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위기를 극복하고 성공적으로 행사를 개최한 2020 AIME

올해로 28회째를 맞이하는 AIME(Asia Pacific Incentives and Meeting Event)행사가 호주 산불사태와 코로나 바이러스라는 악재를 물리치고 지난 2월 17일~19일(3일간) 동안 호주 멜버른 전시컨벤션센터(Melbourne Convention and Exhibition Center)에서 성황리에 개최되었다. 코로나 바이러스로 인해 호주가 처한 국제여행 제재 및 중국인 입국금지라는 강경책에도 불구하고 총 약 400여개 이상의 전시업체가 참가하였고, 사전 바이어 매칭 시스템을 통해 1만 여건의 1:1 바이어 미팅을 구성하면서 총 2,500여 명의 참가자를 유치하여 참가율이 작년대비 약 20% 가량 상승한 것으로 나타났다. AIME 행사의 운영사인 톡투 미디어 앤 이벤트(Talk2 Media & Events)사 사장 맷 피어스(Matt Pearce)는 올해의 성장 동력을 “AIME 2020에 스며든 공동정신(Community Spirit)”이라고 하면서 차기 행사에서도 지금의 경험들을 바탕으로 더욱 성장된 행사로 이끄는데 자신감을 보였다.

 

 

 

@ AIME 행사에 참가해야 하는 이유

 

# 배움과 성장이 공존하는 이벤트 Learn and Grow from AIME’s Knowledge Program

 

17일(월)에 시작된 AIME2020의 지식교류를 위한 교육세션은 “인적 교류의 힘”이라는 대주제를 중심으로 3일간 총 15개의 지식 교류 세션(3개의 기조연설과 6개의 분과회의 및 6개의 워크숍)과 10개의 아이디어 아카데미(Idea Academy) 세션으로 구성되어 초청바이어를 비롯한 모든 참가자들에게 새로운 지식과 노하우 등 정보를 통해 개인의 역량 뿐만 아니라 전문성을 성장시킬 수 있는 기회를 제공하였다. 오프닝 기조연설로 초청된 에멀전트(Emergent)사의 CEO인 홀리 랜섬(Holly Ransom)은 점차 중요시 되고 있는 “연결성(Connectivity)”이라는 키워드로 초연결 세상에서 리더십의 역량이 조직의 생존에 얼마나 중요한지, 왜 호기 심과 창의성, 공감능력이 비즈니스 이벤트 전문가들에게 중요한지에 대한 전략을 제시하였으며, 이외에도 이벤트 실행과 기획에 있어 테크놀로지(AI, 가상현실, 안면인식 및 참가자 경험을 증진시킬 수 있는 다양한 도구)에 대한 성장과 영향력에 대해 전문가 패널을 초청하여 신기술 수용에 대한 그들의 경험을 공유하고 차별점이 무엇인지에 대한 심도 있는 토론이 이루어졌다. 지식교류 세션에서 다루어진 주제들은 주로 행사의 주최자 및 기업을 대상으로 고객과의 커뮤니케이션, 네트워킹, 고객관계유지(CSR), 고객 경험 증대를 통한 유치 등 마케팅 전략이 다수를 이루었고, 이외 국제 협단체가 갖추어야할 글로벌 리더쉽 전략을 포함하여 인센티브 여행업, 협회 행사 주최사 및 개별 전문가들에게 유용한 실무적인 정보와 지식을 전달하는 교육 세션들로 이루어졌다. AIME의 교육세션을 위해 총 24명의 국내외 연사들이 참여하였다.

 

# 한 공간에서 이루어지는 밀착 비즈니스 기회 AIME’s Pre-scheduled Appointment

 

AIME 행사에서 가장 큰 인기와 매력을 차지하는 것이 바로 온라인 전용시스템으로 이루어지는 전시업체와의 사전 비즈니스 매칭이다. 사전에 마련된 미팅 스케줄은 현장에서 잠재 고객들을 직접 대면하여 향후 이루어질 행사에 대한 요구사항들을 심도 있게 미리 논의할 수 있는 기회를 제공하므로 바이어 입장에서는 시/공간적 낭비를 줄일 수 있는 기회이다. AIME은 국내 외 MICE 분야에서의 구매 의사결정권자를 신중히 선별하여 이들에게 무료 숙박과 항공권 제공 및 행사 중 다양한 프로그램 에 참여할 수 있는 매력적인 조건으로 참가 동기부여를 명확히 제공함으로써 참가하는 전시업체에게 실질적인 비즈니스로 연결될 수 있는 진성바이어를 초청하고 있다. 초청된 바이어는 이틀 동안 총 32개의 미팅 스케줄을 미리 확약할 수 있으며 온라인 매칭 시스템을 통해 참가업체의 제품, 서비스, 역량 등을 두루 살피고 우선선호를 정한 후 온라인 미팅 다이어 리가 개시되면 ‘미팅 요청’을 통해 요청(Request)과 확인(Confirm)의 절차로 서로의 니즈가 충족된 바이어와 참가업 체 간 비즈니스 미팅이 연결된다.

