- BestCities Global Alliance 출범배경 및 현황
- BestCities Global Alliance 회원도시 현황
베를린 / 케이프타운 / 시카고 / 두바이 / 휴스턴 / 코펜하겐 / 에든버러 / 멜버른 / 싱가포르 / 벤쿠버 - BestCities Global Alliance 운영전략 및 성과
지난 2013년 5월, 세계적인 컨벤션뷰로 연합체인 베스트시티스글로벌얼라이언스 (BestCities Global Alliance, 이하 베스트시티스)가 신규 회원사로 시카고를 맞이하였다. 이로써 베스트시티스는 5대륙 10개국의 파트너사를 보유한 세계 최대의 컨벤션뷰로얼라이언스로 자리매김 하게 되었다. 베스트시티스는 세계 각 국의 유수컨벤션뷰로 간 전략적 협력 네트워크를 조성하고 다채로운 조력사업을 추진함으로써 최고 수준의 서비스를 제공하고 경쟁우위를 확보하자는 취지 하에 2000년에 설립되었다.
설립당시 회원 뷰로는 총 5개에 불과하였으나, 꾸준한 멤버십 확장사업을 통해 현재 총 10개-베를린(Berlin), 케이프타운(Cape Town), 시카고(Chicago), 두바이(Dubai), 휴스턴(Houston), 코펜하겐(Copenhagen), 에든버러(Edinburgh), 멜버른(Melbourne), 싱가포르(Singapore), 벤쿠버(Vancouver)-도시의 컨벤션뷰로를 회원기관으로 보유하고 있다. 현재 베스트시티스의 회원 뷰로들은 정보공유, 통합 커뮤니케이션, 기술혁신 및 서비스품질관리를 위해 긴밀한 네트워크를 이루어 협력하고 있다.
1. BestCities Global Alliance 출범배경 및 현황
베스트시티스 글로벌 얼라이언스,
전 세계 각지의 컨벤션뷰로를 선도하는 트렌드 세터이자 벤치마크로 자리매김
2000년 2월 멜버른에서 공식 설립된 베스트시티스는 세계 최초의 컨벤션도시간 얼라이언스로 MICE업계의 대표적인 혁신적인 전략적 연합체로 평가받고 있다. 베스트시티스 창립멤버이자 벤쿠버관광청의 CEO인 릭 앤톤슨(Rick Antonson)은 “오늘날에는 협력 네트워크 구축을 통한 공동 세일즈 마케팅 사업 및 정보공유 전략, 즉 제휴 콘셉트 (alliance concept)가 일반화되어 있으나, 베스트시티스 창립 당시만 해도 컨벤션뷰로간 얼라이언스는 획기적인 사업안이었다”고 회고한다. 케이프타운, 코펜하겐, 두바이, 에든버러, 멜버른, 산후안, 싱가포르 및 벤쿠버 등 세계 유수 컨벤션도시의 컨벤션뷰로 담당자들은 상호협력관계를 구축하여 입찰정보, 고객DB 등 다양한 정보 및 각 기관별 전문 비즈니스 노하우를 공유함으로써 양질의 서비스를 제공하고 경쟁우위를 확보하고자 하였다.
베스트시티스는 최고 수준의 혁신적인 서비스를 제공함으로써 전 세계 컨벤션뷰로를 선도하는 트렌드 세터로 자리매김하고자 하는 비전 하에 경영품질체계(Quality Management System, 이하 QMS)를 수립하여 세계 최고 수준의 서비스를 제공하는 것을 주요 미션으로 삼고 있다. 베스트시티스의 주요 운영목적은 모두 네 가지로 자세한 사항은 다음과 같다.
- 컨벤션뷰로 회원망을 바탕으로 금융, 신규시장, 조직운영 관련 전문 노하우 등 각 회원기관이 보유하고 있는 자원을 공유함으로써 재원 활용의 효율성을 극대화
- 회원기관 간 모범사례, 아이디어, 지식, 시장정보 교환 및 신규 컨벤션뷰로 프로그램 개발을 독려
- 세일즈, 연구, 마케팅 등 상호수혜를 거둘 수 있는 사업 분야의 발생비용을 공동 부담함으로써 재정적 부담을 절감
- 컨벤션뷰로간 엽합체의 특화 브랜드를 구축하여 회원기관의 업계 인지도를 높이고 경쟁우위를 확보 할 수 있도록 조력
BestCities Global Alliance – 친선 기반의 전략적 협의체로 운영 中
베스트시티스는 기본적으로 친선 기반의 전략적 협의체로 운영되고 있으며 각 회원사는 베스트시티스가 설립한 자체규정준수위원회(Self Regulatory Compliance Panel) 및 윤리강령(Code of Ethics)의 내용을 존중할 의무를 갖는다. 베스트시티스의 운영조직은 크게 회장단(CEO Group), 연합체협의회(Alliance Committee), 비즈니스개발단(Business Development Group) 등 3개 조직으로 구성되어 있다. 먼저 회장단은 베스트시티스의 이사회 격으로 연합회의 운영방향 및 정책수립을 담당하고 있다.
