‘비동기식‘ 커뮤니케이션으로 행사 개최하기
코로나19는 MICE 업계에 많은 변화를 가져다주고 있다. 대면 행사의 디지털 전환을 계기로 하이브리드 행사 형태가 본격화된 지 만 1년이 채 되지 않은 이 시점에 벌써 새로운 행사 형태가 논의되고 있다. 최근 글로벌 MICE 업계 전문가들은 “이제 장소·시간 등에 구애받지 않고 온라인상에서 비동시적(asynchronous, 또는 비동기식)으로 진행되는, 새로운 행사 형태를 고민해야 한다”며 한 목소리를 내고 있다. 일부 전문가는 비동기식 행사가 MICE 업계의 미래라고 주장하기도 한다. 새로운 행사 형태로 제시되고 있는 비동기식 행사가 무엇인지 알아보고, 사례를 통해 장단점과 운영 전략에 대해 살펴보자.
’비동기식 행사‘의 개념은?
먼저 ’비동기식‘이라는 용어의 정의를 짚고 넘어가자. 실시간으로 일어나지 않는 모든 교환 방식을 비동기식이라고 일컫는다. 코드미디어 박상현 디렉터의 설명에 따르면 전화 통화, 실시간 화상회의 등과 같이 커뮤니케이션 반응이 실시간으로 일어나는 것은 동기식 소통이다. 반대로 이메일, 메신저 등 곧바로 응답하지 않아도 되는 대화 방식이 바로 비동기식 소통이다. 게시판의 댓글, 업무관리 플랫폼상의 메모 등도 비동기식 커뮤니케이션의 대표적 사례다. 즉, 비동기식 커뮤니케이션에는 메시지 발송자 그리고 수신자 간의 해석과 반응에 시간적 텀이 발생하게 된다. 이 개념을 행사에 적용해보자. 비동기식 행사에서는 기존 온라인 행사의 라이브 세션과 같이 실시간으로 정보교류가 이루어지지는 않지만, 참가자들의 편의에 따라 시간적 여유를 두고 소통할 수 있기 때문에 오히려 참가자 만족도를 높이는 요인이 될 수 있다. 아울러 비동기식 행사 참가자는 사전에 프레젠테이션 자료를 검토하고 녹화된 파일을 확인하며 시간을 유동적으로 활용할 수 있다.
비동기식 행사를 개최한 미국의 3대 학술행사 사례
비동기식 행사를 적용한 대표적 사례인 미국 소아과학회(American Academy of Pediatrics)는 2020년 의료교육 영상을 디지털 도서관 형태로 공개하며 비동기식 컨퍼런스를 개최했다. 학회는 이번 온라인 컨퍼런스를 통해 행사 등록자가 원하는 때에 언제든지 교육 콘텐츠에 접속할 수 있도록 했다.
서부 사회과학학회(Western Social Science Association)도 대면 컨퍼런스를 온라인으로 전환해 프레젠테이션 자료가 저장된 별도의 웹사이트를 구축했다. 컨퍼런스 주최측은 “참가자들이 특정 요일이나 시간에(동시에) 접속하지 않아도 웹사이트 내에서 충분히 의견 교환할 수 있도록 구성했다”고 밝혔다.
원격교육·독립교육학회(Association for Distance Education and Independent Learning)는 업계 전문가들이 제출한 사전 녹화 프레젠테이션을 공개하는 형태의 비동기식 춘계 학술회의를 개최했다. 비동기식 학술회의가 진행되는 5일간 링크드인(Linkedin)에 토론의 장을 구성해 비동기식 행사의 단점을 보완하고, 참가자들의 활발한 참여를 유도하기도 했다. 위 같은 해외 사례처럼 비동기식 행사 개최를 고려하고 있다면, 행사 주최사가 유의해야 할 사항은 무엇일까?
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