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⑬ 국제회의 개최 시 전시회 동시 개최여부(O/X)와, 동시 개최할 경우 전시회의 규모
국제회의 개최 시 전시회를 동시에 개최하는 지에 대한 조사 결과, 전시회를 동시에 개최한다고 응답한 비중이 46.2%로 가장 많았고, 동시에 개최하지 않는다는 응답은 39.3%, 매년 상황에 따라 다르다는 응답은 14.5%로 나타났다. 또한 전시회를 동시 개최하는 경우 전시회 규모와 관련한 질문에서는 ‘200㎡ 이하’ 규모가 가장 많았고, 다음으로 ‘500㎡ 이하’, ‘2000㎡ 이하’ 순이었다. 전반적으로 국제회의 개최 시 전시회를 동시에 개최하는 경우, 전시회는 비교적 작은 규모로 개최되는 경향을 보이는 것으로 나타났다.
⑭ 국제단체가 주최하는 가장 큰 규모 국제회의의 평균 참가자 수
국제단체가 주최하는 가장 큰 규모의 국제회의에 참가하는 평균 참가자 수에 대한 조사결과, 101-250명이라는 응답이 가장 많았고(26.1%), 다음으로 251-500명이라는 응답이 높은 비중(17.9%)을 차지하였다. 전체적으로 평균 참가자 수가 500명 이하라는 응답이 78.3%로 나타나 높은 비중을 차지한 반면, 1,000명을 초과한다는 응답은 약 12.1%로 나타났다.
⑮ 동반자와 함께 참석하는 참가자의 비중
동반자와 함께 국제회의에 참석하는 참가자의 비중이 1~5%를 차지한다는 응답이 18.4%로 가장 많았고(동반자가 없다는 응답을 제외하고), 5~10%에 해당한다는 응답은 15.1%, 10~20%에 해당한다는 응답은 12.3%를 차지하였다.
⑯ 주요 행사를 주최하는 데 있어 명확히 구분되는 다른 기관(단체)과 제휴하는지 여부
국제단체가 주요 행사를 주최하는 데 있어 명확히 구분되는 다른 기관과 제휴하는지에 대한 조사 결과, ‘아니오’라는 응답이 50%에 달한 반면, 정기적으로 제휴한다는 응답은 13.1%로 나타났다.
4. 국제회의 개최에 미치는 외부 환경의 영향
불확실성이 큰 현재 비즈니스 환경에서 국제행사 주최 기관은 여러 어려움과 도전과제에 직면하고 있다. 설문조사 결과를 살펴봄으로써 현재 기관들이 겪고 있는 변화와 그 변화에 영향을 미친 외부 환경 요인에 대해 파악할 수 있을 것이다. 각 지자체 및 컨벤션뷰로들은 주요 국제회의를 해당 지역에 유치하고자 할 때 주최기관들이 우려하는 바가 무엇인지 이해하고 어떻게 커뮤니케이션 할지 고민하는 것이 필요하며, 주최자들의 어려움이나 한계를 이해하고 직·간접적으로 혜택을 제공할 수 있는 방안을 모색하는 것이필 요하다.
① ‘우리 기관에서는 지난 3년간 (번호)’에 해당되는 것을 모두 고르시오.(중복 선택)
국제단체를 대상으로 최근 3년간 외부 환경이 국제회의 개최에 미친 영향에 대한 조사 결과, 국제회의 개최가 취소되거나 일자·장소가 변경되었다는 응답이 20%를 넘었으며, 참가자 수 감소에도 불구하고 개최되었다는 응답은 16.5%였다. 이러한 응답을 종합하면, 여러 가지 유형의 영향을 받았다는 응답이 약 48%였고, 영향을 받지 않았다는 응답은 51%였다.
② 앞서 응답한 질문과 관련하여, ‘이와 같은 변동 사항은 (번호)때문에 비롯되었다’에 해당되는 것을 모두 고르시오.(중복 선택)
위에서 응답한 변화에 직접적인 영향을 미친 환경적 요인으로는 외부 환경 요인(자연재해나 정치·경제·사회적 문제 등)이 25.3%, 기관 자체의 내부적 요인(재정 문제, 스케줄 문제 등) 19.3%, 참가자 부족 4.9%, 기타 2.3%로 나타났다. 이 중 가장 큰 영향을 미친요인은 세계 경제상황(11.1%)이었고, 다음으로 물류 혹은 재정적 문제(10.7%), 일정 겹침 등 스케줄 문제(8.6%) 순이었다.