 

이렇듯 운영사 톡투미디어앤이벤트(Talk2 Media & Events)사가 초청바이어 프로그램과 1:1 비즈니스 매칭 프로그램에 공을 들이는 이유와 환경적인 악재 가운데에서도 행사를 강행할 수 있었던 그 단호함은 그들이 최근 시행한 설문조사의 결과 때문이다. AIME 2020에 앞서 톡투 미디어 앤 이벤트(Talk2 Media & Events)사는 아시아태평양(87%) 지역과 세계(13%) 전역에 걸쳐 약 200여명의 바이어와 전시업체를 대상으로 설문조사를 한 결과 비즈니스 이벤트 참가자들의 절반 이상이 대면회의가 매우 중요하다고 응답하였으며, 그 중에서도 93%가 대면회의의 중요성을 인적 상호작용과 연결성 때문이라고 응답하였다. 또한 산업 거래무역의 이벤트 참가 시 가장 장애가 되는 부분이 진성바이어와 참가업체의 부재(33%)라고 하였으며, 다음으로 충분치 못한 네트워킹 기회(24%), 체계적이지 못한 미팅(20%), 교육기회의 부족(13%), 시간관리 문제(10%) 등이라고 하였다. 본 설문에서 바이어와 전시업체들은 여전히 이메일(32%)이나 전화(4%)를 통한 비 즈니스 보다는 대면(60%)을 통한 비즈니스가 가장 효과적이라고 응답한 것으로 나타났다. AIME은 이러한 철저한 사전 조사를 기반으로 탄탄한 프로그램을 구축함으로써 참가업체 및 바이어, 참관객 모두를 만족시키며 지속적인 성장을 보이고 있다.

 

# 비즈니스도 즐겁게! AIME 네트워킹의 힘

 

초청바이어 프로그램이 갖는 또다른 장점은 많은 사람들을 만나고 네트워킹할 수 있는 실질적인 기회를 제공한다는 점이다. 세션간 브레이크 시간에 이루어지는 플로어(Floor) 네트워킹 비롯하여 개최지 및 주최기간에서 제공하는 디너파티, 런치 등 행사 전기간 동안 제공되는 총 8번의 네트워킹 기회는 참가자들로 하여금 새로운 장소, 디자인, 이벤트의 트렌드를 경험케 하며 모든 참가자들에게 자연스레 유도된 친근감이 바이어/전시업체간 성공적인 비즈니스로 연결되게 하는 AIME 행사의 하이라이트이다. 17일(월) 첫날의 월컴파티는 멜버른 항구 야외 요트클럽 비치에서 개최되었으며 맨발의 캐주얼 복장으로 참가하도록 함으로서 첫 만남에 대한 긴장감을 완화시키고 친근한 AIME 행사를 알리는데 성공적이었다고 한다. 18일(화)에 개최된 디너파티는 멜버른 전시컨벤션센터 주최로 센터 정원에서 가드닝 파티 형태로 개최되었다. 멜버른 전시컨벤션센터는 그들이 직접 기른 신선한 채소와 식재료를 활용한 유기농 현지 음식을 디너 메뉴로 선보이면서 센터 뿐만 아니라 AIME 주최측의 지속가능성 실천 전략을 참가자들과 공유하는 정교함을 보였다.

 

2020 AIME 참가와 최근 MICE 트렌드 이해

 

1. AIME의 이해

 

황희곤
한림국제대학원대학교 교수
한국협단체전문가협회(KSAE) 회장

 

2020 AIME(Asia Pacific Incentives and Meetings Event)는 아시아 태평양지역의 대표적인 MICE 인센티브 관련 토의와 마켓으로 2020년 2월17일-19일 호주 멜버른컨벤션센터에서 개최되었다. 멜버른 컨벤션뷰로가 주최하는 AIME는 매년 새해 벽두를 장식하는 B2B 유명전시회인 CES에 버금가는 행사를 만들려고 노력중인 호주 대표 MICE 행사로, 철저하게 B2B시장을 지향하면서 사전 초청된 참가업체나 바이어를 대상으로 하는 MICE 전문행사이다. Business Event의 중요성과 최신 트렌드를 공유함으로써 MICE 종사자 및 관련자를 대상으로 새로운 미래상을 느끼고 공유하고자 하는 컨벤션이다. Reed사에 이어 2년째 주관기관으로서 운영을 맡고 있는 Talk2Media는 철저하게 인센티브, 국제회의 시장에 초점을 맞춰 주요 개최지(Destination), 서비스 제공자와 학회, 협회, 주최자 및 바이어와의 긴밀한 마켓 플레이스를 제공하고 있으며, 최근 들어 참가자수도 증가하고 있어 과거 위상을 찾아가고 있다.

