때문에 회의 개최기간을 짧게 잡으려는 경향이 있다고 응답하였다. 회의 참가를 위한 여행에는 상당한 시간이 걸리기 때문에, 회의 주최자들이 참가자들의 시간투입을 최소화하려고 노력하는 것이라는 의견도 있었다.
보다 짧고, 더욱 간결하게
칼슨레지도르(Carlson-Rezidor) 호텔 그룹의 글로벌세일즈 부사장인 카렌 해밀톤(Karen Hamilton)은 과거에는 4~5일짜리 회의행사가 개최되는 것이 낯선 일은 아니었다고 한다. 하지만 2000년 말부터 시작된 경기침체기 이후로는 대부분의 회의 주최기관이 효율성 기반의 활동을 더욱 중시하게 되면서 4~5일씩 회의를 개최하는 경우는 거의 사라지게 되었고, 이러한 경향이 앞으로도 지속될 것으로 전망하였다. 설문조사 결과도 이를 입증하고 있다.
❷ 회의 예산과 기획
1) 회의 주최기관의 총 지출액
2015년 회의 프로그램 관련 예상 지출액은 2014년 전망치보다 다소 긍정적으로 나타났다. 북미(0.3%)와 중남미지역(0.9%) 응답자들은 회의 예산이 증가할 것으로 기대하였고, 유럽(-0.7%)과 아태지역(-0.2%) 응답자들은 2014년에 비해감 소할 것으로 전망하였다.
2) 개인별 회의 지출액
개인별 회의 지출액은 중남미지역을 제외하고는 감소할 것으로 전망된다. 회의주최자나 기획자들은 2015년에 더 적어진 회의 예산으로 전년도와 동일한 수준의 회의를 개최해야 하지만, 호텔과 항공료는 상승할 것으로 예상되기 때문에 공급자와의 협상은 어려운 과제가 될 것이다. 한편 호텔 관계자들은 총 회의지출액과 개인별 회의 지출액이 모두 소폭 상승할 것이라고 긍정적인 예측을 내놓았다.
3) 리드타임 (Lead Times)
회의 리드타임이 줄어들 것이라는 전망은 중남미를 제외한 모든 지역의 응답자들이 내놓은 의견에서 나타났다. 회의기획자들은 리드타임이 약 2% 감소할 것으로 예측하였는데, 이미 지난 몇 년간 실제로 리드타임이 상당히 줄어들었기 때문에 2015년에는 상대적으로 감소폭이 크지 않을 것으로 내다봤다. 하지만 회의 준비시간이 줄어들면서 원하는 수준의 호텔 객실을 확보하는 것이 회의기획자에게 압박요인이 될 것으로 전망되었다.
❸ 단체 호텔 요금 (Group Hotel Rates)
개인별 회의 지출예산에 대한 압력이 가중될 것으로 예상되는 가운데, 단체 여행객의 평균 호텔 요금은 전 세계적으로 1~5% 상승할 것으로 전망되었다. 전체적으로는 2014년도 전망치와 유사한 흐름을 보이고 있으며, 지역별로는 북미지역이 4.6%를 기록하여 이 같은 상승을 주도할 것으로 예측되었다. 유럽은 1.1%로 거의 변동이 없을 것으로 전망되었다.
글로벌 호텔 체인들은 객실요금이 3.4% 오를 것으로 전망하여, 평균 예측치보다 높은 기대치를 보였다. 한 주요 호텔그룹의 기업세일즈 담당자는 “2014년에도 주중에는 호텔 객실이 꽉 차고 점유율도 2007년 수준으로 다시 높아졌다. 회의산업은 전 세계 많은 지역에서 판매자 주도의 시장(sellers’ market)으로서 성장해왔다. 이 같은 상황은 회의기획자가 2015년에 회의 참가자 그룹의 객실 가격에 대한 할인 협상을 진행할 때, 불리하게 작용할 것이다. 특히 준비시간마저 짧아지고 있는 상황에서 회의기획자의 부담이 더욱 가중될 것으로 보인다.”고 하였다.