③ 현 세계 경제상황이 국제회의 활동에 미칠 영향 중 우려하는 바가 있다면 모두 고르시오.(중복 선택)
현 세계 경제상황이 회의 개최환경에 미치는 미칠 영향 중 우려하는 바에 대한 조사 결과, ‘참가자 감소‘(23.3%)와 ‘재정적 지원의 감소’(22.2%)에 대한 우려가 가장 큰 것으로 나타났다.
5. 온라인 미디어와 테크놀로지 활용 관련
주최기관들의 테크놀로지 및 온라인 미디어 활용 현황은 해당지역에 주요 국제회의 유치를 원하는 각 지자체 및 컨벤션뷰로, 개최시설, 국내 주최자 모두에 시사점을 제공한다. 예를 들어 주요 국제회의에서 참가자들을 위해 행사와 관련한 실시간 온라인 중계를 제공하고 있다면, 개최시설에서는 이와 관련한 적합한 테크놀로지를 갖춰야 할 것이며, 지자체 및 컨벤션뷰로들은 웹사이트 보유 현황이나 형태를 파악하고 한국어로 된 사이트 제작을 지원해주는 등의 서비스를 제공하는 방안을 생각해 볼 수 있다. 더불어 국내 주최자들은 온라인 미디어 및 테크놀로지 활용 트렌드를 감지하고 자신들의 국제회의를 개선하는데 영감을 얻을 수 있을 것이다.
① 주최하는 행사의 웹사이트의 보유 여부(O/X)
주최하는 행사의 웹사이트를 보유여부에 대해 질문한 결과, 보유하고 있다는 응답이 88.4%를 차지하였으며, 없다는 응답은 9.5%였다. 국제회의를 주최하는 대부분의 단체가 국제회의 개최를 위해 웹사이트를 운영하는 것으로 보인다. 웹사이트를 운영하는 경우, 별도의 도메인을 보유하고 있다는 응답이 32.3%, 기관 웹사이트의 일부 페이지에 행사 내용을 게재한다는 응답이 44.2%, 국제기관의 국내 지부 웹사이트의 일부에 게재한다는 응답이 11.9%로 나타났다.
② (조직 내 회의, 또는 대규모 국제회의 시) 화상 회의 활용여부
조직 내 회의나 주최하는 국제회의에서 화상 회의(온라인 회의)를 활용하는지에 대한 조사 결과, 활용한다는 응답이 34.3%, 활용하지 않는다는 응답은 62.2%를 차지하였다.
③ 주최하는 행사에 참가자들이 온라인으로 참여할 수 있는지의 여부 (O/X, 중복 선택)
응답자가 속한 기관(단체)이 주최하는 행사에 참가자들이 온라인으로 참여할 수 있는지에 대한 조사 결과, 온라인 옵션을 제공한다는 응답이 36.7%, 제공하지 않는다는 응답이 49.6%를 차지하였다. 이 중 회의 진행 동안 실시간 스트리밍 서비스(동영상)를 제공한다는 응답은 14.3%, 녹화된 동영상 콘텐츠를 제공한다는 응답은 12.8%였다.
6. 컨벤션뷰로 서비스 이용 관련
본 파트에서는 주최기관들에게 컨벤션뷰로 서비스 이용과 관련된 질문을 하였다. 주최기관들이 컨벤션뷰로에서 제공하는 서비스에 대해 인지하고 있는지의 여부와 현재 도움을 받고 있는 서비스는 어떤 것들이 있는지에 대해 알아보았다.
① 컨벤션뷰로에서 제공하는 서비스들에 대해 잘 알고 있는지의 여부 (중복 선택)
컨벤션뷰로에서 제공하는 서비스에 대해 잘 알고 있는지를 조사한 결과, ‘그렇다’라는 응답은 34.9%, ‘아니다’라는 응답은 45.6%인 것으로 나타났다. 또한 이미 이용하고 있다는 응답은 12.6%, 이용 예정이라는 응답은 2.3%로 나타났다.
② 컨벤션 뷰로에서 제공하는 서비스 중 현재 이용 중인 혹은 과거에 이용했던 서비스에는 어떤 것이 있습니까? (중복 선택)
컨벤션뷰로에서 제공하는 서비스 중 현재 이용 중이거나 과거에 이용했던 서비스에 대해 조사한 결과, 공급업자를 찾는데 도움을 받았다는 응답이 10.6%로 가장 높았고, 다음으로 재정적 지원을 받았다는 응답(4.9%)과 제안요청서 작성에 있어 도움을 받았다는 응답(4.9%)이 높았다.
