2020년은 버추얼 이벤트의 해였다고 해도 과언이 아니다. 글로벌 관광·이벤트 산업을 조망하는 전문 매체 SKIFT도 다채로운 주제로 온라인 컨퍼런스를 개최해 왔다. 그간 SKIFT가 개최해 온 행사들은 대부분 버추얼 이벤트의 본질에 초점을 두었다. 코로나19로 인해 온라인 컨퍼런스 기술이 급격하게 중요해진 탓에 관련 경험 부재로 혼란을 빚고 있을 이벤트 기획자들에게 유용한 정보를 전달하고 활용할만한 기술을 소개하는 등, 버추얼 이벤트에 관한 교류의 장을 만들었다. 새로운 도전은 언제나 교훈을 남긴다. 버추얼 이벤트의 성공법으로 “많은 경험”을 꼽았던 SKIFT도 올해는 사실상 버추얼 이벤트의 기획과 운영 과정을 몸소 경험한 시간이 되었다고 한다. 이들은 그간의 경험을 통해 얻은 7가지 인사이트를 다음과 같이 전하고 있다.
⓵ 참가자들의 니즈에 주목하고 기술 선택은 심플하게
SKIFT가 온라인 컨퍼런스를 기획할 당시, 주변에는 그들과 함께 일하겠다는 미팅테크놀로지 기업들과 플랫폼 기업들이 많았다고 한다. 덕분에 기술 부재에 따른 막막함에서는 벗어날 수 있었지만, 기술 선택에 대한 고민이 상당한 상황이었다. 특히 온라인 참가자들의 참여율과 만족도를 일정 수준으로 유지하면서, 남녀노소 누구나 손쉽게 이용될 수 있는 기술을 찾는 것이 가장 어려운 점이었다고 회고했다. 이들은 다양한 기술을 활용하기에 앞서, 참가자들이 온라인상에서 누리고자 하는 경험에 대한 근본적인 이해가 뒷받침 되어야 한다고 강조하고 있다. 또한 SKIFT 관계자는 “참가자들에게 다양한 경험을 제공하겠다며 지나치게 많은 기능을 추가할 경우 플랫폼 자체가 무거워지는 바람에 정작 제일 중요한 온라인 스트리밍에 20초 이상의 버퍼링이 걸리는 사고가 일어날 수 있다”면서 “기능의 우선순위를 정하여 플랫폼의 무게를 가볍게 하는 것이 좋다”고 덧붙였다.
⓶ 참가규모를 예측하고 기술적 결함에 대비해야
온라인 컨퍼런스를 개최해 본 많은 회의기획자들은 행사 중 발생하는 기술적 사고를 가장 곤혹스러워 하고 있다. SKIFT 또한 5,000여 명의 동시접속자를 기록했던 지난 행사 사례를 떠올리며 “사실 그만큼의 대규모 인원이 한꺼번에 몰릴 것이라는 것을 예상하지 못했었다”고 털어놓았다. 예상치 못한 대규모 동접자를 제대로 소화하지 못한 탓에 각종 온라인 서비스들이 매끄럽지 못하게 제공된 경험을 토로했다. 이러한 경험을 통해 교훈을 얻은 뒤로 후속 행사를 개최하기 전에 예상 가능한 기술적 사고에 대비하여 3가지 대비책을 마련하고, 사전 테스트의 범위를 확장하는 등 만반의 준비를 마칠 수 있었다고 전했다. 아울러, 예상 참가규모를 조사하는데 최대한 많은 시간을 들여 실제 참가규모에 근접한 수준으로 예측할 수 있어야 하며, 사전에 예측된 참가인원 규모는 기술협력업체와 공유하여 기술적 사고를 미연에 방지해야 한다.
