기업들은 보통 전시회(Trade Show)에 참가하여 운영할 부스(Booth)를 디스플레이하는 데 적지 않은 돈과 시간, 노력을 들이기 때문에 투입하는 자원들을 최대한 활용하는 것이 무엇보다 중요하다. 따라서 철저한 계획과 리서치가 필수적이며 이를 기반으로 할 때만 전시회에서의 성공적인 부스 운영을 기대할 수 있다. 국내에서도 수 많은 기업들이 전시회 참가를 통한 마케팅 활동을 하고 있는데, 이번 호에서는 참가업체가 부스로 참관객 유인률을 높일 수 있도록 부스 디스플레이 기법, 부스 방문객을 위한 기념품에 대한 아이디어와 최신 전시회 부스운영 트렌드 등 성공적인 전시회 부스 운영방법을 소개하였다.
1. 마케팅 수단으로서의 전시회의 장점
전시회는 전통적인 면대면 마케팅 기법으로 경영마케팅 전략에서 중요한 한축을 담당하고 있다. 특히 전시회가 참가업체에게 주는 이점(Benefits)은 다음과 같이 다양하다. 이렇게 전시회가 제공하는 이점 때문에 많은 기업들이 자사 제품의 마케팅 활동을 효율적으로 수행하기 위해 국내외 전시회에 참가하고 있다. 하지만 다수의 경쟁 참가업체가 제한된 전시장 공간에서 한정된 숫자의 바이어를 자사 부스로 유치하기 위해 다양한 노력들을 전개하고 있기 때문에, 업체간 바이어 유치 경쟁이 치열하다는 점 또한 간과할 수 없다. 따라서 경쟁업체들과의 경쟁에서 전략적 우위를 차지하고, 바이어들이 방문하지 않을 수 없는 부스로 만드는 것이 중요하다. 그렇다면 성공적인 전시회의 부스 운영 기법은 무엇일까?
2. 바이어(Buyer)를 부르는 부스 운영 기법 10가지
① 부스 위치 선정의 중요성
위치선정의 중요성은 다른 여타 비즈니스 부문처럼 전시회에서도 크게 강조된다. 대부분의 해외 전시회들은 프라임 부스(Prime Booth) 위치를 선정하여, 해당 위치에 부스를 세우는 참가업체들에게 추가적인 금액을 부여하고 있다. 좋은 위치에서 부스를 운영하기 위해 추가적인 금액을 지불할 용의가 있는 참가업체일 경우, 전시 참가여부와 부스 위치는 되도록 빨리 결정하는 것이 좋다. 대부분의 전시회에서 프라임 부스 위치는 가장 빨리 판매될 뿐만 아니라 몇몇 전시회의 경우 1년 전 부터 예약해온 참가업체들에게 프라임 부스를 배정하는 경우가 많기 때문에 최소한 1년 전에 전시회 참가 여부를 결정하고 준비하는 것이 필요하다. 또한 특정 전시회에 일회성으로 참가하는 것이 아니라 장기간 연속적으로 참가하면 프라임 위치에 부스위치를 배정해주는 것은물론 할인 혜택까지 주어질 수 있기 때문에, 전시회 주최자와 반드시 협상을 시도할 필요가 있다.
② 참신한 디자인의 부스
디자인이 훌륭한 부스는 전시회에 참가한 바이어들의 눈길을 끌기 마련이다. 따라서 참신한 디자인의 부스를 설치하는 것도 하나의 전략이라 할 수 있다. 특히 밝은 컬러를 테마 컬러로 사용하여 부스의 주목도를 한층 높일 수 있다. 또한, 전달하고자 하는 메시지를 여러 방향에서 참관객들이 분명하게 인식할 수 있도록 강조하는 것도 중요하다. 메시지 강조는 눈에 잘 띄는 사인보드와 조명을 적절히 활용하는 것이 중요하다.
③ 바이어들이 둘러볼 수 있는 부스
참신한 디자인과 좋은 위치에 부스를 설치했더라도 바이어들이 둘러보는 데 어려움을 느끼는 부스라면 성공적인 부스운영이 어려울 수 있다. 전문적인 자세와 미소를 띈 얼굴로 부스 안을 둘러보는 바이어들을 상대할 수 있는 안내원이 부스 안에 상주하는 것이 중요한 이유가 바로 여기에 있다. 이외에도 부스 안에는 전단지, 카탈로그 등 여러 가지 종류의 제품 소개 자료를 구비하여, 부스를 방문하는 바이어들에게 다양한 선택권을 주는 것이 좋다. 사진으로 된 제품 카탈로그를 보길 원하는 사람이 있는 반면, HD 스크린이나 태블릿 PC에서 재생되는 영상자료를 보고 싶어 하는 사람도 있기 때문이다. 또한 부스를 방문하는 바이어들 중 상당수가 부스 관계자에게 제품에 대해 물어보길 원하므로, 부스 안에는 늘 바이어들을 응대할 수 있는 상주인원이 있어야 한다는 점을 기억하자.