 

2. 2020 AIME 주요 토의사항 및 행사내용

 

협회 등 주관기관의 새로운 역할 주목

 

2020 AIME 회의에서는 협회, 학회(Association)의 새로운 역할에 주목하고 세계적인 기술, 환경 변화에 대응하는 전략에 대해 토의하였다. 세계적 추세인 도시화(Urbanization) 움직임에 주목하면서 협회를 비롯한 MICE 주최자의 혁신 역할에 대한 논의와 공감대 형성 노력을 시도하였다. 외부전문기관(Boardroom사, 협회운영전문기관)에 의뢰하여 새로운 주제, 새로운 포맷으로 CEO 행사를 진행하여 각국 참가자로 하여금 많은 관심을 유도하였다.

 

Association Leaders Forum에서는 Business Event의 사회적 임팩트와 이를 강화하여 지역과 세상을 변화시키는데 어떻게 기여할 수 있는 지에 대한 논의가 많았다. Business Event의 경제적 효과 외에 사회, 문화적 임팩트에 대한 논의와 이를 측정하려는 시도에 대한 설명과 공감대 형성 노력이 있었다(Meet4Impact, Genevieve Leclerc). 특히 포럼 말미에 특별세션으로 싱가포 르전시컨벤션협회(SACEOS) 회장(Aloysius Arlando)이 싱가포르의 코로나 바이러스 사태 진행상황에 대한 설명과 함께 싱가포르 측의 대응전략을 상세하게 설명하여 주목을 끌기도 하였다.

또한 분야별 전문세션에서는 MICE 현안주제에 관하여 다양한 교육과 토의가 있었는데, MICE와 첨단 IT기술의 결합, 아이디어 창출과 MICE, MICE 마케팅, 문화예술과 지역발전, 정부 및 지자체와의 협력 연계방안 다양한 주제들이 발표되고 논의되었다. 특히 주목할 내용은 명상(Meditation)에 대한 강좌 행사기간중 Ideas Academy에서 Zen Zone (Megan Flamer 주도) 운영1)와 참가자의 관심이 대단히 많다는 사실이었다.

 

2020 AIME 전시회 운영

 

전시장에서는 참가업체인 MICE 목적지와 서비스공급자를 중심으로 PSA에 입각한 검증된 바이어와의 상담과 토의를 진행하였다. 코로나 바이러스 때문에 중국 참가업체나 바이어는 거의 없는 대신에, 2월 당시만 해도 상대적으로 영향이 적었던 미국, 인도, 동남아 국가의 참가자 상대적으로 많이 눈에 띄었다(한국은 한국관광공사 시드니지사에서 참가). 전시회 개최 2일간 참가업체마다 지속적으로 상담을 진행하였고, 중간 시간대별로 주최측에서 다양한 컨퍼런스를 진행하여 참가자간 상호 네트워킹과 흥미를 유발하는 교육 이벤트 시간을 제공하였다.

 

환대행사 및 이벤트 운영

 

전시회 참가업체보다 초청자, 바이어 위주의 환대행사를 진행하였다. 주최측은 공식, 비공식 미팅은 가급적 자유로운 환경 하에서 하도록 유도함으로써 새로운 참가자와의 접촉, 형식으로 네트워킹의 깊이를 높이려고 애썼다. 환영행사는 바닷가 마리나에서 전체 초청자, 바이어를 대상으로 개최되었으며, 갈라 행사는 멜버른 컨벤션센터에 임시로 마련된 정원에서 야간 파티로 진행하여 새로운 경험을 선사하였다. 특히 행사기간 동안 전시장 중앙 무대에서 호주 원주민(Northern Territory) 문화를 보전 발전하려 는 노력이 돋보였다(행사 기간 중 메인 전시장 중앙의 가설무대에서 전체 참가자 대상으로 원주민 전통공연과 전통음식을 제공 함으로써 큰 환영을 받았음).

