이제 스마트폰, 태블릿PC, 노트북 등 스마트기기는 우리 주변 어디에서나 쓰이고 있으며, 업무 생산성 향상을 위해 각종 스마트기기를 지원하는 회사가 늘어나고 있다. 이러한 스마 트기기들은 이미 생산도구로 주목받고 있으며, 특히나 스마트 기기를 잘 다룰 줄 아는 사 람이라면 이러한 스마트폰과 애플리케이션을 적극 활용해 남들보다 시간을 절약하며 업 무에 활용하고 있을 것이다. 하지만 아직까지 이렇게 앱을 일상 업무에 적극적으로 활용하 는 사람은 극소수에 불과하며, 수백만 개에 달하는 애플리케이션 홍수 속에서 어떠한 앱 이 있는지 파악조차 하지 못하는 사람들이 많을 것이다. 이번 호에서는 회의기획자들이 행 사를 기획하고 관리하는 등 전반적인 업무 효율에 유용하게 사용할 수 있는 앱 10개를 엄 선해 추천하고자 한다. 애플리케이션 순위 선정과 관련해서는, 전시컨벤션 관련 모바일 애 플리케이션 전문포털인 미팅앱스(Meeting Apps.)와 전시컨벤션 분야 전문매거진인 컨빈 (Convene)에서 소개한 내용을 바탕으로 순위를 선정하였으며, 전시컨벤션 분야의 보다 다양한 카테고리(회의운영, 호텔, 항공, 와 인, 번역, 컨벤션뷰로, 레스토랑, 데스티네이션 등)의 앱 정보를 확인하고 싶다면 미팅앱스 사이트를 방문해보자.
1. Eventbrite(이벤트브라이트) – 행사 기획에서부터 관리까지
이벤트브라이트는 컨벤션, 콘서트/페스티벌, 스포츠 행사에 이르는 다양한 행사를 기획하고 홍보하며 티켓을 판매하는 등의 작업을 쉽게 진행할 수 있도록 도움을 주는 어플리케이션이다. 생일 파티, 바베큐 파티 또는 자선 모금 행사와 같은 소규모 개인 행사에도 이용할 수 있으며, 어플리케이션 상에서 개인이 행사를 등록하고 초대장을 보낼 수도 있다. 사용자는 지역 행사에 대한 정보를 얻을 수 있으며 티켓도 구매할 수 있다. 특히 행사 기획자들은 해당 어플을 통해 티켓을 판매하거나 판매량 확인 등의 행사 진행 사항을 파악할 수 있으며 참가자 관리 또한 할 수 있다.
2. Super Planner(슈퍼플래너) – 행사 기획에 유용한 어플
슈퍼플래너는 전문 이벤트 기획자를 위한 비즈니스 앱이다. 슈퍼플래너의 주요기능은 행사기획에 필요한 계산기(행사 장소 수용 인 원, 행사 보조 인력, 케이터링, 무대 등) 기능과 행사기획과 관련한 각종 팁을 제공한다.
■ 행사장 수용인원, 행사장 규모 계산
■ 행사에 필요한 식음(Food&Beverage)관련 비용 계산
■ 행사보조인력 인원 수 및 비용 산정
■ 행사장 세팅(시청각) 관련 기획
3. Evernote(에버노트) – 만능 노트 어플
에버노트는 여러 가지를 기록하는 노트어플이다. 텍스트 뿐 아니라 사진을 첨부할 수 있고, 한글이나 엑셀, mp3 파일 등도 노트 내 에 첨부가 가능하다. 또, Evernote에 기록한 여러 가지 메모들은 각종 SNS에 바로 공유 가능하고, 메일로도 보낼 수 있으며, PC나 Ipad같은 각종 기기로 연동이 가능하기 때문에 활용이 더욱 용이하다. 에버노트는 행사기획자들에게 매우 유용한데, 진행과정을 기 록하고 팀원들과 같이 공동 작업을 하는 등 행사기획에 있어 전반적인 일처리를 도와주기 때문이다. 또한 회의를 준비하고, 여행 일 정을 짜고, 예산을 관리하는 데에도 많은 도움을 준다.
4. Office Lens(오피스렌즈) – 문서를 PDF로 스캔하기
Office Lens(오피스렌즈)는 휴대용 스캐너 기능을 가진 어플로, 사진, 화이트보드에 작성된 글, 종이문서, 명함 등을 PDF, Word, Powerpoint파일로 변환해준다. 오피스렌즈는 또한 마이크로소프트 오피스 제품들과 연동되어 OneNote나 OneDrive에 이미지를 저 장할 수도 있다는 장점을 가진다. 오피스렌즈는 업무 시 유용하게 쓰일 수 있는데, 발표자료 및 회의자료를 디지털화할 수 있고, 언 제나 중요한 문서나 명함을 찾을 수 있다.