❹ 회의시설 수요 및 공급 동향 (Global Meeting Property Demand & Supply)
1) 호텔 유형에 따른 수요 (Property Type Demand)
대부분의 회의기획자들은 리조트나 럭셔리 호텔 보다는 중상급 수준의 호텔에 대한 수요가 증가할 것으로 전망하였다. 반면, 호텔들은 중상급 수준의 호텔뿐만 아니라, 모든 유형의 호텔에 대한 수요가 증가할 것이라고 전망하였다. 최근 호텔 객실 확보를 위한 경쟁이 심화되면서, 회의 주최기관은 호텔 객실 확보를 위해 동일한 시기에 개최되는 경쟁 회의뿐만 아니라 단기 출장자와 레저 여행객들과도 경쟁해야 할 것으로 보인다.
일부 회의기획자들은 중상급 호텔시설을 확보하기 위한 장소 선점에도 추가적인 노력이 필요할 것이며, 특히 시카고나 파리와 같이 인기 있는 개최지에서 회의를 개최할 때는 더욱 그럴 것이다. 한편, 호텔 임원진들은 인센티브 고객과 높은 수준의 레저 여행객이 증가하면서 리조트에 대한 수요가 특히 증가할 것이라고 예측하였다.
새롭고 독특한 시설 수요 증가
회의전문가들은 주최기관들이 회의 개최지와 관련하여 무언가 새롭고, 색다른 것을 찾는 경향이 있으며, 이러한 경향을 반영하여 가장 높은 수요가 예상되는 부문이 “독특한 시설(non-traditional meetings facilities)”이라고 응답하였다. 이 같은 경향은 지난 몇 년간 꾸준히 증가하는 추세를 보여왔는데, 회의 주최기관은 기획자에게 박물관이나 야구장 같은 독특한 장소를 확보하도록 요청하고 있다. 한 회의전문가는 “회의를 개최하기 위해 최고의 새로운 개최지(best new location)를 확보하기 위한 경쟁이 매우 치열하다”고 언급하였다.
호텔 공급자들은 기존 회의시설들에서 야외 정원이나 뒤뜰 등 전형적인 행사의 일부를 대체할 수 있는 독특한 공간을 확보해 달라는 회의 주최기관들이 많을 것으로 전망하였다. AMEX 북미지역 회의부문 부사장인 이마 쉐리(Yma Sherry)는 “이 같은 수요 중 일부는 한 번에 많은 것을 처리하는 이른바, 멀티태스킹(multi-tasking)을 선호하는 신세대(new generation) 회의 참가자로 인한 것이며, 만약 불을 끈 볼룸(ballroom) 안에 파워포인트를 켜놓고 이들을 가둬두려 한다면, 이들은 결코 회의에 참석하러 오지 않을 것이다“라고 말했다.
2) 2015년 지역별 호텔 개관 및 건립 동향
탑호텔프로젝트(TOP HOTEL PROJECTS GmbH)가 조사한 반에 따르면, 2013년부터 2015년까지 유럽의 선도 하에 아태지역 및 중/남미 지역에서 중상급 호텔과 럭셔리 호텔 객실이 꾸준히 증가하고 있는 추세인 것으로 나타났다. 이 같은 경향은 2014년에 이어 2015년에도 지속될 것으로 보인다. 다만, 유럽지역에서는 다소 주춤할 것으로 전망되었다.
