‘회의’, ‘미팅’이라는 단어를 생각하면 당신은 어떤 분위기가 떠오르는가? 아마도 사방이 막혀있는 회의실에 모여 경직된 분위기 속에서 회의를 하는 모습이 연상될 수 있을 것이다. 이렇게 조금은 진부하고, 지루했던 미팅 진행방식이 최근 새로운 변화를 맞이하고 있다. 이색적인 장소에서 독특한 분위기를 낼 수 있는 유니크베뉴 활용 등 그 어느 때보다 미팅(소규모 기업회의, 워크숍, 컨퍼런스, 인센티브 등)을 주최하는 다양한 장소와 방법이 주목되고 있다. 이에 이번호에서는 향후 미팅 기획자가 놓치지 말아야할 ‘7가지 미팅 트렌드’를 살펴보고, 실제 적용할 만한 아이디어를 발견할 수 있기를 기대한다.
1. 안락하고, 편안한 분위기 연출
당신의 상사가 회의를 소집하며, 모던하고 우아한 카페에 데려가 음료를 마시며 캐주얼한 분위기 속에서 회의 아젠다(agenda)를 건넨다면 어떠한 기분이 들겠는가. 아마도 평소와 같은 딱딱한 회의 분위기가 아니라 조금 놀라면서도 동시에 색다른 환경으로 인해 창의적인 아이디어가 오갈 것 같지 않은가. 이처럼 미팅이 진행되는 장소 및 분위기는 미팅 아젠다 만큼이나 중요한 요소이다. 대부분 외부기관과의 미팅이나 중요한 기업회의는 호텔이나 회의장을 이용하기 마련인데, 이러한 ‘베뉴(Venue)’는 미팅의 분위기를 좌지우지하는 큰 역할을 한다. 그러나 이런 공식 베뉴라 하더라도 회의 주제나 콘셉트에 따라 딱딱하고 포멀한(formal) 분위기의 회의실을 안락하고 캐주얼한 장소로 만들 수 있다. 최근 미팅장소의 트렌드는 모던한 카페 분위기로, 목재 테이블에 아늑한 소파, 부드러운 자연광 조명 및 벽난로까지 현대적이면서 우아한 분위기를 낼 수 있는 공간을 많이 사용한다.
2. 자연 친화적인 야외미팅
여전히 미팅을 실내에서만 하고 있는가? 최근 독특한 미팅공간으로 주목받고 있는 유니크베뉴의 수요가 급속도록 증가하고 있고, 각 국의 컨벤션 뷰로에서 유니크베뉴 발굴과 유치를 위해 많은 노력을 기울이고 있다. 특히 유니크베뉴 중 자연을 그대로 느낄 수 있는 야외 공간도 인기장소인데, 답답한 회의실에서 벗어나 신선한 공기와 자연을 즐기며 색다른 미팅을 진행할 수 있어 선호되는 미팅장소다. 더 나아가 야외에서 오찬을 제공하거나, 가벼운 하이킹 프로그램을 추가하여 평소에 접할 수 없었던 독특한 미팅경험을 선사한다면 참가자의 미팅 만족도 또한 높아질 것이다. 이외에도, 고층 호텔의 루프트탑(rooftop) 테라스에서 특별 세션을 기획하거나, 수영장 혹은 바닷가 근처에서 워크샵을 진행하는 것도 색다른 방법이 될 것이다. 단, 야외미팅인 점을 감안하여 미팅에 필요한 스크린, 무선인터넷 등과 같은 제반시설은 별도로 준비해야 함을 잊지 말자.
3. 블레져(Bleisure, Business + Leisure)
세계 각국의 관광청 및 미팅 기획자들은 비즈니스 이벤트에 참여하는 참가자가 항상 업무목적만 가지고 행사 목적지에 방문하지 않는다는 것을 잘 알고 있다. 특히 타 국가로 비즈니스 이벤트에 참가하는 경우 참가자의 파트너나 가족, 심지어 친구도 함께 동반하는 경우를 종종 볼 수 있다. 미팅 기획자는 이를 인지하고, 비즈니스 참가자와 단순 관광객을 구분지어 바라볼 필요가 없으며, 행사 참가자에게 방문지역에 어떤 종류의 여가 및 관광활동을 할 수 있는지 충분한 정보를 제공할 필요가 있다.