④ 소셜미디어의 적극적인 활용
대부분의 참가업체들은 전시회에 참가하기 전 소셜미디어를 활용한 마케팅 전략을 기획하고 있다. 따라서 소셜미디어를 통해 잠재 참관객들에게 초청장을 보내 참가업체의 부스 위치를 알리고, 거래성사 시 특별 인센티브를 제공한다는 내용의 정보를 제공 한다면 성공적인 부스 운영에 도움이 될 수 있다.
⑤ 훈련 받은 부스 호스트(Host) 직원
부스 내 상주 직원 외에도 간단한 질문에 응대하고 부스에 방문객이 찾아올 경우 해당 분야 직원에게 안내해 줄 수 있는 호스트직원을 고용하는 것도 좋은 방법이다. 기업체의 이미지나, 전시회와 참가 부스의 주제에 맞는 모델, 마술사, 가수 등의 엔터테이너들을 고용하는 것도 고려해볼만 하다.
⑥ 전시회 기간 동안의 특별 오퍼임을 강조
바이어와의 상담을 실질적인 계약으로 이어나가기 위해서는 특별 할인이나 각종 스페셜 오퍼들이 전시회 기간 동안에 한정된 것 이라고 강조할 필요가 있다. 대신 특별오퍼 조건에 대해 분명하게 명시하여 바이어들이 쉽게 인지할 수 있도록 해야 한다.
⑦ 간단한 스낵제공으로 얻는 홍보효과
전시회에 참가한 방문객들은 하루 종일 걷는 데 익숙하지 않은 사람들이 대부분이다. 때문에 잠재 고객이 될 수 있는 이들에게 간단한 스낵과 음료를 제공하는 것은 좋은 홍보 방법이 될 수 있다. 다만 제공되는 물병 등에는 기업의 브랜드 로고나 명함을 부착하여 방문객들이 어디에서 스낵을 받았는지 기억하게 만들어야 하며, 이를 통해 참가업체들은 자사에 대한 홍보효과를 톡톡히 얻을 수 있다.
⑧ 판촉물의 적극 활용
전시회장에서 방문객에게 제공하는 참가업체의 기념품은 전시회의 주된 상품으로 볼 수 있다. 그러나 참가업체 입장에서는 기념품 또한 예산이 소요되기 때문에, 기념품을 고르는 것도 매우 중요한 일이다. 기념품을 고를 때는 기업 브랜드와 연계되는 것이 면서도 방문객들이 받고나서 유용하게 쓸 수 있는 것이어야 한다는 점에 유의해야 한다. 두 가지 조건이 모두 뒷받침될 때에만 잠재고객인 부스 방문객들이 오랫동안 기념품을 간직하여 그만큼 기업에 대해서도 기억할 수 있는 기회를 확대시킬 수 있기 때문이다. 추천할 만한 참가업체의 기념품은 다음과 같다.
⑨ 전시회에서만 얻을 수 있는 특별한 정보를 제공
전시회 방문객들에게 특별한 정보를 제공하는 것도 성공적인 부스 운영 전략의 한 부분이라 할 수 있다. 해당 지역의 산업동향이나 상위 10개의 인기품목 리스트, 신규 트렌드 등 제공하려는 정보를 특정분야로 한정 지을 필요는 없다. 특히 전시회 방문객들이 대부분 타 지역에서 온 사람들이라면 저녁식사를 할 만한 지역 맛집에 대한 정보를 주는 것도 고려해볼 만하다.
⑩ 이벤트 등의 프로모션 행사 개최
전시회에서 바이어나 방문객을 부스로 유인하는 데에는 경품추첨과 같은 스페셜 프로모션 행사만큼 좋은 것이 없다. 바이어나 전시회 참가자들의 이목을 쉽게 끌 수 있기 때문이다. 하지만 단순한 이벤트성 행사가 아니라 방문객들의 부스방문을 바이어 상담으로 이어나가야 한다는 것을 기억해야 한다. 추후 상담에 참여할 수 있는 잠재고객에 대한 정보를 수집하기 위해 행사에 참가하는 부스 방문객들을 대상으로 명함이나, 간단한 인적사항을 기재할 수 있는 설문조사를 시행하는 것도 잊지 말아야 한다.
이처럼 성공적인 전시회 참가를 위해선 세부적인 부스 운영계획을 철저하게 수립해야 한다. 특히, 전시회는 짧은 기간 동안 큰 비용을 투자해야 할 뿐만 아니라 단발성 거래를 기반으로 하기 때문에, 성공적인 부스 운영을 확신할 수 있을 만큼의 준비가 필요하다. 앞서 소개한 10가지 성공적인 부스운영 기법 또한 대부분이 철저한 시장조사와 전략 수립 과정을 미리 수행할 것을 전제로 하고 있다. 따라서 전시회에 정기적으로 참가하는 업체라면 시장조사와 전략수립과 같은 일련의 과정을 정리하여 회사 내부의 절차적인 시스템으로 확립하고 끊임없이 개선시키려는 노력이 필요하다