탑호텔프로젝트사의 상무이사 롤프 슈미츠(Rolf W. Schmidt)는 “호텔 개관 및 건립과 관련해서 큰 변화가 감지되지는 않지만, 북/중미 지역에서는 경기침체 이전 수준으로 회복되었다. 이는 새롭고 독특한 시설을 찾고 있는 회의 기획자들에게 좋은 신호가 될 것으로 생각된다.” 또한 “상위급 혹은 최상위급의 호텔 건립 프로젝트들은 모두 회의시설을 갖추도록 하고 있으며, 레저사업 위주의 호텔들도 비수기 객실 수요를 채우기 위해 회의 관련 활동이 가능한 시설을 갖추도록 하고 있다” 말했다.
슈미츠 이사에 의하면, 아프리카는 2015년 개관 예정인 호텔의 증가율이 2013년 대비 40%로 가장 높은 곳이다. 하지만 이 지역에 새로 건립되는 시설들은 지속가능성의 수준에 관계없이, 일부 아프리카 국가들에서 불거진 정치적 불안정과 사하라 사막 이남(sub-Saharan) 지역의 여러 국가들이 추진 중인 호텔 사업 추진과 관련된 문제들 때문에 실제로 업계에서는 아프리카 호텔 건립증가에 대해 여러 가지 의구심을 가지고 있는 상황이다.
고급호텔 대비 중급호텔의 비율을 살펴보면, 지역 간 차이가 뚜렷하게 구분된다. 유럽과 북미 지역은 1개의 럭셔리 호텔 당 3.5개의 중급 호텔이 개관할 것으로 전망된다. 반면, 아시아와 중동, 아프리카 지역에서는 중급호텔 보다는 럭셔리 호텔의 개관 비중이 더 높을 것으로 전망되고 있다.
중동지역, 복합시설 모델 추진 (The Middle East complex model)
중동지역에서는 건립 중인 호텔 가운데 쇼핑시설이나 전문 회의시설 등을 갖춘 대규모 인프라 복합시설의 하나로 조성되는 사례가 많은 것으로 알려져 있다. 이 호텔들은 새로운 복합시설들과 통합적인 사업모델로 설계되는 특징을 가지고 있다.
❺ 글로벌 단체 항공 동향 (Global Group Air Trends)
1) 단체 항공요금(Group Air Rates)
단체 항공요금에 관한 업계 설문조사 결과, 2015년과 2016년 모두 약 2%씩 증가할 것으로 전망되어 2014년 전망치(1.6%) 보다 높게 나타났다. 미국 에너지정보부(U.S. Energy Information Administration)에 따르면, 유가가 2014년 $100.45에서 2015년 $96.08으로 약 4% 감소할 것으로 예측되고 있지만, 항공료는 수요가 증가하면서 오히려 가격이 상승할 것으로 보인다.
2) 지역별 항공요금 (Regional Group Air Rates)
2015년도에는 모든 지역에서 항공요금이 상승할 것으로 예측되는 가운데, 북미지역의 상승률이 5%로 가장 높을 것으로 전망되었다. AMEX의 단체 항공 전문가들은 항공요금과 관련된 부가적인 비용들이 미국의 항공요금 상승에 압박을 가할 것이고, 항공사들은 수요 상승에 따라 협상에 쉽게 응하려 하지 않을 것이라고 예측하였다.
한 단체 항공 전문가에 따르면, 항공사들은 자사 항공기의 활동에 대해 더욱 심층적으로 모니터링하면서, 할인 가격으로 나온 상품들은 시장에서 재빠르게 제거하고 있다. 또한, 특정 시장이 기대치만큼의 성과를 보이지 못하는 경우, 항공사들은 일정을 축소하고 해당 지역의 항공노선을 아예 없애버리기도 한다. 라스베이거스와 같이 기본적으로 시장수요가 높은 도시가 아니고서는 항공사 측의 이 같은 대응은 계속될 것으로 보인다.
유럽 국가들의 항공요금 증가율은 약 1%로 북미지역(5%)에 비해 현저하게 낮을 것으로 전망된다. 유럽 내 주요 항공사간의 경쟁이 심화되면서, 높아진 항공수요가 항공요금에 미치는 영향력이 완화될 것으로 보인다. 이로 인해 유럽지역은 상대적으로 낮은 항공요금 증가율을 보일 것으로 예측된다.
