MICE산업이 큰 사회·문화·경제적 파급효과를 가져오는 고부가가치 신종산 업으로 인식되면서, 유럽 및 북미 선진국 뿐 아니라 우리나라 주변국의 관광 경쟁국들도 홍보활동을 강화하고 있으며 막대한 자본을 투자하여 각국의 대 규모 컨벤션 시설을 확충하는 등 자국으로의 국제 행사를 유치하기 위해 총 력을 기울이고 있다. 우리나라도 현재 유치 가능성이 있는 국제행사를 발굴 하고 유치하기 위해 정부차원에서의 지원도 이루어지고 있으며, 이러한 상황 에서 국제회의를 주최하는 주최기관에 대해 파악하는 것은 매우 의미 있다고 할 수 있다. 현재 참가자들을 대상으로 하는 조사는 경제적 파급효과 산출 및 각 행사의 고객 정보 수집 등 다양한 목적을 이유로 활발하게 진행되고 있으 나, 전 세계 국제회의 주최 기관(단체)을 대상으로 하는 조사의 경우 현실적 으로 많은 어려움이 존재하여 실질적인 조사가 이루어지기 힘든 것이 사실이 다. 하지만 국제회의 개최지 결정에 실질적인 영향력을 갖고 있는 주최자(주 최 기관 및 단체)를 대상으로 개최지 의사결정자는 누구이며, 조직 내 어떤 의사결정 내부 과정을 거치고, 어떤 속성들을 중요하게 생각하는지에 대해 파악하는 것은 매우 중요하다. 국제협회연합(UIA)은 최근 「2015 UIA 국제 회의 주최기관의 회의개최 동향 및 주요 이슈」 조사결과를 발표하였는데, 이 번 호에서는 이 결과를 구체적으로 살펴보았다.
1. 「국제회의 주최기관의 회의개최 동향과 이슈」 조사 개요
국제협회연합(The Union of International Association, 이하 UIA)은 2015년 국제회의를 주최하는 전 세계 약 15,000개의 국제단체(정부 간 기구 및 비정부기구)를 대상으로 설문조사를 실시하였다. 본 조사는 1985년에 최초로 실시되었는데, 이번 조사는 1993 년, 2002년, 2009년, 2013년에 이은 6번째 설문조사이다. 본 설문조사는 국제회의를 개최하는 주최자(기관, 단체)가 시장의 변화 년, 2002년, 2009년, 2013년에 이은 6번째 설문조사이다. 본 설문조사는 국제회의를 개최하는 주최자(기관, 단체)가 시장의 변화와 현재 직면한 도전과제들을 빠르게 파악하는데 도움을 주기 위해 기획되었다. UIA는 향후 이러한 설문조사를 매 3년마다 주기 적으로 시행하여 발표할 계획이라고 밝혔다. 이번 조사는 2015년 9월 이메일로 설문지를 배포하였고, 약 2주 동안 온라인 조사로 진행되었다.
2. 국제회의 주최기관의 해외 지사(지역 본부) 설립계획
국제기관(단체)의 국내 지부(지사) 설립은 국제회의 유치에 있어 매우 중요한 사안이다. 국제기관의 지역본부 설립으로 해당 지역에 주요 국제 행사를 개최할 수 있는 기회가 주어지며, 또한 국내 기관(단체)들과의 네트워크 형성이 가능해진다. UIA가 발표한 2014 년 국제회의 통계에서 851건의 국제회의를 개최하여 세계 2위로 올라선 벨기에는 상당수의 국제기구 본부와 지부가 위치해 있어 국제회의 개최에 유리한 조건을 가지고 있다. 그런 점에서 현재 국제기관(단체)들의 지사 설립 계획 여부와 설립 예정 지역을 살펴보는 것은 향후 국제회의 시장변화에 중요한 시사점을 제공한다.
새로운 지사 설립 예정 지역은 유럽과 아시아 선호도 높아
① 새로운 나라에 지사(지역 본부) 혹은 멤버십을 확장할 계획을 갖고 있는지 여부
해당 응답자가 속한 국제기관(단체)이 새로운 나라에 지사(지역 본부) 혹은 멤버십을 확장할 계획을 갖고 있냐는 질문에 응답자의 67%가 ‘그렇다‘고 답한 것으로 조사되었다.
② 새로운 지역 본부를 설립할 계획을 가지고 있다면, 설립될 지역은 어디입니까?(중복 선택)
확장 계획을 가지고 있는 기관의 설립예정 지역은 (계획이 없거나 해당사항이 없는 경우를 제외하고) 유럽(7.8%)과 아시아(5.4%)를 선호하는 것으로 나타났다.
3. 국제기구 및 단체의 국제회의 개최현황과 동향
각 지차체 및 컨벤션뷰로들은 국제단체가 주최하는 국제회의의 성격, 선호하는 개최 시기, 개최 일수, 개최 주기, 선호하는 개최 시설 등을 파악함으로써 주요 국제회의 유치에 한 발짝 더 다가갈 수 있을 것이다. 또한 개최지 결정의 최종 의사결정자가 누구인지 파악 함으로써 목표 타겟을 정하고 이에 따른 전략을 수립할 수 있을 것으로 기대된다.
① 귀하가 속한 국제기구(단체)는 정기적으로 최소 1개 이상의 국제회의를 주최합니까?
