가상 행사의 장기적 가치와 기회

코로나19 백신이 등장함에 따라 대면 행사의 정상화에 대한 기대감이 커지고 있지만, 뚜렷한 회복시점은 여전히 불분명한 실정이다. 평범한 일상으로의 복귀만을 손꼽아 기다리는 오늘날. 많은 협회들은 가상행사를 개최하며 행사의 명맥을 유지하고자 노력하고 있다. 사실 불과 1년 전만해도 가상행사에 관한 인식은 단순히 대면행사의 임시방편에 불과했으나, 판도가 달라지고 있다. 이제는 새로운 비즈니스 모델로 급부상하고 있는 실정. 일각에서는 “가상 컨퍼런스는 혁신적 변화의 촉매제가 될 것”이라며 중장기적으로 바라보는 관점이 필요하다고 강조하고 있다.

[디지털 시대로 가는 길] 사례 분석 ① : NCSBN가 가상행사를 통해 얻은 교훈

비즈니스 활동에서 컨퍼런스는 상당히 중요한 역할을 수행한다. 자주 만나기 힘든 의사결정권자들과의 교류 기회는 물론, 업무역량 증진에 도움을 주는 교육 프로그램을 제공하기 때문이다. 이런 기능들이 동결된다면 인류의 보건과 안전을 다루는 의료진들의 숙련도에도 영향을 미칠 수 있다. 팬데믹이 선포되었을 때 미국간호사시험주관기관협의회(National Council of State Boards of Surry, 이하 NCSBN)는 딜레마에 빠졌다. NCSBN은 신규 의료지원 인력 배출 및 기존 인력들의 역량 강화를 위해 다채로운 컨퍼런스를 준비하고 있었으나, 방역 차원에서 모든 행사를 취소할 위기에 놓였기 때문이다. NCSBN은 협의회의 교육 기능이 마비되지 않도록 지난해 계획되어 있던 대면 교육 프로그램을 모두 온라인으로 전환하며 신속하게 대응하였다. 온라인 행사에 익숙하지 않았던 시점이었던 만큼 원격회의는 어려움도 많았지만, 그만큼 교훈도 많았다.

• 시스템의 품질과 시각화의 일관성
  오디오 및 비디오의 품질은 곧 참가자들의 몰입도와 연결되었다. 게다가 무조건적으로 새롭고 다양한 영상 그래픽을 활용하기보다는 익숙한 그래픽을 일관되게 사용하자 가상 컨퍼런스에 대한 응집력이 커졌다.
• 생생한 소통경험
  컨퍼런스의 핵심 기능은 소통이다. 비대면 환경에서도 참가자들이 서로 직접 만나 의견을 교류하듯이 모든 세션에 소통 창구를 마련하여 참가자들이 자유롭게 의견을 개진하거나 질문할 수 있도록 해야 한다.
• 이동에 관한 스트레스 감소
  온라인 행사는 물리적 이동에 대한 부담을 크게 줄여주는 것으로 확인되었다. 직원과 참가자들이 각자 개인 사무실이나 집에서 회의를 준비하고 참석할 수 있게 함으로써 교통과 혼잡함, 낯선 환경에서 생활하고 일해야 하는 스트레스가 해소되었다.

[디지털 시대로 가는 길] 사례 분석 ② : NSLS로 본 가상회의의 장점

젊은 인재들에게 영감을 주기위해 다채로운 유명 인사들을 초대하는 미국 리더십/성공 커뮤니티는 (National Society of Leadership and Success, 이하 NSLS)도 디지털 전환에 적극적으로 뛰어들고 있다. NSLS는 전문가와의 대화 시간으로 꾸며지는 방송 시리즈(National Speaker Broadcast Series)를 통해 회원들(전세계 대학생)에게 닥터 버니스 킹, 매튜 맥코너히, 전 대통령 조지 W. 부시와 같은 전설적인 아이콘의 이야기를 듣고 질문을 할 수 있는 희소성 높은 대면 포럼을 제공한다. 이 시리즈는 지난해 100번째 생방송 행사를 앞두고 있었으나 코로나19라는 불청객이 찾아왔다. 행사는 고사하고 방송 스튜디오도 폐쇄될 마당이었다. 유명인사와의 만남과 교류 기회를 가치로 삼았던 행사인만큼 기존 스튜디오를 떠나 온라인으로 진행하는 것은 사실 쉬운 일이 아니었다. 그러나 NSLS는 오히려 온라인 행사를 통해 얻을 수 있는 장점에 주목하며 변화에 도전, 발전적 인사이트를 발견했다.

• 업무 효율성 증진
  기존 방송 스튜디오에서 행사를 진행할 때는 수십여명의 보조요원과 많은 양의 장비를 갖춘 장소가 필요했던 반면, 온라인 행사로 간소화됨에 따라 온라인 행사 설비가 구비된 스튜디오에서 3인조의 팀만으로도 진행이 가능하다. 연사가 행사에 참여하는 방법도 더 간단해졌다. 주최측은 연사들에게 간단한 영상 녹화 키트를 사전에 제공하여 특별한 장비가 없어도 손쉽게 행사에 참여할 수 있도록 하였으며, 행사가 끝나면 연사들로부터 녹화 키트를 다시 돌려받는 방식을 취했다.
• 연사의 다양성 확보
  온라인 행사로 전환됨에 따라 연사가 직접 고정된 스튜디오로 방문하는 수고도 덜게 되었다. 시공간적 제약이 완화되자 더 다양한 유명 연사들이 NSLS 프로그램에 참여할 수 있게 되었다. 온라인 행사를 계기로 프로그램의 질적 성장을 이룬 셈이다.
• 멤버십 가치 증진
  NSLS 회원들은 연예인 및 저명인사들과 인연을 맺을 수 있는 절호의 기회를 온라인 접속만 가능하다면 어디에서든 누릴 수 있게 되었다. 참가자 교류 측면에서도 가상 행사로 전환됨에 따라 더 많은 구성원과 대화를 나눌 수 있게 되었고, 연사와의 대화도 더 적극적으로 진행될 수 있었다.