3) 항공 수용능력
항공 전문가들은 2015년에 공급되는 항공편수와 좌석수가 모두 증가할 것으로 전망하였다. 항공기의 공급역량 증가는 회의 개최지 선정 과정에 중요한 영향을 미칠 것이고, 이 같은 수용능력 확충은 MICE시장 관점에서 긍정적 신호로 보인다. 하지만, 항공사들은 공급좌석을 추가적으로 확보하기 위해서 항공노선을 증편을 하거나 더 큰 비행기를 투입하기보다는 항공기를 개조하는 방법을 택하기도 한다. 수요가 높은 도시에서는 증편이나 더 큰 비행기를 투입하는 경우도 있겠지만, 그렇지 않은 도시에서 대규모 그룹을 유치하기 위해서는 이와 관련한 노력이 도전과제가 될 수 있을 것이다.
4) 참가자 항공편 관리
단체 항공 관리를 행사기획에 포함시키면 행사 주최자와 참가자 양측에게 많은 혜택을 줄 수 있다. 설문조사에 따르면, 주요 기관들이 행사기획 업무에 참가자 항공 관련 내용을 포함하는 것이 일반적이지는 않지만, 회의분야에서는 항공을 포함하는 경우가 50% 이상인 것으로 나타났다. 이는 지역별로 편차가 있는데, 북미나 유럽지역은 30%, 중/남미 지역은 50%이며, 아태지역은 이보다 훨씬 낮은 수준이다. 주최기관들은 종종 회의기획자에게 항공 여행에 관한 관리 부문을 회의기획 업무에 포함해달라고 요청하고 있는데, 그 이유는 참가자들이 개별적으로 항공예약을 하는 것보다 회의 주최자/기획자 측에서 이를 제공하고 관리하는 것이 항공료 절감에 도움이 되고, 참가자 편의를 증대할 수 있기 때문이라고 응답하였다.
2. 2015년 세계 회의산업 10대 이슈 분석
❶ 회의 운영정책의 공식화
회의기획자들은 전 세계적으로 회의기획 업무가 더욱 공식화되고 있다고 응답하였다. 북미와 유럽지역 응답자의 2/3 이상이 회의관련 업무규정이 점점 더 공식화되고 있다고 하였으며, 아태지역 응답자의 2/3는 일부 부서에서만 최소 수준의 회의 운영규정을 두고 있다고 밝혔다. 점점 더 많은 조직에서 회의 운영관련 규정을 개발하여 실행하고 있는 것으로 나타났지만, 아태지역은 약 21%의 조직에서 회의 운영관련 아무런 규정도 두고 있지 않았다.
조직 내 회의 규정에 포함되는 사항으로 가장 높은 비율을 차지한 것은 회의 상품/서비스와 관련한 지불수단 및 절차관련 사항이 었는데, 북미가 59%로 가장 높았고, 다음으로 유럽(45$), 중남미(68%), 아시아(38%) 순이었다. 안전 및 보안관련 규정은 중남미(68%)와 아시아(38%)에서 높은 비중을 차지하였다. 한편, 소셜미디어 활동은 아직까지 규정을 두고 운영하는 수준은 아닌 것으로 나타났다.
❷ 회의 ROI 매트릭스
아직까지는 상대적으로 낮은 수준이라고 할 수 있겠지만, 중남미를 제외한 세계 전 지역에서 회의 ROI 매트릭스의 활용이 증가하고 있다. 회의 승인단계에서도 회의에 대한 철저한 조사를 실행하는 경우가 증가하고 있긴 하지만, 주로 회의 개최로 인한 투자결과를 양질의 평가방법을 통해 산출하는 방법으로 ROI를 측정하고 있다. 그렇다고 회의 활동이나 성과를 측정하는 방법이 일원화되어 있는 것은 아니다.
