올해로 28회째를 맞이하는 AIME(Asia Pacific Incentives and Meeting Event)행사가 호주 산불사태와 코로나 바이러스라는 악재를 물리치고 지난 2월 17일~19일(3일간) 동안 호주 멜버른 전시컨벤션센터(Melbourne Convention and Exhibition Center)에서 성황리에 개최되었다. 코로나 바이러스로 인해 호주가 처한 국제여행 제재 및 중국인 입국금지라는 강경책에도 불구하고 총 약 400여개 이상의 전시업체가 참가하였고, 사전 바이어 매칭 시스템을 통해 1만 여건의 1:1 바이어 미팅을 구성하면서 총 2,500여 명의 참가자를 유치하여 참가율이 작년대비 약 20% 가량 상승한 것으로 나타났다. AIME 행사의 운영사인 톡투 미디어 앤 이벤트(Talk2 Media & Events)사 사장 맷 피어스(Matt Pearce)는 올해의 성장 동력을 “AIME 2020에 스며든 공동정신(Community Spirit)”이라고 하면서 차기 행사에서도 지금의 경험들을 바탕으로 더욱 성장된 행사로 이끄는데 자신감을 보였다.

@ AIME 행사에 참가해야 하는 이유

# 배움과 성장이 공존하는 이벤트 Learn and Grow from AIME’s Knowledge Program

17일(월)에 시작된 AIME2020의 지식교류를 위한 교육세션은 “인적 교류의 힘”이라는 대주제를 중심으로 3일간 총 15개의 지식 교류 세션(3개의 기조연설과 6개의 분과회의 및 6개의 워크숍)과 10개의 아이디어 아카데미(Idea Academy) 세션으로 구성되어 초청바이어를 비롯한 모든 참가자들에게 새로운 지식과 노하우 등 정보를 통해 개인의 역량 뿐만 아니라 전문성을 성장시킬 수 있는 기회를 제공하였다. 오프닝 기조연설로 초청된 에멀전트(Emergent)사의 CEO인 홀리 랜섬(Holly Ransom)은 점차 중요시 되고 있는 “연결성(Connectivity)”이라는 키워드로 초연결 세상에서 리더십의 역량이 조직의 생존에 얼마나 중요한지, 왜 호기 심과 창의성, 공감능력이 비즈니스 이벤트 전문가들에게 중요한지에 대한 전략을 제시하였으며, 이외에도 이벤트 실행과 기획에 있어 테크놀로지(AI, 가상현실, 안면인식 및 참가자 경험을 증진시킬 수 있는 다양한 도구)에 대한 성장과 영향력에 대해 전문가 패널을 초청하여 신기술 수용에 대한 그들의 경험을 공유하고 차별점이 무엇인지에 대한 심도 있는 토론이 이루어졌다. 지식교류 세션에서 다루어진 주제들은 주로 행사의 주최자 및 기업을 대상으로 고객과의 커뮤니케이션, 네트워킹, 고객관계유지(CSR), 고객 경험 증대를 통한 유치 등 마케팅 전략이 다수를 이루었고, 이외 국제 협단체가 갖추어야할 글로벌 리더쉽 전략을 포함하여 인센티브 여행업, 협회 행사 주최사 및 개별 전문가들에게 유용한 실무적인 정보와 지식을 전달하는 교육 세션들로 이루어졌다. AIME의 교육세션을 위해 총 24명의 국내외 연사들이 참여하였다.

# 한 공간에서 이루어지는 밀착 비즈니스 기회 AIME’s Pre-scheduled Appointment

AIME 행사에서 가장 큰 인기와 매력을 차지하는 것이 바로 온라인 전용시스템으로 이루어지는 전시업체와의 사전 비즈니스 매칭이다. 사전에 마련된 미팅 스케줄은 현장에서 잠재 고객들을 직접 대면하여 향후 이루어질 행사에 대한 요구사항들을 심도 있게 미리 논의할 수 있는 기회를 제공하므로 바이어 입장에서는 시/공간적 낭비를 줄일 수 있는 기회이다. AIME은 국내 외 MICE 분야에서의 구매 의사결정권자를 신중히 선별하여 이들에게 무료 숙박과 항공권 제공 및 행사 중 다양한 프로그램 에 참여할 수 있는 매력적인 조건으로 참가 동기부여를 명확히 제공함으로써 참가하는 전시업체에게 실질적인 비즈니스로 연결될 수 있는 진성바이어를 초청하고 있다. 초청된 바이어는 이틀 동안 총 32개의 미팅 스케줄을 미리 확약할 수 있으며 온라인 매칭 시스템을 통해 참가업체의 제품, 서비스, 역량 등을 두루 살피고 우선선호를 정한 후 온라인 미팅 다이어 리가 개시되면 ‘미팅 요청’을 통해 요청(Request)과 확인(Confirm)의 절차로 서로의 니즈가 충족된 바이어와 참가업 체 간 비즈니스 미팅이 연결된다.

이렇듯 운영사 톡투미디어앤이벤트(Talk2 Media & Events)사가 초청바이어 프로그램과 1:1 비즈니스 매칭 프로그램에 공을 들이는 이유와 환경적인 악재 가운데에서도 행사를 강행할 수 있었던 그 단호함은 그들이 최근 시행한 설문조사의 결과 때문이다. AIME 2020에 앞서 톡투 미디어 앤 이벤트(Talk2 Media & Events)사는 아시아태평양(87%) 지역과 세계(13%) 전역에 걸쳐 약 200여명의 바이어와 전시업체를 대상으로 설문조사를 한 결과 비즈니스 이벤트 참가자들의 절반 이상이 대면회의가 매우 중요하다고 응답하였으며, 그 중에서도 93%가 대면회의의 중요성을 인적 상호작용과 연결성 때문이라고 응답하였다. 또한 산업 거래무역의 이벤트 참가 시 가장 장애가 되는 부분이 진성바이어와 참가업체의 부재(33%)라고 하였으며, 다음으로 충분치 못한 네트워킹 기회(24%), 체계적이지 못한 미팅(20%), 교육기회의 부족(13%), 시간관리 문제(10%) 등이라고 하였다. 본 설문에서 바이어와 전시업체들은 여전히 이메일(32%)이나 전화(4%)를 통한 비 즈니스 보다는 대면(60%)을 통한 비즈니스가 가장 효과적이라고 응답한 것으로 나타났다. AIME은 이러한 철저한 사전 조사를 기반으로 탄탄한 프로그램을 구축함으로써 참가업체 및 바이어, 참관객 모두를 만족시키며 지속적인 성장을 보이고 있다.