의장은 회원사 간 순환으로 선정되며, 현재 이사회 의장은 싱가포르전시컨벤션뷰로의 부총괄책임자인 니타 래치만다스(Neeta Lachmandas-Sakellariou)가 맡고 있다. 연합체협의회는 전략기획, 실행, 재정관리, 커뮤니케이션, 성과 모니터링과 같은 전반적인 운영업무를 수행한다.
2013년 현재 협의회의 의장은 멜버른컨벤션뷰로 비즈니스개발 및 입찰부서 부장인 줄리아 스완슨(Julia Swanson)이 맡고 있다. 비즈니스개발단은 공동 세일즈 행사의 기획 및 운영업무를 담당하고 있으며 두바이컨벤션이벤트뷰로의 카리나 랜스(Karina Lance)의 진두지휘하에 운영되고 있다.
회원도시는 전 세계 유수의 컨벤션 도시 가운데 기존 회원 포트폴리오에 시너지 효과를 창출할 수 있는 도시를 선정
베스트시티스 회원도시들은 전 세계 5대륙 10개국에 분포해 있으며 소재 지역 및 문화권별로 각기 다른 매력을 뽐내고 있다. 다채로운 특·장점을 지닌 회원도시들은 컨벤션 개최도시로써 다음과 같은 공통점을 갖는다.
- 첫째, 10개 도시 모두 풍부한 관광자원을 보유하고 있으며 유구한 역사와 문화를 자랑한다. 또한 생활수준이 높고 영어가 통용되어 국제행사 개최에 용이하다.
- 둘째, 전시컨벤션시설, 숙박시설, 식음시설, 여가 및 오락시설 등 선진 MICE인프라를 갖추고 있다. 특히 회원도시 소재 전시컨벤션시설들은 대부분 센터 주변에 객실을 만여 개 이상 보유하고 있어 대규모 행사 개최에 용이하다.
- 셋째, 각 회원도시들은 안전하고 편리한 대중교통체계를 갖추고 있을 뿐만 아니라, 도보거리에 다양한 편의시설을 갖추고 있으며 국제공항도 가까워 접근성이 매우 뛰어나다.
이와 같이 베스트시티스 회원도시들은 컨벤션 개최에 이상적인 자원과 설비를 갖추고 있으며 제공 서비스 수준도 대등해 정보, 사업전략 교류 및 조력사업 추진에 적합하게 구성되어 있다. 또한 기존 회원도시 포트폴리오에 신규 회원도시가 조화롭게 융합되어 시너지효과를 창출할 수 있도록 회원도시 선발시 해당도시의 지리적 여건 및 문화적 배경 역시 선정 고려조건으로 반영된다.
회원도시 선정은 2단계에 걸쳐 내부적, 외부적 요건과 QMS 부합여부를 평가하여 최종선발
회원선발절차는 2단계에 걸쳐 이루어지는데, 회원가입 희망도시는 베스트시티스의 QMS에 부합해야하며, 1차적으로 QMS 부합여부 및 서비스 수준 등 기타 선정기준항목을 평가받게 된다. 회원도시 가입에 적합하다고 1차적으로 판단된 도시에 한해 조정기간을 두고 정해진 기간 내에 해당 도시가 베스트시티스가 수립해둔 모든 선정조건을 충족시키게 되면 2차적으로 정식회원으로 승격된다.
2. BestCities Global Alliance 회원도시 현황
베스트시티스의 회원사는 설립당시 총 5개 도시였으나, 꾸준한 멤버십 확장사업을 통해 현재 총 10개 도시 – 베를린, 케이프타운, 시카고, 두바이, 휴스턴, 코펜하겐, 에든버러, 멜버른, 싱가포르, 벤쿠버의 컨벤션뷰로를 회원기관으로 보유하고 있다. 회원도시별 자세한 사항은 다음과 같다.
① 베를린, 독일 – 과거와 현재가 공존하는 컨벤션 개최도시
컨퍼런스, 비즈니스관광 등 컨벤션산업 분야에서 지속적으로 높은 수요와 인기를 누려온 베를린은, 회의개최의 전문성, 다양성, 우수성을 자랑하는 도시이다. 베를린은 최첨단 기술을 갖춘 회의시설을 보유하고 있으며, 과거와 현재를 아우르는 다양한 관광 및 레져 액티비티를 제공한다.