기업들은 회의 목표 달성여부를 조사하기 위해 사후만족도 조사, 사전/사후 참가자 설문조사 등을 시행하거나 모바일 앱 데이터를 통해 관련 매트릭스를 검토하는 방식 등 다양한 기법을 활용하여 회의에 관한 가치를 측정하고 이해하고 있다. 기획 단계 이전에 회의에 관한 핵심 매트릭스를 개발해두면, 주최기관이나 회의기획자들은 좀 더 명확하게 본연의 업무 수행에 집중하여 성과 창출에 기반한 업무를 진행할 수 있을 것이다.
❸ 국제화와 표준화
최근 몇 년간 회의 행사 프로그램의 국제화 및 표준화 관련 정책에는 상당히 큰 변화가 있었는데, 이 같은 움직임은 세계적으로 약17~18% 증가한 것으로 나타났다. 전 세계 응답자 중 24%(최고 37%)는 자기 조직의 회의규정이 세계적으로 적용되고 있다고 응답하였다. AMEX 글로벌 사업개발부 담당자인 밀톤 리베라(Milton Rivera)는 “기업 내 부서(예: 세일즈, 마케팅, 재무, 커뮤니케이션, 조달, 또는 글로벌 회의 프로젝트 팀, 회의 추진위원회 등) 간 협력 수준이 높다는 것은 표준화된 회의 실행체계에 따른 업무진행이 가능하다는 것을 의미하는 것”이라고 말한다.
예를 들어, 조달부서에서 국제회의 실행업무의 표준화와 관련하여 10년 간 7건의 실패가 있었다면, 상호 협조를 기반으로 하는 업무환경을 구축한 이후에는 이 같은 실패 건수가 크게 줄어들 수 있게 된다는 것이다. 리베라는 “이를 위해 필요한 것은 투명성(transparency), 재무(financial), 절차(process) 관점에서 자사의 국제회의 운영활동을 관리하고자 하는 조직적 차원의 열망에 있다”고 말한다. 전문가들은 “비즈니스가 점점 더 국제적으로 운영됨에 따라, 기업들은 글로벌 수준의 프로그램 실행 역량을 갖추어 가고 있다”고 말하기도 한다. 과거에는 어려가지 제한적 요소 때문에 북미에서 성공한 전략적 회의관리 프로그램을 다른 지역에 활용하는 것에 어려움이 많았지만, 지금은 다른 사업적 목적을 위해서도 필요로 하고 있는 글로벌 인프라들을 회의 운영분야에서도 활용할 수 있게 된 것이다.
❹ 회의운영 테크놀로지
회의운영 분야에서 기술 관련 정책적 비중은 2014년 14~17%에서 2015년 16~28%로 증가할 것으로 전망된다. 전문가 인터뷰에 따르면, 이는 회의 분야의 기술과 잠재적 가치가 높은 타 산업의 핵심적인 비즈니스 시스템 간 통합성이 증가했기 때문인 것으로 나타났다.
북미지역의 한 회의기획자는 회의 주최기관들이 참가자 관리기술(attendee management technologies)을 어떻게 세일즈포스닷컴(Salesforce.com)과 같은 고객관계관리(CRM) 혹은 다른 마케팅 시스템으로 통합할 것인가에 대해 조사하고 있다고 언급하였다. 2013년부터 회의 관리 기술을 하나의 세일즈 혹은 마케팅 방식으로 통합하는 방식이 많이 목격되고 있다.
일례로 한 기업의 개별 참가자의 특별세션 참가 정보를 기업의 세일즈 활동에 활용하였는데, 이 같은 노력은 행사의 ROI를 파악하는 데 크게 기여하였다. 밀톤 리베라는 “회의 기술은 조직의 전략적 회의 관리 프로그램으로 운영되어야 한다”고 이야기 한다. 과거에는 많은 글로벌 기업들이 부서 단위로 일부 업무를 수행하기 위해 적절하게 실행 가능한 단편적 기술들을 구매하여, 불충분하고 불완전한 데이터를 산출하는 경우가 많았다. 이제는 회의기술을 단순히 업무의 부분적 도움이 아니라 통합적 관점에서 활용할 필요가 있다.
