역대 최대 참가자 수를 기록한 2020 PCAM Convening Leaders. 매년 미국에서 개최되는 이벤트 전문가를 위한 컨퍼런스 PCMA Convening Leaders(이하 PCMACL)는 2020년을 맞아 다양한 변화를 직면하고 있는 이벤트 전문가들에게 동 산업이 나아가야 할 방향을 제시하였다. 올해의 컨퍼런스 테마인 “REACH”를 통해 3일간 참가자 개인과 조직, 그리고 이벤트를 변화시킬 연결고리를 찾고자 열정을 쏟은 2020 PCMACL을 소개하고자 한다.
| 세상을 바꾸는 이벤트 산업, 전문가들이 모이는 PCMACL
2020년 1월 6일 샌프란시스코 모스콘센터에서 시작한 올해 메인 세션의 모더레이터는 글로벌 스피커이자 컨설팅기업 이머전트(Emergent)의 CEO인 홀리 랜섬(Holly Ransom)이었다. 그녀는 2020년 새로운 해를 맞아 올해의 PCMACL은 새로운 비전과 계획을 나누는 자리가 될 것이라고 소개했다. 또 한 올해는 참가자 각자의 프로젝트와 열정을 나누며 각자의 노력들이 사회에 어떤 영향을 주었는지를 공유하는 특별한 기회가 될 것임을 알렸다.
| “인터랙티브 플레이그라운드(Interactive Playground)” : 연결성을 높이고 다양한 경험을 가능케 한 공간
행사는 모스콘센터 남(South) 전시장 전체를 활용했다. 입구에 들어가면 등록대와 인포메이션 센터인 PCMA CONNECT가 위 치해있고, 로비 중앙에 위치한 에스컬레이터를 타고 아래층으로 내려가면 메인스테이지(Hall C)와 전시공간인 INNOVATE, ELEVATE 아레나로 연결되었다. 사진에도 나와 있듯이 다양한 세션들과 스튜디오들로 구성되었다. 메인스테이지와 전시공간인 아레나, 교육세션이 진행되는 스테이지가 한 층에 모여 있도록 하였고, PCMA 측은 이러한 공간구성을 참가자들을 위한 “인터렉티브 플레이그라운드(Interactive Playground)”이라고 소개했다. 참가자들이 새로운 아이디어를 습득하고 각자의 프로젝트와 개인적인 성장을 위해 원활한 소통을 가능하도록 조성한 공간이다. 다른 층에 위치한 EDUCATION STUDIO을 제외한 모든 공간은 연결성을 강조한 기획이 눈에 띄었다.
| 창의적인 공간 디자인과 활용
전시공간인 INNOVATE, ELEVATE 아레나는 샌프란시스코 의 대표적인 관광지의 이름을 따서 세부구역을 명명하여 구성 했다. 또한 메인스테이지와 함께 전시부스 곳곳에는 베뉴, 미팅 관련 기업들로 구성된 전시부스와 함께 교육세션이 이루어지는 Accelerate stage, Action Stage, Teck Talk Stage가 함께 자리했다. 특히 Teck Talk 스테이지 앞에는 미팅 테크놀로지 기업의 부스로 꾸며졌다. 부스들은 전부 오픈형으로 제작되어 참관객과의 연결성을 높였고, 전시부스와 교육세션이 이루어지는 스테이지 또한 연결되어 있었다. 교육세션의 강연은 전부 헤드셋을 통해 청취하도록 하여 참가자와 전시업체를 배려했다. 이외에도 모스콘센터 남 전시장 각층에서 강연과 함께 테마별로 지정된 콘텐츠를 제공하는 8개의 에듀케이션 스튜디오(EDUCATION STUDIO)가 운영되어 참가자들이 관심이 있는 분야에 대한 다양한 경험을 할 수 있도록 했다.
| 2020년의 주제는 REACH(닿다, 이르다)
강연이 이루어진 스테이지는 Action, Accelerate, Tech 세 가지로 나뉘져 각자 테마에 맞는 강연이 진행됐다. 모든 강연은 2020 년의 주제인 “REACH” 와 연결되어있다. 주제인 “REACH”는 총 4가지의 목표 달성을 위한 연결점을 PCMACL이 제공한다는 것을 의미한다. 각 테마는 참석자들이 더 큰 전문적 성공을 달성하고, 더 깊은 네트워크를 구축하고, 더 많은 예상 참가자를 찾아 지역사회 전체에 지속적인 영향을 미치도록 노력하도록 하기 위함으로 요약된다. 이러한 주제에 따라 세션과 공간의 세부적인 것까지 기획되었다. 전 세계적으로 4차 산업혁명을 통해 빠르게 기술이 발전되는 가운데 면대면으로 만나 창조적인 가치를 창출할 수 있는 이벤트 산업만의 특징을 요약한 주제였다.