베를린은 또한 368m 높이의 텔레비전타워(Television Tower), 참가자 5,000명 수용규모의 템펠호프공항(Tempelhof Airport) 격납고(Hangar) 등 다양한 유니크베뉴도 보유하고 있다. 베를린관광청(VisitBerlin)의 베를린컨벤션사무국 (Berlin Convention Office)은 2001년 이래로 베를린에서 개최되는 모든 컨벤션 및 회의의 공식적인 대표기관 역할을 수행해왔다.
베를린컨벤션오피스는독일을 세계적인 컨벤션, 회의, 인센티브 개최지로 홍보하기 위해 노력하고 있으며, 회의기획자 및 컨벤션 참가자를 대상으로 양질의 정보와 서비스를 제공하고 있다. 또한 컨벤션오피스는 적합한 행사장소 및 호텔의 선정 및 예약 지원 서비스를 제공하고 있으며, 광범위한 계약/에이젼시 네트워크 및 호텔할부서비스 등 다양한 혜택을 제공하고 있다.
② 케이프타운, 남아공 – 아프리카와 중동지역을 대표하는 컨벤션 개최도시
남아프리카공화국의 서쪽 끝에 위치한 케이프타운과 웨스턴케이프(Western Cape)는 회의주최자 및 고객들에게 최고급 와인, 정통 남아프리카식 요리, 다문화적 민족구성 등 특별한 경험을 제공하고 있다.
MICE 행사개최지로써 이미 국제적인 경쟁력과 명성을 쌓은 케이프타운은, 아프리카 및 중동지역 최고의 컨퍼런스 개최지로 손꼽힌다. 케이프타운은 뛰어난 접근성, 비즈니스 이벤트산업에서의 전문성, 합리적인 가격, 그리고 세계적 수준의 호텔인프라 등 최첨단 MICE 시설 인프라를 바탕으로 행사 유치에 박차를 가하고 있다. 케이프타운에는 문화유산에서부터 골프사파리 및 스파까지 다양한 볼거리와 즐길거리가 구비되어 있어 다채로운 레져, 엔터테인먼트 활동을 경험할 수 있다. 이처럼 케이프타운은 비즈니스와 레져 사이에서 완벽한 균형을 이루면서, 비즈니스 여행지로 인기를 누리고 있다.
케이프타운/웨스턴케이프 컨벤션뷰로(Cape Town & Western Cape Convention Bureau)는 웨스턴케이프컨벤션개최지마케팅투자(Western Cape Convention Destination Marketing Investment)와 무역진흥기구(Trade Promotion Agency)가 전략적으로 설립한 사업단위이다. 뷰로의 주요 운영목적은 케이프타운을 아프리카 최고의 컨퍼런스, 컨벤션, 회의, 인센티브 및 전시회 목적지로 홍보하는데 있다. 뷰로는 케이프타운 관광정보 및 MICE산업과 관련된 폭넓은 전문지식을 제공하고 있으며, 전문컨퍼런스 주최자, 목적지 관리회사, 기업 및 협회 바이어를 대상으로 현지 정보 및 노하우를 공유하고있다.
③ 시카고, 미국 – 북미 최대 규모의 전시컨벤션시설인 매코믹플레이스의 소재지
미국 5대호(湖) 가운데 하나인 미시간호와 도시를 에워싼 대규모 녹지공간, 세계적 수준의 경이로운 건축물을 보유한 시카고는 미국을 대표하는 미식의 도시이기도 하다. 세계적 관광지이지만 중서부 특유의 소박한 매력이 독특한 조합을 만들어내는 흥미로운 도시이다. 시카고는 지리적으로 미국 중심부에 위치하며, 국제공항이 두 개나 인접해있어서 접근성이 높다.
시카고 시내에는 호텔 객실이 35,000개 이상 소재하고 있으며, 북미 최대 규모의 전시컨벤션센터인 매코믹플레이스(McCormick Place)가 시카고 도심에서 도보거리에 소재하고있다.
추즈시카고(Choose Chicago)는 일리노이주 시카고시를 대표하는 공식적인 도시마케팅기구이다. 추즈시카고는 비영리기구로, 광역시카고 지역을 비즈니스관광 및 레져관광 목적지로써 마케팅하는데 주된 목적이 있다.
추즈시카고의 미션은 지역적, 국가적, 국제적 수준에서 비즈니스 및 레져관광객을 시카고로 유치하여 도시, 커뮤니티, 그리고 베스트시티스파트너십의 경제적 혜택을 증가시키는데 있다.
④ 코펜하겐, 덴마크 – 뛰어난 접근성과 치안유지로 정평이 난 세계적인 컨벤션 개최도시
코펜하겐은 접근성이 뛰어나고 범죄율이 낮아 국제회의 개최지로 인기가 높다. 최첨단 컨퍼런스센터와 호텔이 서로 인접해서 위치해 있으며, 도로정비 수준이 우수할 뿐만 아니라 다양한 문화 컨텐츠를 보유하고 있다.
