세월호 침몰로 온 국민이 함께 힘든 시간을 지내왔다. 특히 소비가 줄어들어 서비스업종의 수지에 큰 영향을 미쳤다. MICE산업의 경우 축제는 전국에서 모두 취소가 되었다. 작게는 행사에서 진행되는 개막식, 환영 공연부터 대학교 축제, 시군단위 축제가 전부 연기 혹은 취소되었다.
추모 분위기 속에 당연한 과정이기는 하지만 몇 해 동안 준비해온 행사가 축소되는 것은 참 어려운 결정이었던 것 같다. 저자도 지난 5월 9-10일 작은 국제회의를 진행하였는데, 환영만찬을 위해 준비했던 내용을 대폭 수정 축소해야 했다. 참가하는 외국인들에게 보여주고 싶은 내용이 많았는데 타의에 의해 조정되다 보니 아쉬움이 많이 남았다. 그래도 저자가 준비했던 행사는 학교에서 하는 자체행사로 예산도 규모도 작은 행사였지만, 대규모 행사의 경우 집행금액에도 변동이 생기고 참가자 유치에도 큰 영향을 주었을 것으로 생각된다.
국가적으로도 위기관리 매뉴얼이 부족하다고 얘기가 나오지만, MICE 업계의 위기관리 매뉴얼 상태는 과연 어떠할까? 연사가 갑자기 못 오거나, 기자재에 문제가 생기는 협소한 단위에서의 위기관리 매뉴얼은 언제나 잘 준비되는 반면 이번 사고와 같은 자연재해 급의 위기에 대한 매뉴얼은 준비가 부족한 것 같다. 가령 SARS, 쓰나미와 같은 자연재해가 발생한 경우 행사를 취소할 수는 있지만, 그 이후에 어떻게 극복할 것인가에 대한 부분은 상세한 계획이 없는 듯하다. 우리나라에서의 특수한 경우이기는하지만 북한이 미사일을 쏘거나 테러가 발생했을 경우 어떻게 위기를 잘 넘길 것이고, 그 이후를 회복할 것인지, IMF와 같은 경제위기가 갑자기 발생할 경우 환율에 영향을 받는 국제행사의 경우 어떻게 자금을 운영할 것인지에 대한 상세한 계획이 필요하다. 이러한 위기가 발생했을 때 최종 의사결정자는 누구이며 비상조직체계는 어떻게 운영되는지에 대한 대비가 있어야겠다.
미국 ASAE(American Society of Association Executives) 단체의 경우 워싱턴 D.C.에서 행사가 개최되기 일주일 전 폭설로 미국 동부 교통이 마비가 된 적이 있다고 한다. 협회에서는 과연 이 행사를 계속 끌고 나갈 것인지 하루라도 빨리 취소할 것인지에 대한 의사결정이 필요했다. 협회 입장에서는 개최 의미적 측면에서도 수익창출면에서도 상당히 중요한 행사였고, 협회 역사상 한 번도 행사를 취소한 적이 없었으므로 취소결정을 내리기가 쉽지 않았지만, 취소를 결정함과 동시에 홍보팀을 통해 이미 등록을 한 사람들과 잠재 현장 등록자들을 대상으로 이메일, SNS 등의 모든 연락수단을 통해 행사 취소를 알려 짧은 시간이지만 행사 참가 대상자들의 피해를 최소화시켰다는 사례가 있다.
이런 경우에 가장 합리적인 내용으로 빠르게 의사결정할 수 있는 조직이 구성되어 있어야 하고, 비상연락망이 잘 구축되어 있어야만 일의 해결이 순조롭게 진행된다. 우리도 이번 사고를 보면서 MICE산업의 종합적인 위기관리 매뉴얼을 철저히 준비할 필요가 있겠다. 비단 PCO 수준에서만이 아니라 주최자 및 산업 관련 기관의 위기관리 매뉴얼에 대한 확인을 해보는 계기가 되길 바란다.
윤 은 주 교수 / 공통편집장