[ REACH – 4가지의 세부주제 ]
1. 보다 높은 수준의 전문적 성공 (Higher levels of professional success)
2. 친구 및 동료와의 연결 심화 (Deeper personal connections with friends and colleagues)
3. 이벤트 및 서비스를 제공할 폭넓은 고객층 형성 (Wider audiences for your events and services)
4. 의미있는 사회적 영향을 통한 지역사회와의 연계 (Local communities through meaningful social impact projects)
| 개인의 발전목표에 따른 스케쥴 큐레이션
올해 세션은 행사의 주제인 “REACH”와 4가지 세부주제에 따라 구성되 었다. 홈페이지와 어플에서는 각각의 4가지 포인트에 따라 참가자가 스케쥴을 구성할 수 있도록 장치해 놓았다. 홈페이지에 있는 퀴즈에 대해 답을 하며 맞춤형 일정을 짤 수도 있다. PCMA의 교육 수석 매니저 지비 아만(Zibby Aman)의 소개에 따르면, PCMA는 참가자 자신에게 가장 중요한 것이 무엇인지 자문해 볼 수 있는 퀴즈를 통해 각자의 최우선 개발 목표가 무엇인지 파악하고 이에 맞는 맞춤형 스케쥴이 구성되도록 맵핑하는 기능을 제공하였다.
| 행사 준비 비하인드를 소개하는 세션 통해 미팅 전문가들의 호기심 충족
이번 PCMACL 2020에서는 “Behind-the-Scenes Walking Tour with PCMA & Freeman” 세션을 통해 행사 기획에 대한 비 하인드 스토리를 참가자들과 행사장 곳곳을 돌며 공개했다. 행사 기획은 11개월 전부터 PCMA와 프리먼(FREEMAN)사가 함께 진행했다. “REACH”라는 주제어가 연상되는 나뭇줄기, 손 등 뻗어나가는 듯한 이미지를 행사장 곳곳에 배치해 디테일한 디자인 요소까지 주제와 연결되도록 노력했다. 참가자들이 처음으로 맞이하는 로비의 경우 서로간의 원활한 커뮤니케이션이 가능하도록 PCMA KITCHEN과 PCMA CONNECT를 만들었다. 행사 기 획 담당자인 토냐 아몬드(Tonya Almond)는 두 공간을 통해 참 가자가 집과 같이 편안하고 커뮤니케이션이 원활한 인포메이션 센터를 마련하는 것이 목표였다고 밝혔다. PCMA KITCHEN에서는 실제 부엌과 같은 공간을 마련하여 웰컴 드링크를 제공하고 기념품 판매했으며, 바로 이어진 PCMA CONNECT는 인포메이션 센터로서 참가자들이 접근하기 편하도록 운영되었다. 이번 행사를 함께 기획한 프리먼(FREEMAN)의 담당자는 안전하고 원활한 행사를 위해 샌프란시스코의 협력을 받아 많은 수의 자원봉사자를 배치하였다고도 밝혔다.
| 지속가능성과 원활한 소통에 집중한 공간 구성
전시 부스는 오픈형 공간으로 컨셉을 잡고, 별도의 기둥이나 설치물 없이 바닥에 카펫만 심플하게 깔도록 하여 곡선의 유니크한 모양으로 부스를 구분하였다. 부스에 사용된 카펫은 이번 행사를 위해 특별 제작되었으며, 기획자들이 원했던 납작하고 단단한 조직감을 가진 유럽 소재의 펠트를 사용하여 참가자들이 불편 없이 부스 사이를 오갈 수 있었다. 사용된 카펫은 분해하여 재사용이 가능한 소재였다. 담당자인 토냐 아몬드는 고비용이라는 리스크가 있었지만 지속가능한 행사 운영을 위해 고민 끝에 선택했다고 밝혔다. 또한, 전시부스와 스테이지가 바로 연결되어 있었지만 마이크를 사용하지 않고 제공된 헤드셋을 통해 오픈된 공간에서도 세션이 원활하게 진행될 수 있도록 했다. 메인스테이지 또한 전시장과 이어져 있어 입구에 검정색 드레이프를 설치하여 메인스테이지에서 오는 빛과 소음을 막았다. 메인 스테이지는 중앙에 커브 LED와 각 사이드에 3개의 스크린을 두어 임팩트와 경험도를 높였다. 메인스테이지 디자인은 연사와 주제에 따라 매일 변경되었으며, 아치형 구조가 있는 천장이 하나의 디자인 요소가 될 수 있도록 조명을 활용했다.
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