코펜하겐은 다년간 국제컨퍼런스 및 회의 유치와 관련된 경험과 지식을 축적해왔으며, 이러한 자원 및 노하우를 베스트시티스 회원 뷰로들과 공유하는데 개방적이고 자발적인 자세로 임하고 있다. 코펜하겐은 현대와 과거가 하모니를 이루는 매력적인 도시로, 골목골목 들어선 상점들은 최신 패션 및 기술 트렌드를 보여주는 쇼케이스장이도 하다. 코펜하겐은 깨끗하고 안전한 도시로 인정받아 다양한 수상기록을 보유하고 있기도 하다.
현재 코펜하겐은 UN기후변화회의(UN Climate Change Conference), IOC 콩그레스, UEFA 콩그레스 등 연간 약 100여개의 국제콩그레스 및 회의를 유치하고 있다.
원더풀코펜하겐(Wonderful Copenhagen)은 광역코펜하겐지역을 대표하는 공식적인 컨벤션이벤트관광뷰로이다. 원더풀코펜하겐팀은 코펜하겐을 세계적인 수준의 매력적인 회의 개최지로 홍보하기 위하여 노력하고 있으며, 다음과 같은 서비스를 무상으로 제공하고 있다.
- 입찰 및 현장방문 지원
- 도시 지도 및 관광정보 브로슈어 제공
- 컨벤션시설/호텔 관련 정보제공 및 예약지원
- 지방정부 및 공급업체와의 계약지원
- 시청 내 환영리셉션 무상 제공
- 관광여행 및 사회적 행사 제안
- 참가자 유치 지원
- 관광지 및 공항 내 관광안내데스크 운영
- 지역신문과의 계약지원
⑤ 두바이, 아랍에미레이트 – 동서양을 잇는 가교
동양과 서양이 만나는 교차점에 위치한 두바이는 유럽과 아시아태평양 대륙에 인접해있다. 두바이 방문시 주로 에미레이트에어라인(Emirates Airlines)을 이용하게 되는데, 본 항공사는 6개 대륙에 취항하고 있으며 우수한 서비스 품질을 인정받아 다양한 어워드를 수상한 경험이 있다. 또한, 뉴두바이메트로(New Dubai Metro)는 두바이국제공항과 호텔(20,000여개 객실), 두바이국제컨벤션전시센터(Dubai International Convention & Exhibition Centre)를 편리하게 연결하고 있어, 방문객들의 이동편의를 높이고 있다.
따뜻한 기후와 흥미로운 나이트라이프 및 중동문화, 친절한 국민성은 회의참가자들에게 큰 매력 포인트로 어필되고 있다. 정부 산하의 비영리 기구인 두바이컨벤션뷰로(Dubai Convention Bureau)는 세계 국제회의 및 특화행사 부문에서 두바이의 위상을 높이는 것을 목표로 삼고 운영되고 있다. 뷰로는 다양한 행사를 유치하여 두바이를 선도적인 비즈니스여행 개최지로 홍보하고자 노력하고 있으며 세계 MICE산업에 대한 광범위한 전문지식을 제공하고 이해관계자들의 사업수익을 확보하는 역할을 수행하고 있다.
두바이 관련 정보제공, 입찰지원, 참가자 유치, 현장 행사서비스와 같이 다양한 지원 서비스를 제공하고 있다. 두바이는 전략적인 MICE 네트워크를 확보하고 있으며, 두바이입찰얼라이언스(Dubai Bid Alliance, DBA)를 창설하기 위해 협력해왔다. DBA란, 행사기획절차를 하나의 프레임워크로 패키징함으로써 행사 기획 및 개최 절차를 간소화하고 이해관계자들의 편의를 도모하고자 구축된 연합체이다.
⑥ 에든버러, 스코틀랜드 – 유구한 역사를 자랑하는 세계적인 문화와 예술의 도시
스코틀랜드의 수도 에든버러는 현대적인 매력과 역사적 컨텐츠를 두루 갖춘 매력적인 도시이다. 컨벤션 참가자들은 중세 조지아 왕조의 건물과 현대적인 거리를 동시에 즐길 수 있다. 에든버러의 주요 호텔과 컨퍼런스 시설들은 도보 거리 내에 인접하여 자리하고 있으며, 페스티발, 문화, 예술의 도시로 유명해 스코틀랜드에서 가장 인기있는 컨퍼런스 개최지로 각광받고 있다.
마케팅 에든버러 컨벤션뷰로(Marketing Edinburgh Convention Bureau)는 에든버러를 최고의 컨퍼런스 개최지로 홍보하고, 컨퍼런스산업 발전을 위한 촉매제 역할을 담당하고 있다. 뷰로는 에든버러의 비즈니스 관광산업담당기관으로, 지난 10여 년간 다양한 고객서비스를 개발하고 레져 및 엔터테인먼트 활동을 지원하는 등 고객 만족도 제고를 위하여 노력하고 있다.
