우후죽순 이벤트 테크놀로지 속 진주를 찾아라
4차 산업혁명에 따른 기술의 발전은 이벤트 테크놀로지에 대한 관심을 싹틔웠다. 그리고 코로나19 바이러스의 확산은 이를 본격화했다. 세계적으로 관련 사업에 뛰어든 스타트업이 급증하고, 이벤트 테크놀로지 분야와 플랫폼 사업체도 다채로워지고 있다. 코로나19 팬데믹을 계기로 실제로 이벤트 테크놀로지를 적용해봤다는 소식을 매일같이 접하고 있는 현재의 일상. 이제는 옥석을 가릴 차례다. 신생 이벤트 테크놀로지 업체들이 우후죽순 탄생하는 가운데, 기술의 상용화에 성공을 거둔 업체와 플랫폼이 업계의 평판을 등에 업고 존재감을 드러내기 시작했다.
최근 UFI는 MICE산업의 온·오프라인 하이브리드화에 발맞추어, ‘2020 UFI 디지털 이노베이션 워킹 그룹(Digital Innovation Working Group)’을 결성하고 이벤트 테크놀로지 분야의 우수기업을 선정했다. 이번 호에서는 ‘UFI 디지털 이노베이션 어워드(Digital Innovation Award) 2020’의 결과를 토대로 세계가 주목한 우수한 이벤트 테크놀로지 기업을 집중 조명한다.
Contents
1. 2020 UFI 디지털 이노베이션 어워드
2. 최우수 사례를 구현한 3대 후보 기업
IBT 베를린, 가상 행사 기술 구현한 우수 사례로 선정
글로벌 기업 그립(Grip)의 디지털 이벤트 기술이 우수성을 인정받았다. UFI는 지난달 21일 ‘디지털 이노베이션 어워드 2020’의 최우수 사례로 그립의 ‘ITB 베를린 가상현실 행사’ 프로젝트를 선정했다. 수상 후보에는 그립을 포함하여 수퍼엑스포(Superexpo), 스와프카드(Swapcard) 등 3개 기업이 올랐다. 우수자 선정에 대한 최종 의결은 UFI 회원사를 대상으로 개최된 UFI 커넥츠(Connects) 웨비나(Webinar) 세션에서 이루어졌다.
“디지털 이벤트 테크놀로지, 대면행사의 대체재 아닌 보완재”
이번 어워드에 참여한 3개 후보기업들은 모두 “디지털 이벤트 기술은 대면행사를 전면 대체하지 않는다”고 입을 모았다. 팀 그루트(Tim Groot) 그립 대표는 “다사다난한 2020년, 어려움을 직면하고 있는 고객사를 위해 가상현실 경험 기술을 제공하여 그들에게 도움을 줄 수 있어 기쁘다”며 “우리의 기술은 단기, 대체적 효과에 머무르지 않고 장기적으로도 대면 전시회 개최에 기여할 수 있는 부분이 있을 것으로 본다”고 밝혔다. 그는 또 “우리와 같이 디지털 기반의 행사를 개최하는 데에 필요한 지원 기술을 가진 많은 업체들은 전시산업이 더욱 경쟁력을 갖고 발전할 수 있도록 산업적 변화를 야기할 것이라고 믿는다”고 덧붙였다.
“MICE 분야에 새로운 플레이어로 등장한 이벤트 테크놀로지”
이벤트 테크놀로지의 활약이 이어지는 가운데, 새로운 고정 플레이어의 등장을 예상하는 시선도 있다. 마티아 바우어(Mattias Baur) UFI 이노베이션 워킹그룹 위원장은 “올해는 처음으로 UFI 디지털 이노베이션 어워드 심사를 가상행사로 진행한 해”라며 “이제는 ‘디지털’과 ‘하이브리드’가 산업 내에서 큰 영향력을 갖는 플레이어가 됐다”고 말했다.
바우어 위원장의 말과 같이, 디지털 이벤트 기술은 최근 전시컨벤션 시장에서 빠르게 영향력을 키워가고 있다. 트렌드 변화에 따라 미팅 테크놀로지를 활용한 우수사례에 관한 관심이 덩달아 커지고 있는 상황이다. 이에, 최우수 사례로 꼽힌 그립의 ‘ITB 베를린’ 가상 행사 사례 및 주요 사업 분야와 함께 다른 2개 후보 기업의 행사 구현 사례와 핵심 전문 기술 등을 살펴본다.
⓵ 그립(Grip)
디지털 서비스 분야에서 선도적…글로벌 전시주최사들과 긴밀한 협력 토대로 신뢰 구축
글로벌 기업 그립은 AI 기반의 이벤트 매치 메이킹 서비스를 전문으로 하는 종합 디지털 이벤트 솔루션 업체다. 본사는 영국에 소재하며, 유럽을 비롯한 전 세계 MICE 행사 주최사를 고객으로 삼고 있다. 2017년에도 ‘UFI 디지털 어워드’를 수상한 바 있어 올해로 두 번째 영예를 거머쥐었다. 그립은 글로벌 이벤트 업계의 디지털 서비스 분야에서 선도적으로 활동하고 있다는 평가를 받고 있다. 전시컨벤션 주최자들이 행사를 보다 효율적으로 운영하고, 참가자 및 연사, 전시 참가기업의 관리를 효과적으로 수행할 수 있도록 지원하고 있어서다.