응답자가 속한 기관(단체)에서 최소 1개 이상의 국제회의를 주최하고 있느냐는 질문에 ‘그렇다’라는 대답이 93.0%를 차지하였고, ‘아니다‘라는 응답은 7.0%로 나타나 거의 대부분의 국제단체가 매년 정기적으로 국제회의를 개최하는 것으로 나타났다.
② 주최하는 국제회의의 유형(중복 선택)
어떠한 유형의 국제회의를 개최하는 지에 대한 조사 결과, 컨퍼런스(컨벤션, 콩그레스 포함)와 세미나 개최 비중이 가장 높은 것으 로 나타났다. 또한, 국제회의 주체단체들은 평균적으로 4개 유형의 국제행사(동시 개최 포함)를 개최하는 것으로 나타났다.
③ 국제단체가 주최하는 대규모 행사의 개최 주기
국제단체가 주최하는 대규모 행사의 개최 주기에 대한 조사 결과, 매년 개최한다는 응답이 전체의 45.6%로 가장 많았으며, 격년으로 개최한다는 응답이 27.6%로 두 번째로 많았다.
④ 실제적인 회의 기획·준비 및 진행을 담당하는 주체(중복 선택)
국제회의 주최 시 실제적인 회의 기획(준비) 및 진행을 담당하는 주체에 대한 조사 결과, 국제단체의 국내 지부가 맡아서 한다는 응답이 가장 많았다.
⑤ 주요 국제 행사의 지출을 커버하는 주요 수입원(중복 선택)
각 기관에서 주최하는 국제회의의 지출을 커버하는 주요 수입원으로 등록비와 후원(정부지원 등)이 가장 높은 비중을 차지하였다.
⑥ 국제행사 개최지(국가, 도시, 장소 등)에 대한 최종 의사결정 주체(중복 선택)
각 국제행사 개최지에 대한 최종 의사결정 주체에 대한 조사 결과, ‘이사회’와 ‘총회’라는 응답이 각각 34.4%, 22.6%로 전체의 과반이 넘는 등 가장 많았다.
⑦ 행사 입찰에 대한 매뉴얼(의사결정에 필요한 정보 및 행사 입찰기준 등) 제공 여부
국제단체가 주요 국제행사의 입찰에 대한 매뉴얼을 제공하는지 여부에 대한 조사 결과, 매뉴얼보다는 덜 엄격한 가이드라인이나 체크리스트를 제공한다는 응답이 37.9%로 가장 많았고, 제공하지 않는다는 응답도 30%에 달했다. 매뉴얼을 제공한다는 응답은 15.8%로 나타났다.
⑧ 대규모 국제회의 개최일자로 가장 선호하는 기간(중복 선택)
국제단체가 주요 국제행사 개최 시 가장 선호하는 기간에 대한 조사 결과, ‘9-10월’과 ‘5-6월’이 라는 응답이 각각 26.8%, 24.6% 로 가장 높았다. 이는 UIA에서 매년 발간하는 국제회의 통계결과와도 일치하는 것으로, 실제로 해당 월에 국제회의 개최건수가 가 장 많았다. 계절적으로는 봄·가을로 국제회의가 가장 많이 개최되는 성수기에 속한다.
⑨ 대규모 국제회의의 평균 개최 일수
국제단체가 주최하는 대규모 국제회의의 평균 개최 일수는 ‘2-3일‘이라는 응답이 가장 많았고(47.3%), 다음으로 ’4-5일‘(34.3%)이라는 응답이 많았는데, 결과적으로 80% 이상의 국제회의가 2일에서 5일간 개최된다고 할 수 있다. 6일 이상 장기간 개최한다는 응답은 8.6%였다.
⑩ 국제단체가 주최하는 최대 규모의 국제회의를 개최하는 지역은?(중복 선택)
국제단체가 주최하는 가장 큰 규모의 국제회의를 개최하는 지역에 대한 조사 결과, 유럽이 압도적으로 많았고(46.2%), 순회하여 개최한다는 응답도 전체의 25%에 달했다. 다음으로는 북미(8.8%), 아시아(8.1%), 아프리카(5.0%), 남미(4.6%), 태평양 지역 (2.7%) 순이었다.
⑪ 대규모 국제회의를 순회하여 개최하는 경우, 정해진 순회 패턴이 있는지의 여부
대규모 국제회의의 순회 패턴에 대한 조사결과, 뚜렷한 순회 패턴이 없다고 응답한 비중이 전체의 69.2%를 차지한 반면 순회패턴 이 있다는 응답은 31.8%였다. 순회 패턴이 없는 경우, ‘상황에 따라 다르다’는 응답이 가장 많은 비중을 차지하였다. 순회 패턴이 있는 경우에는, ‘대륙 간 순회’한다는 응답이 가장 많았고, 다음으로 ‘동일 대륙 내 국가 간 순회’한다는 응답이 많았다.
⑫ 대규모 국제회의 개최 시 선호하는 시설의 유형
대규모 국제회의 개최 시 선호하는 시설의 유형에 대한 조사 결과, 호텔이라고 응답한 비중이 27.3%로 가장 높았고, 다음으로 컨 벤션센터(25.2%)가 높은 비중을 차지하였다. 또한 선호하는 장소가 없거나 상황에 따라 다르다는 응답도 전체의 17.6%에 달했다.
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