⑦ 휴스턴, 미국 – 편리한 교통 인프라를 갖춘 세계적인 에너지 도시
미국에서 네 번째로 큰 도시인 휴스턴은 세계적인 에너지도시로 알려져 있다. 4,000개가 넘는 에너지관련 회사들이 자리하고 있으며, 미국항공우주국(NASA), 미국 최대 항구인 휴스턴항, 연간 6백만명 이상의 환자들이 방문하는 텍사스메디컬센터가 휴스턴에 자리하고 있다.
휴스턴은 국제회의를 개최하는데 필요한 현대적인 인프라와 국제적 연계망을 보유하고 있다. 휴스턴공항시스템(Houston Airport System)은 세계에서 6번째 규모의 공항 시스템이며, 조지부쉬 인터컨티넨탈공항(George Bush Intercontinental Airport, IAH)은 69개 국가에 직항노선을 보유하고 있다.
광역휴스턴컨벤션관광뷰로(Greater Houston Convention and Visitors Bureau, GHCVB)는 휴스턴과 해리스카운티(Harris County) 지역의 세일즈 및 마케팅을 담당하는 기관이다. GHCVB의 미션은 컨벤션, 관광, 국제적인 정부관료들을 유치하여 광역휴스턴 지역의 경제를 발전시키는데 있다. 회의기획자들은 GHCVB의 네트워크를 활용하여 메디컬, 에너지, 항공산업 및 관계자 관련 정보를 얻을 수 있다.
뷰로는 고객이 필요로 하는 서비스를 제공할 뿐만 아니라 참가자 유치지원을 위해 기획자들과 함께 노력하고 있다. 광역휴스턴은 또한 세계시장 공략사업의 일환으로 멕시코시티, 카라카스, 브라질, 하노버, 타이페이에 국제사무소를 운영하고 있다.
⑧ 멜버른, 호주 – 호주 제1의 국제회의 개최도시
호주를 대표하는 의료, 과학, 기술, 비즈니스, 금융, R&D 중심지로 널리 알려진 멜버른은 매년 대규모 국제컨퍼런스 및 컨벤션 행사가 개최되는 호주 제1의 국제회의 개최지이기도 하다. 호주에서 가장 높은 컨벤션 인프라 집적도를 자랑하는 멜버른을 대표하는 전시컨벤션센터는 멜버른컨벤션전시센터 (Melbourne Convention and Exhibition Centre)이다. 본 센터는 세계 최초로 6성급 그린스타(Six Star Green Star)를 획득한 환경친화적 컨벤션센터이다.
멜버른의 천혜의 자연환경과 트렌디한 쇼핑몰, 문화적 다양성 및 다양한 식음시설을 바탕으로 전 세계에서 가장 살기 좋은 도시로 손꼽힌다. 아울러 차로 한 시간 거리인 도심외곽에서는 다양한 아웃도어 및 레져 활동을 즐길 수 있다.
멜버른컨벤션뷰로(Melbourne Convention Bureau, MCB)는 지난 40여 년 간 빅토리아주의 국제 컨벤션 및 회의산업을 관장해온 기관이다. 뷰로는 비영리기관으로, 정부와 협업하여 멜버른 및 빅토리아 지역을 호주 최고의 비즈니스이벤트 개최지로 마케팅하는 역할을 수행한다. 뷰로의 지역사무소는 뉴사우스웨일, 홍콩, 런던, 뉴욕, 서울, 상하이, 싱가포르에 위치하고 있으며, 뷰로가 구축한 정부, 산업, 학계 네트워크를 기반으로, 빅토리아주에서 개최되는 비즈니스행사의 가치제고에 최선의 노력을 기울이고 있다.
⑨ 싱가포르 – 동남아시아의 국제회의 허브
동남아시아의 심장부에 위치한 싱가포르는 동양과 서양을 아우르는 역동적이고 국제적인 도시이다. 싱가포르만의 독특한 다문화적 정체성은 문화와 음식, 예술, 건축의 새로운 조합을 선사하며, 양질의 엔터테인먼트 및 레져 액티비티를 제공한다.
싱가포르는 국제 콩그레스 컨벤션협회 (International Congress and Convention Association , 이하 ICCA)의 아시아탑컨벤션시티(Asia‘s Top Convention City)로 9년 연속으로 선정되는 등 비즈니스행사 개최지로서 세계적으로 우수한 평가를 받고 있다.
싱가포르 전시 컨벤션뷰로(Singapore Exhibition & Convention Bureau)는 싱가포르관광청 산하의 조직으로, 싱가포르 관광산업의 전반을 총괄하고 있다. 뷰로의 운영목적은 싱가포르가 “사람, 기술, 아이디어”를 통해 고객의 가치를 창출해주는 역동적인 개최지임을 알리는데 있으며, 각종 비즈니스 행사를 유치하고 있다.