❺ 소셜미디어 (Social Media)
소셜미디어는 회의 주최자에게 기회이자 위험요인으로서 인식되고 있다. 소셜미디어의 중요성에 대한 인식이 높아짐에 따라, 조직적 차원에서 회의 업무규정에 포함하는 경우도 있지만, 아직까지 이러한 비중이 10% 이상인 지역이 없는 상황이다. AMEX가 최근 발간한 회의산업의 기술 활용 실태 보고서에 따르면, 소셜미디어의 활용은 회의기획자와 참가자 모두에게 그 중요성이 증가하고 있으며, 여러 기업에서 회의 업무 규정에 소셜미디어 활용에 관한 내용을 포함시키는 경우가 증가하고 있는 것으로 나타났다.
회의 분야 모바일 앱 개발업체인 더블더치(DoubleDutch)에 따르면, 앱 상에서 가장 인기 있는 항목은 액티비티 피드(activity feed)1)로, 이를 통해 소셜미디어를 행사와 직접적으로 연계하여 활용할 수 있다. 즉, 참가자들은 트위터나 페이스북과 같은 폭넓은 소셜미디어 채널을 통해 행사 앱 상의 게재물을 액티비티 피드화하여 행사에 더욱 적극적으로 참여하고 즉각적으로 피드백할 수 있다.
1) 페이스북(facebook)의 소셜플러그인 중 하나의 기능으로, 해당 사이트에서 이용자들이 어떤 콘텐츠를 좋아하며, 공유하는지를 알려주는 기능임.
앱을 통한 행사 참여 활성화는 참가자와 기획자 간의 연결통로가 되어줄 수 있으며, 참가자들의 목소리와 응답을 보다 쉽게 확인하고 해당 공동체에 내재 되어있는 사회적 흥밋거리를 파악할 수 있게 해준다. 앱 기반의 참가자 참여 활성화 기반은 회의 기획 분야의 미래를 개선시켜 줄 수 있는 잠재성이 풍부해 보인다.
멜리아호텔 인터내셔널(Melia Hotels International)의 존 이아니니(John Iannini) 부사장은 “호텔 요금이 증가할 것으로 전망되는 이유는 행사 참가자들의 모바일 기기 사용이 증가함에 따라 대역폭(bandwidth) 인터넷 연결망을 구축해야 하기 때문”인 것도 있으며, “인터넷 연결망 소비가 증가하는 이유는 소셜미디어 활동과 상당히 큰 관련성이 있다고 할 수 있다”고 언급하였다.
❻ 지불수단
유럽과 중남미지역의 회의기획자는 회의 비용 지출을 위해 가장 많이 활용하는 수단으로 법인카드 사용이 증가할 것으로 응답하였다. 2015년 예측치는 유럽 56%, 중남미 79%로, 2014년 조사에서 각각 32% 및 43%였던 것에서 훨씬 증가하였다. 북미지역의 카드 사용률은 예년과 같이 최고 수준(83%)인 것으로 나타났으며, 아태지역은 법인카드 사용(37%)과 전자송금 (Electronic Fund Transfers, 37%)을 활용하는 비중이 동일하게 나타났다.
유럽과 중남미 지역의 회의 전문가들은 기업카드를 활용하면 회의 관련 활동에 대해 이해할 수 있고, 지출되는 비용을 전체적으로 모니터링 할수 있다는 장점이 있기 때문에, 그 활용이 증가한다고 생각하는 것으로 나타났다.
