한 행사를 위해 몇 백 명의 사람들을 모으고, 음식을 제공하고, 몇 번의 연설을 듣게 하는 것이 과연 얼마나 어려운 일일까. 만약 당신이 행사 기획에 대한 경험이 없다면, 이것은 확실히 매우 어려운 미션이 될 것이다. 이 정보는 혼자 모든 것을 해결하려고 하는 경우 실수는 피하기 어렵다는 것을 직접 경험한 “‘혼자서도 잘해요’족 (do-it-your-selfers)”을 위한 것으로, 전문 이벤트 플래너가 필요한 다섯 가지 경우를 보여준다.
1년 전 컨퍼런스 베뉴를 예약했지만 큰 연회장을 더 이상 이용할 수 없다는 영업 담당자의 전화를 받았다. 영업담당자는 당신에게 더 작은 공간을 사용할 것을 권유했고, 그가 너무 친절했기에 당신은 그의 권유를 받아들였다. 당신은 현장에 도착해서야 대체 베뉴가 공사 중이며 호텔에서 3마일이나 떨어진 곳이 위치하고 있음을 알게 되었다. 설상가상으로 행사 내내 비가 내렸고, 호텔에서 베뉴까지 운행하는 교통편은 작은 셔틀 버스 하나가 전부였다.
오늘의 교훈: 회의 개최지 변경에 대해 통보받았을 때, 모든 세부 사항을 서면으로 작성하고, 당신이 생각할 수 있는 모든 “만약의 경우”에 대해 질문해야 한다. 새로운 개최지를 직접 방문하여 확인하고, 현장에서의 어떤 긴급한 상황에 대해서도 대처할 수 있도록 현지 연락망을 확보해 둔다.
참가자들이 쉽게 네트워킹할 수 있도록 적절한 이름표를 준비하는 것은 매우 중요하다. 당신은 이것을 미리 알고 있었기 때문에 미리 멋진 이름표를 준비했으나, 당신은 이름표에 끈이 필요하다는 것을 알지 못했다. 행사에서 참가자들은 이름표를 손에 들고 걸어 다녔고, 어떤 사람은 심지어 테이프를 사용해 이름표를 셔츠에 붙이기도 했다.
오늘의 교훈: 참가자의 신분으로 많은 미팅에 참여했다고 자신이 모든 것을 안다고 단정해서는 안된다. 세부 사항은 전문가에게 맡기는 것이 좋다.