뷰로는 글로벌마케팅 활동을 통해 다양한 국제기구 및 얼라이언스와 파트너십을 구축하고 있으며, 지식 및 비즈니스 허브로 싱가포르를 포지셔닝 하고있다. 또한, 싱가포르 내 MICE시설 및 사업파트너를 추천해 주고, 인센티브 프로그램, “비인싱가포르(BE IN Singapore)”,를 추진하여 행사주최자들에게 고객맞춤형 재정지원 서비스를 제공하고 있다.
⑩ 벤쿠버, 캐나다 – 자연친화적인 컨벤션 개최도시
벤쿠버는 웅장한 자연경관을 배경으로, 역동적이고 다문화적인 매력을 갖춘 도시이다. 벤쿠버는 회의시설, 관광지, 호텔, 레스토랑, 쇼핑몰 등 우수한 MICE 시설 인프라와 더불어 예술, 문화, 스포츠, 축제 등 다양한 볼거리와 즐길거리를 제공하고 있으며 친절한 국민성을 갖추고 있는 것으로 유명하다.
벤쿠버는 미국과 유럽, 라틴아메리카, 아시아 도시들과 연결된 직항노선을 대거 보유하고 있어 접근성이 뛰어나다. 북미 최고의 회의개최지로 손곱히는 벤쿠버는 지난해 기준 캐나다 내 타도시에 비해 참가율이 약 7%가량 더 높았던 것으로 집계되었다.
투어리즘벤쿠버(Tourism Vancouver)는 광역벤쿠버(Metro Vancouver) 지역의 공식적인 컨벤션관광뷰로이다. 국제회의 및 컨벤션 비즈니스를 벤쿠버로 유치하는 역할을 담당하고 있다. 투어리즘벤쿠버의 운영목적은 고객세일즈, 서비스, 개최지 밸류를 최고 수준으로 끌어올리는데 있다. 투어리즘벤쿠버는 다음과 같은 행사 개최지원 서비스를 무상으로 제공한다.
- 입찰 및 현장방문 지원
- 행사장소, 숙박, 현지 공급업체 정보제공
- 해당 행사 전담 컨벤션서비스매니저 파견
- 홍보 및 마케팅 자료 제공(디지털 및 프린트)
- 세금, 관세, 비자 정보 제공
- 참가자 유치
3. BestCities Global Alliance 운영전략 및 성과
베스트시티스, 혁신적이고 높은 수준의 표준화된 컨벤션 서비스를 지속적으로 제공
베스트시티스의 궁극적인 목적은 세계 최고 수준의 혁신적인 컨벤션 서비스를 제공함으로써 전 세계 컨벤션뷰로의 서비스 기준을 확립하고, 회원 기관 간 상호 호혜적 전략사업을 독려하여 회원 뷰로의 재원 활용의 효율성을 높이고, 신규 상품 및 서비스 개발을 독려하는 한편 비교우위 경쟁력을 확보할 수 있도록 지원하는데 있다. 이에 따라 베스트시티스는 운영전략은 회원사들이 혁신적이고 높은 수준의 표준화된 컨벤션 서비스를 지속적으로 제공하는데 중점을 두고 있다.
1) Standardization : 표준화된 자체 서비스 기준 적용 통한 회원사별 일관된 서비스 제공
전 세계 MICE업계에 산재하고 있는 여타 전략적 연합체와 비교하여 베스트시티가 갖는 가장 큰 경쟁력은 표준화된 자체적인 서비스 기준을 보유하고 있으며, 이를 회원사에 일괄적으로 적용하여 서비스 수준을 체계적으로 관리 및 감독하고 있다는 것이다. 베스트시티스는 자체 서비스 기준인 QMS를 보유하고 있으며, QMS를 바탕으로 회원 기관의 제공 서비스 수준을 지속적으로 관리 감독한다.
베스트시티스는 QMS의 체계적인 관리 감독을 위하여 자체평가 이외에 인증기관인 로이드인증원(Lloyds Registry of Quality Assurance, 이하 LRQA)을 통한 외부기관 평가를 함께 시행하고 있는데, LRQA의 평가항목은 총 33가지로 6가지 카테고리로 분류된다: 1. 지역 전문성(Destination Expertise) 2. 입찰 지원(Bid Assistance) 3. 행사 기획(Convention Planning) 4. 참가자 유치(Building Attendance) 5. 현장 보조 업무 (On-site Event Servicing) 6. 사후 개최성과 평가(Post Event Evaluation). 이를 좀더 상세하게 살펴보면 다음과 같다.