5. SoundNote(사운드노트) – 대화 녹음과 필기를 한번에
사운드노트는 회의, 강의, 인터뷰 내용을 기록하는 것을 도와주는 어플리케이션이다. 가령 회의나 포럼에서 주고받는 대화 내용을 받아 적으면서, 동시에 대화 내용을 이끌어가기란 쉽지 않으며, 나중에 기억을 떠올리며 대화 내용을 ‘복기’하는 것은 쉽지 않다. 그 런 면에서 사운드 노트는 녹음을 하는 동시에 필기를 하거나 타이핑을 할 수 있고, 시간이 지난 후에도 과거의 상황을 그대로 들을 수가 있어 바로 요약정리를 하지 못했다고 해도 나중에 정확하게 다시 편집을 할 수 있다는 장점이 있다.
6. CamCard(캠카드) – 명함 인식 및 명함 관리 어플
CamCard 명함스캐너는 명함 인식과 명합 관리 어플로서, 신속하고 정확하게 명함을 인식하고 주소록에 저장한다. 명함에 사진, 동영 상을 추가해서 개인이나 회사정보를 저장하며, 연락처 목록에 자동으로 저장되므로 고객과 긴밀한 관계를 유지할 수 있게 한다. 특히, 회의 기획자는 여러 분야 관계자들을 만나고 관리하는 것이 주요 업무이므로, 명함 어플은 비즈니스 관계 관리에 도움을 줄 수 있다.
7. World Time Buddy(월드타임버디) – 국가별 시간 한눈에 확인
World Time Buddy(월드 타임 버디)는 전세계 주요 도시별 시간을 한 눈에 볼 수 있게 해주며 온라인 미팅 스케쥴을 정하는데 유용 하다. 특히 회의기획자들이 국제회의나 온라인회의(컨퍼런스콜)를 위해 국가(도시) 간 시차를 고려해 스케쥴을 잡아야 할 때, 해당 어플은 매우 유용하게 쓰일 수 있다. 또한 스케쥴이 정해지면 참가자에게 스케쥴 안내메일을 발송하는 기능을 갖추고 있다.
8. My Remote Lite(리모컨) – PPT발표 시 리모컨 기능
My Remote Lite(리모콘)는 PC를 원격으로 조종할 수 있는 리모콘 어플이다. 이 어플은 특히 PPT발표할 때 유용한데, 발표자는 발 표 시 포인터가 없어도 핸드폰만 있으면 조작을 통해 슬라이드를 넘길 수 있다. 해당 어플을 사용하려면 먼저 PC에 설치용 버전을 받아서 설치하고, 핸드폰에도 어플리케이션을 설치하면 된다. 또한 동영상을 플레이할때도 리모콘 기능을 사용할 수 있어 유용하다.
9. Team Viewer(팀뷰어) – 스마트폰으로 PC 원격 제어
꼭 필요한 문서를 회사 컴퓨터에 놓고 왔다면? 갑자기 급하게 사무실 컴퓨터를 사용해 업무처리를 해야 될 때, 팀뷰어 어플을 사용 하면 스마트하게 위기를 넘길 수 있다. 팀뷰어는 PC 원격제어 어플로 이 어플만 깔려있다면 어디서든 모바일 기기를 통해 PC에 접 속해 원격 조종할 수 있다. 파일 전송은 물론, 원격 회의 기능까지 갖추고 있으며 PC화면을 공유할 수도 있어 팀원들과 시간을 맞추 기 힘들 때 간편하고 효율적인 조모임을 진행할 수도 있다.
10. Expensify(익스펜시파이) – 영수증 관리를 스마트하게
영수증을 잃어버려서 곤란했던 적이 있었는가? 매달 영수증을 모아 업무 비용 보고서를 작성하는 데 상당히 번거로움을 느꼈을 것 이다. Expensify 어플을 이용하면 업무 비용 보고서와 관련된 프로세스를 개선할 수 있다. 해당 어플을 사용하면 영수증 스캐닝 작 업을 통해 날짜, 금액 등이 자동적으로 인식되어 목록에 업데이트 되며, 여러 영수증을 같이 올리면 금액은 자동 정산된다. 나아가 비용내역서 작성이 바로 가능하여 상사 또는 회사에게 지출내역서를 이메일로 바로 보고 할 수 있다.