 

3. 멜버른시와 멜버른 컨벤션센터 이해

 

호주 멜버른시는 매년 1월중 호주 오픈 테니스대회가 개최되는 유명한 도시이다. 유럽의 파리를 지향하고 있는 멜버른시는 호주의 대표적 항구도시로 물류 중심지이며, 풍부한 천연 관광자원으로 항상 문화와 예술이 넘치며 또 수많은 관광객이 넘치는 도시 이다. 호주 남부의 풍부한 자연 환경을 바탕으로 하여 동양과 서양문화의 조화를 추구하고 있는 멜버른시는 다양한 스포츠, 문 화, 엔터테인먼트 등을 특성화하는 노력에 힘쓰고 있는데, 매년 1월 호주 오픈 테니스 대회 개최로 유명한 도시이다. 향후 멜버른 시는 시, 주정부 재정으로 컨벤션센터의 3단계 증축(멜버른 신공항 건설 예정)을 추진할 예정으로 있다.

2018년 새로이 증축한 멜버른 컨벤션센터는 주정부에 의해 건립되고, 외부전문기관이 운영하는 형태인데, 인근지역의 자연환경을 활용하여 친환경적 건물구조와 내외부 인테리어는 물론, 예술지향형 구조와 디자인, 동선을 구성하였다. 특히 센터 운영은 고객서비스를 우선으로 하되, 수익지향 노력도 같이 하고 있다는 점이 특징적이었다. 예를 들면 센터 곳곳에 LED전광판을 이용하여 행사광고 안내는 물론, 다양한 광고를 송출하여 수익증진에 애쓰고 있었다. 센터 내 카페에서도 커피 등 기본 음료 외에 간단한 식사, 와인 등 주류도 판매함으로써 방문객 호응도를 높이는 한편, 수익도 추구하는 형태로 운영되고 있었다. 또 센터 주변에는 Novotel, Pan Pacific호텔 등 다양한 호텔과 쇼핑센터, 레스토랑 등이 있어 방문객에 대한 편의 제공을 최대화하였다. 센터 건너편에는 아시아 최대 규모라고 하는 대형 카지노장(Crown)을 비롯한 복합 엔터테인먼트 시설이 강변을 따라 배치되어 있어 센터 관람객으로 하여금 충분한 휴식과 여가시간을 즐길 수 있도록 하였다.

 

4.결론 및 시사점

 

결론

2020 AIME는 행사의 정확한 지향점 설정과 호주 남부의 기후와 지역 특성에 맞는 운영전략 추구하고 있다. 협회, 학회 관계자를 포함한 인센티브 그룹 CEO를 대상으로 마케팅을 집중하고 있으며, 주요 행사의 키노트 연사나 행사 진행 포맷, 진행자 등도 관련 전문가로 배치하여 세심하게 배려했다는 느낌을 받았다. 특히 이번 포럼에서는 협회, 학회 등 주최자의 혁신전략과 행사의 사회적 임팩트 강화를 위한 노력이 많이 토의되어 MICE 주최자의 역할이 보다 새롭게 강조되고 있다는 것을 느꼈다. 전시회 참가업체 대상으로 충분한 바이어와의 만남을 알선하여 참가성과의 효율성 제고를 유도하였고, 또 전시장 한켠에서는 전시회 기간내내 다양한 초청 컨퍼런스를 진행하여 우수한 교육 콘텐츠와 엔터테인먼트를 동시에 제공하려고 노력하였다. 바이어나 초청자 등 주요 타깃 고객에 대한 충분한 환대서비스로 인상적인 체험을 제공하기 위해 노력하였다.

 

한국 MICE산업에의 시사점

 

한국 MICE산업은 코로나 바이러스 사태로 인해 많은 어려움이 있지만, 장기적으로 다양한 여건변화에 맞는 혁신적 노력이 요구된다고 하겠다. 컨벤션센터, 주변 인프라 등 하드웨어 부분의 질적 향상은 물론, 행사 자체에 있어서도 트렌드와 방향성을 제시하고 집중함으로써 참가업체나 바이어에 가치를 부여할 수 있는 행사 기획과 운영이 되어야 할 것이다. 도시나 지역민의 변화욕구를 충족시켜 줄 수 있는 창의적 아이디어를 제 하고 주도할 수 있는 역량을 갖추고 있느냐가 앞으로의 관건이 될 것이다. MICE 행사의 진정성이 더욱 강조되는 현 시점에, 협회단체를 포함한 MICE산업 관계자는 우리 나름으로의 정체성 확립과 전문성 제고를 통한 수요자 위주의 가치 증진에 힘써 나가야 할 것이다.

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