❼ 외부 회의기획자 활용
외부 회의기획자를 활용하는 것에 대해 조직적 차원에서 관련 규정을 두고 있다는 응답은 북미지역이 35%로 가장 높게 나타났으며, 중남미지역이 32%로 그 뒤를 이었다. 외부 회의기획자를 활용하는 사례가 전반적으로 증가하고 있는 추세인데, 영국의 한 회의기획자는 이 같은 트렌드에 주목하여, “불과 몇 년 전만 해도 많은 기업들이 자체적으로 회의기획 업무를 진행하였으나, 이제는 전체적인 프로그램을 외부에 맡기는 경우가 많다”고 말했다. 한 명의 회의기획자에 이 업무를 일임하는 경우 모든 요구사항 및 준수사항에 부합하는 조직적 차원의 노력을 매우 간단하게 진행할 수 있으며, 모든 회의 관련 활동이나 재무적 사항에 대한 정확성을 배가시킬 수 있다.
❽ 회의 승인절차
이번 설문조사를 통해 회의 유형에 관계없이 회의 개최에 관한 승인을 받기 위해서는 거의 유사한 수준의 심층조사를 거쳐야 하는 것으로 나타났다. 단, 이 가운데 인센티브와 스페셜 이벤트는 전 지역에서 승인절차가 가장 까다로운 회의 유형인 것으로 조사되었다. 이에 반해 임원진 및 이사회 유형의 회의는 중남미 지역을 제외한 모든 지역에서 승인이 가장 쉬운 회의 유형으로 나타났다.
AMEX사의 이마 쉐리(Yma Sherry)는 북미지역 기업들의 “회의 승인”과 관련하여 두 가지의 상이한 접근방식을 발견하였다. 첫번째는 계약에 서명해도 될 만큼 모든 준비사항을 포함시킨 뒤 승인을 대기하는 방식이다. 두 번째는 계약이 성사될 것으로 보이는 신규 행사에 대해 월례보고서를 임원진에게 제출하는 방식으로, 임원진들은 검토를 진행하는 중간에 행사를 취소하도록 결정할 수도 있다. 그녀는 “어느 방식이든 행사가 실제로 취소되거나 승인되지 않는 경우는 거의 없다.
형식적인 승인절차가 진행되기이전의 전체적인 일대일 업무 진행 과정은 일종의 사회화 과정으로 간주할 수 있다는 데에 의미가 있다”는 의견을 제시하였다. 부득이하게 회의 개최에 대한 주최 측의 승인이 이루어지지 않더라도 공식적인 승인을 위해 추진한 교류 업무는 그 자체로 의미가 남을 수 있다는 것이다.
❾ 가상/하이브리드 회의
2014년에 가상/하이브리드 회의는 매우 다양한 방식으로 유행하였다. 전체적으로 10% 이상의 회의에서 가상/하이브리드 솔루션이 사용되었으며, 북미 지역은 20~30%의 회의에서 사용한 것으로 나타났다. AMEX 조사에서는 2014년 대비 2015년에 유럽과 중남미지역에서 가상/하이브리드 활용이 증가하고, 북미지역과 아태지역에서는 큰 변화가 없을 것으로 예측되었다.
회의 주최기관에서는 참가자 범주를 확장하고 행사 전후로 핵심 메시지를 효과적으로 전달하기 위해 가상기법을 활용한 전략을 개발하고 있다. 하지만 가상기술을 통해 효과를 높이고 싶어 할 뿐, 정작 이를 어떻게 회의 업무와 연관하여 설계해야 할 것인가에 대해서는 잘 모르고 있다. 이미 이 같은 도구들의 복잡성과 정교함은 회의시장에서 이를 효과적으로 활용할 수 있는 능력을 훨씬 뛰어넘는 수준이라고 할 수 있다.