(1) 지역 전문성
베스트시티스의 회원 컨벤션뷰로는 회의 기획자들의 편의를 고려하여 해당 도시 관련 정보를 쉽고 편리하게 제공해야한다. 또한 숙련된 인력을 활용하여 서비스 업체 및 전시컨벤션시설 등 회의 기획에 필요한 제반 정보를 객관적으로 제공해야 하며, 별도의 요청이 있을 시에는 전시컨벤션시설 현장 점검 및 행사 기획 지원서비스를 제공해야 한다. 아울러 고객의 지원 요청에 대한 응대는 신속히 이루어져야 하며, 창의적이고 획기적인 비즈니스 솔루션을 제공해 고객 만족도를 높여야 한다.
(2) 입찰 지원
베스트시티스 회원 뷰로는 지역 회의기획업체(혹은 국제협회의 지역 사무국)의 행사 입찰시 해당 행사에 대한 정보를 바탕으로 전략수립 및 문서작성 등 맞춤형 입찰 지원서비스를 제공한다. 또한 필요에 따라 회의기획업체의 회계 및 재무기획 및 입찰 프레젠테이션 준비지원 서비스를 제공하기도 한다.
각 뷰로는 회의기획업체와 소재 지역정부기관의 가교 역할을 수행하는데, 행사 입찰에 반드시 필요한 정부기관의 행사지원 공문을 취합하고 관리하는 업무도 담당한다. 아울러 행사 입찰과정 말미에 회의기획자들을 대상으로 설문조사를 시행하여 피드백을 취합한 뒤 뷰로의 입찰 지원서비스 수준 제고에 참고자료로 활용한다.
(3) 행사 기획
베스트시티스 회원 뷰로는 전시컨벤션시설, 숙박시설 등 행사 기획에 필요한 MICE 제반시설의 현장 점검 서비스를 제공하고 있으며 행사 개최기관에서 PCO 및 기타 용역업체를 활용해야할 경우 과거 실적을 바탕으로 업체 추천리스트를 작성하여 제공한다. 각 뷰로는 소재지 용역업체의 실적을 관리감독하고 특정 업체의 서비스 수준이 뷰로의 기준에 부합하지 않는 경우 추천리스트에서 삭제토록 한다. 용역업체와 관련해 접수된 불만사항은 신속하게 응대하고 정확하게 해결하여 고객의 불만해소 및 만족도 제고가 이루어질 수 있도록 조치해야 한다.
행사 기획단계에서 각 뷰로는 부대행사 및 행사 전/후 프로그램 기획을 지원하여 비즈니스 측면과 즐길거리, 볼거리 등 오락적 측면을 고루 반영한 행사 프로그램을 제공하여 참가성과를 극대화시켜야 한다.
(4) 참가자 유치
참가자 유치는 성공적인 회의 개최를 위해 반드시 수반되어야 할 기본요건 중 하나인 만큼, 베스트시티스 회원 뷰로는 행사 마케팅, 프로모션 등 참가자 유치지원서비스를 제공하고 있다. 참가자 유치지원서비스는 웹 링크에서부터 유치전략개발, 부수적인 참가혜택 제공 등 다양한 형태로 제공된다. 경우에 따라 참가자 유치지원서비스를 전담하는 담당자가 별도로 지정되어 행사 기획자와 공동으로 참가자 유치 사업을 추진하기도 한다.
최근 4년간(2009년에서 2012년) 베스트시티스 회원 뷰로의 고객만족도 설문조사결과를 살펴보면, 개최도시에 대한 만족도 (기대 충족 혹은 기대 이상이라는 응답)는 97% 이상으로 집계되었으며, 회의참가자 규모가 기대 이상이었다는 응답 역시 2009년 이후 21% 이상으로 유지되고 있다. 아울러 참가자 유치에 대한 만족도도 10점 만점에 7.69점에서 8.26점 수준으로 집계되어 베스트시티스 회원 뷰로의 서비스 수준에 대한 고객 만족도가 우수한 수준으로 유지되고 있는 것으로 나타났다.
(5) 현장지원업무
베스트시티스 회원 뷰로는 행사 참가자들을 대상으로 무료 가이드 서비스를 제공하는데, 참가자 1,000명 이상인 대규모 행사의 경우 참가자들의 편의를 위해 안내 부스를 별도로 설치하여 식음, 오락, 쇼핑 등 다양한 관광 관련 정보를 제공한다. 이와 같이 각 회원 뷰로는 행사 입찰기획에서부터, 입찰 프레젠테이션, 행사 기획 및 개최에 이르기까지 행사유치 및 개최 전 과정에 걸쳐 지원서비스를 제공한다.
(6) 사후 개최성과 평가
뷰로의 제공서비스 수준에 대한 고객 만족도 평가를 목적으로 베스트시티스 회원 뷰로는 행사 종료 후 설문조사를 시행한다. 사후 설문조사 진행을 통해 회원 뷰로는 제공 서비스 수준을 자체적으로 평가하고 필요에 따라 서비스 수준 제고에 반영하게 된다.