현재 리드 엑시비션, 인포마, 메세 프랑크푸르트, 하이브, 메세 뒤셀도르프, 메세 베를린 등 굴지의 글로벌 주최사들과 협업하고 있어 해당 업체에 대한 글로벌 이벤트 시장의 관심이 높아지고 있다. UFI 관계자에 의하면 그립은 다양한 주최사들과 긴밀한 협력을 통해 콜라보레이션 사례를 창출하며 글로벌 전시업계에서 신뢰를 높이고 있다.
6개월의 디지털 서비스 시스템 구축 투자 + 이틀 만에 구현한 ITB 버추얼 이벤트
그립은 올해 관광산업에서 가장 큰 행사인 ‘ITB 베를린 2020’의 개최 준비에 동참했다. 담당 파트는 참관객과 참가기업을 위한 디지털 서비스 파트였다. 행사 전후 스케줄링 및 미팅 매칭 서비스를 제공하기 위해 6개월의 시간이 투자되었다. 행사 참관객 및 참여기업의 모든 정보가 프로그램 내 입력됐을 무렵, 코로나19 팬데믹 사태가 터졌다. ITB 베를린의 오프라인 행사는 결국 취소되었다. 코로나19로 인해 전세계 관광산업 전반이 어려운 가운데, 위기 상황일수록 머리를 모아야 한다고 판단한 메세 베를린은 ITB 베를린을 가상 컨벤션으로 개최하기로 하고, 그간 구축해놓은 그립의 시스템과 기술력을 활용하여 얼마 남지 않은 개최 일정을 앞두고 빠르게 온라인 컨벤션 준비를 마쳤다.
[기술⓵] 온디맨드 기반 버추얼 컨퍼런스 구현
온라인으로 개최된 2020 ITB 베를린의 관건은 컨퍼런스다. 그립은 자사의 원격회의 기술을 활용하여 2020 ITB 베를린을 위해 준비해왔던 오프라인 컨퍼런스와 교육/강연 등의 세션을 온라인으로 진행할 수 있도록 시스템을 구축했다. 각 주제별로 다양한 온라인 컨퍼런스가 마련되었으며, 전 세계 관광산업 관련 행사 중 가장 많은 건의 컨퍼런스를 동시다발적으로 지원한 최초의 사례가 되었다. 온라인 컨퍼런스는 행사 이후에도 ITB 베를린 홈페이지에 온디맨드 비디오 콘텐츠로서 게재되어 있으며, 언제든 시청할 수 있도록 제공하고 있다.
[기술⓶] AI 매칭 엔진이 효과적으로 수요 분석 및 매칭
ITB의 AI 매치메이킹 서비스는 참가자들이 다른 참가자들의 정보를 토대로 사전 네트워킹을 경험하거나, 행사 당일 활동에 대한 일정을 미리 준비할 수 있도록 도왔다. 해당 서비스는 참가자들의 소셜 미디어 계정(예: 링크드인)을 기반으로 운영되며, 그립의 AI 매칭 엔진 기술력을 토대로 유사한 니즈를 가진 참가자들 간의 연결을 지원한다. 이를 통해 실제로 행사에 참여하는 수요군을 보다 현실적으로 추정할 수 있으며, 매칭의 결과데이터들을 추후 행사 주최자들에게 현장 외에서 확보한 행사 관련 데이터 소스로서 제공한다.
참가자들은 이벤트 매칭 네트워크 앱을 통해 자신들만의 독특한 디지털 콘텐츠를 입력한다. 입력된 정보를 토대로 참가자들은 관심 분야에 부합하는 세션과 연사에 관한 정보를 받아 행사장에 있는 동안 시간을 알차게 활용할 수 있다.
팀 그루트 그립 대표는 지난 ITB 베를린 2020이 극적으로 취소됐던 당시를 떠올렸다. 개막까지 4일을 앞둔 시점이었다. 6개월의 노력이 순식간에 허사가 되는 순간이었다. 매칭이 이루어진 1,000여 건의 행사가 모두 취소되었다. 그루트는 “이런 비상 상황에서 우리는 무엇을 할 수 있을지 고민했다”고 밝혔다. ITB 베를린 주최사와 그립은 코로나19로 인해 취소될 위기에 처한 행사를 디지털 이벤트로 형태를 바꾸어 진행하기로 결정하였다. 개막까지 남은 시간은 단 이틀뿐이었다.
디지털 행사는 개막일에 맞추어 무사히 막을 올렸다. 이미 6개월 간 준비해 온 시스템에 행사진행에 필요한 대부분의 정보들이 등록되어 있었기에 가능한 일이었다. 그루트는 “디지털 이벤트로 형태를 바꾸어 진행하기로 최종 결정이 내려졌을 때에는 이미 준비 시간으로 단 이틀 도 채 남지 않은 상황”이었다며 “시스템 내부의 매칭 정보를 토대로 디지털 컨퍼런스를 준비하는 등 ITB 베를린의 모든 프로그램을 가상 행사로 바꾸기 시작했다”고 말했다. 그는 또 “세계에서 가장 큰 관광산업 분야의 가상 행사가 될 것으로 개막 전부터 업계의 많은 관심을 받았다”고 덧붙였다.
당시 그립 시스템 내에 탑재되어 있던 ITB 베를린 관련 매칭 정보는 7만5천 건의 AI 기반 관심 추천과 4,500건의 미팅 스케줄링이었다. 그립이 서둘러 준비를 시작한 것은 예정되어있던 모든 컨퍼런스를 디지털화하는 것이었다.
그루트는 “위기 속에서도 대안이 있다는 확신을 심어주고 싶었다”며 “디지털 기술은 대면 행사를 완전히 대체하는 것이 아닌, 행사 참가자들 간의 참여(Engagement)를 강화하는데 목적을 두고 있다”고 강조했다.