가상 솔루션을 활용하는 가장 중요한 이유는 비용절감(cost savings)인 것으로 조사되었다. 하지만, 가상 솔루션이 행사에 직접 참가하는 활동을 대체할 수는 없을 것으로 나타났다. 즉, 가상/하이브리드 솔루션은 회의 관련 지출액을 절감하면서 (회의참가자를 감소시키지 않고) 사업적인 성과를 창출하는 데에 적절하게 활용될 수 있다는 의미이기 때문에, 회의기획자에게는 좋은 소식이라 할 수 있겠다. 대형 회의, 특히 지속적이고 주기적인 교류를 기반으로 하는 협회 행사나 회의에서는 더 많은 참가자와의 교류를 위해 하이브리드 활동을 더욱 활성화하고 있는 추세이기도 하다.
가상 솔루션을 활용하는 데에는 복잡함과 우려가 함께 존재한다. 기술사용과 참가자를 효과적으로 개입시키는 것에 대한 우려는 2015년도에 가상 솔루션의 활용을 확장하는 데 있어 가장 큰 장애물로 인식되는 것으로 조사되었다. 영국의 한 회의기획자는 “라이브 가상 회의(Live virtual meetings)는 중요한 리스크 요인을 동반하며, 만약 참가자가 기술적인 부문에 대해 잘 모르면 가상 공간에서의 회의에 참가할 수 없게 되고, 이렇게 되면 정작 중요한 참가자를 놓치거나 참가자들이 부가적 경험을 할 수 있는 기회를 놓치게 될 것“이라고 말했다.
아태지역의 한 회의기획자는 이에 동의하면서 “회의 주최기관에서 가상/하이브리드 솔루션이라는 것에 대해 사전에 잘 인지하지 못하는 경우가 종종 있다. 행사 당일에 적절하게 활용하려면 사전에 기술적인 부문에 대해 정밀하게 검토할 수 있는 시간이 충분하게 주어져야 한다”고 덧붙였다.
가상/하이브리드 솔루션에 대한 업무적 책임은 각 부서별로 분산되어 있는 것으로 나타났다. 다만 유럽지역에서는 회의부서가 전체업무의 1/3을 책임지고 있다고 응답하였다. 대부분의 기관에서는 가상/하이브리드 솔루션 활용에 대해 전략적으로 관리하는 것이 어렵기 때문에, 업무별로 책임을 분산하는 것이 좋은 방식이라도 할 수 있다. 향후 가상/하이브리드 회의 비중을 증대하려는 조직에서는 회의기획자가 관련 기술의 사용에 대한 전략을 수립하고 책임자를 선정할 수 있게 해야 할 것으로 보인다.
❿ 모바일 기기
최근에 발간된 회의산업과 기술에 관한 AMEX 보고서에 따르면, 회의기획자와 참가자 사이에서 가장 인기 있는 일정조정 및 커뮤니케이션 수단은 모바일 앱이었는데, 그 활용이 크게 증가하는 추세를 보이는 것으로 나타났다. 회의 참가자들은 특정 세션이나 연설자에 관한 자신의 생각을 공유하고, 주최기관에 회의 참가에 대한 피드백을 제공하고, 다른 사람들과 더욱 효율적인 방식으로 연결되고 커뮤니케이션하고 싶어한다. 이 같은 활동을 모바일 앱을 통해서 하면, 각자가 일상생활 속에서 활용하는 모바일 기기를 회의 참가 환경에서도 사용할 수 있기 때문에 더욱 매력적인 수단이 된다는 것이 의견이다.
회의기획자 역시 회의정보에 관한 업데이트나 변경사항 공유, 회의 기간 전/중/후의 일정 공유 등을 위해 참가자들과 보다 효과적인 방식으로 커뮤니케이션하고 싶어한다. 전 세계적으로 MICE산업 분야에서는 모바일 앱과 관련된 활동을 시범운영하거나 학습하고 있는 추세이며, 아태지역과 북미지역에서는 2015년도에 모바일 앱의 활용이 4~5% 증가할 것으로 전망되고 있다.