만일 행사 개최기관에서 해당 행사 개최결과에 만족하여 향후 행사 개최에 베스트시티스 회원 뷰로를 활용하고자 하는 의사를 표명할 경우, 회원사 간 해당 행사 세부정보 및 행정적 필요요건 등 행사 개최에 필요한 제반정보가 공유되어 향후 행사 개최시 고객의 편의를 도모할 수 있을 뿐만 아니라 동일한 수준의 양질의 서비스를 표준화된 방식으로 제공할 수 있다.
2) Maintenance : 서비스 수준의 체계적 관리 감독
베스트시티스는 비단 표준화된 자체 서비스 기준을 보유하고 있을 뿐만 아니라, 매년 서비스 수준에 대한 평가를 진행하고 이를 통해 서비스 수준을 체계적으로 관리 감독하고 있다. 서비스 수준 평가는 내부평가 및 외부평가 등 2단계에 걸쳐 진행되는데, 내부평가는 매년 시행되는 서비스 품질 측정사업의 일환으로 LRQA 인증과 함께 모든 회원기관은 자체적으로 내부평가를 추진하는데, 자체 평가는 1년에 두 차례씩 진행된다. 각 뷰로의 자체 평가 결과는 취합되어 베스트시티스 경영보고회의(Alliance Management Review Meeting)에서 회원 뷰로들과 공유되며 해당 정보를 기반으로 보고회를 통해 서비스 품질 개선이 필요한 항목을 지목하여 모든 회원 뷰로가 양질의 서비스 품질을 유지할 수 있도록 한다.
외부평가는 앞서 언급한 외부인증전문기관인 로이드인증원을 통해 진행하며, 상기 6가지 부문의 평가항목을 적용하여 각 뷰로의 서비스 수준 평가를 진행한다. 이 때 해당 회원 기관의 서비스 품질이 LRQA 인준 기준에 미치지 못할 경우 유예기간이 주어지고, 이 기간 동안 서비스 품질 업그레이드가 제대로 이루어지지 못하면 회원 자격은 박탈된다.
국내 컨벤션도시, 글로벌 MICE산업 경쟁환경에 대처하기 위해 국제적 협력네트워크의 구축 및 활용 필요
컨벤션뷰로는 행사 유치 및 개최지원뿐만 아니라 홍보 및 교섭활동 등 다양한 지원업무를 전담함으로써 해당 지역의 MICE 행사 유치확대 및 지역관광 연계강화를 통한 부가가치 창출을 위해 필수적인 기관이다. 세계적인 MICE 개최도시들의 경우 전문적이며 효율적인 조직 및 업무구성 체계를 수립하고 도시마케팅조직으로서의 업무를 활발히 수행하고 있으며, 국내에서도 도시 및 지방컨벤션뷰로의 운영효율성과 전문성이 점차 높아지고 있는 추세이다. 최근 글로벌 경쟁환경이 기업간 개별 경쟁에서 네트워크간 경쟁으로 변화함에 따라 항공사, 자동차 업체 등 기업들이 개별 기업이나 전통적 합작으로는 달성할 수 없는 경쟁우위 확보를 위해 제휴 네트워크(예: 항공사간 얼라이언스 등)를 결성하고 있다.
베스트시티스는 이러한 경쟁환경에 선제적으로 대응한 MICE산업 최초의 글로벌 얼라이언스라 할 수 있다. 베를린, 케이프타운, 시카고, 두바이, 휴스턴, 코펜하겐, 에든버러, 멜버른, 싱가포르, 벤쿠버 등 베스트시티스 회원 뷰로들은 컨벤션뷰로 간 얼라이언스 구축 및 운영으로 지자체 및 관련 업계 연계 강화로 컨벤션 뷰로의 기능 및 운영 활성화를 전략적으로 도모하고 있다.
향후 국내 MICE산업의 지속성장을 도모하기 위해서는 국제적인 MICE행사 유치를 확대하고 지역관광 연계강화를 통한 부가가치 창출이 필수적인데, 이를 위해서는 지역을 넘어선 세계적인 컨벤션 도시와의 전략적 협력체계 구축이 필요하다. 내부경쟁에 치우쳐서는 변화하는 글로벌 환경변화에 적극적으로 대처하기 어렵다. 이러한 면에서 베스트시티스 사례는 시사하는 바가 크다. 특히, 단순한 네트워크 구축에 머무르지 않고, 표준 서비스의 개발 및 적용, 체계적 관리체계의 구축을 통한 지속적인 서비스 경쟁력 강화 등의 노력은 얼라이언스 전체의 경쟁력을 높이게 한다. 이제 우리도 보다 전략적이고 국제적인 수준의 네트워크 구축 및 활성화에 대한 진지한 고민을 시작할 때이다.
