비드콘과 CES가 밝힌 비대면 행사 개최 노하우

코로나19로 지난 몇 년간 전시업계는 갑작스런 변화를 겪었다. 주최사는 하이브리드 혹은 가상 전시회와 같이 새로운 유형의 형태로 행사를 개최해왔다. 해외 상황은 어떨까. 미국 비즈니스잡지사 패스트컴퍼니(Fast Company)는 비드콘(VidCon)와 국제가전제품박람회(CES) 주최사 인터뷰를 통해 그동안 변화한 전시업계 현황과 비대면 행사 운영 노하우를 소개했다.

[사례⓵] 비드콘 : 참가자 간 소통 창구 제공하여 몰입감 증진

팬데믹 위기 속 비드콘은 참가자 네트워킹에서 돌파구를 찾았다. 비드콘은 2010년부터 매년 6월 캘리포니아 애너하임컨벤션센터에서 개최되는 비디오 콘텐츠 행사이다. ‘유튜버들의 축제’라고도 불리는 비드콘은 미국과 유럽의 유명 유튜브 크리에이터, 프로듀서 등이 참가하는 업계 최대 규모의 전시회이다.

▲비드콘 디스코드 커뮤니티 내 행사 참가자 네트워킹 장면

2020년 비드콘도 코로나19로 행사 개최 취소를 면할 수 없었다. 이에 비드콘은 온라인에서 참가자가 지속적으로 소통할 수 있는 형태로 행사를 탈바꿈하면서 난관을 극복하고자 하였다. 비드콘 대표 짐 로더백(Jim Louderback)은 “전시회는 콘텐츠를 통한 참가자 간 상호교류가 이루어지는 곳”이라며 “비즈니스 기반의 네트워킹에 최적화된 장소”라고 강조했다. 비드콘은 전시회의 강점을 온라인에서도 발현시키고자, 1년 내내 이용 가능한 ‘비드콘 디스코드(VidCon Discord)’ 커뮤니티를 구축했다. 비드콘 디스코드는 행사 참가자가 자유롭게 채팅방을 개설하고 소통할 수 있는 온라인 채널이다.

비대면 행사를 성공적으로 개최하려면 참가자 간의 지속적 소통을 촉진하는 노력이 필요하다. 행사 주최사는 온라인 콘서트, 패널 토론, 질의응답, 온라인 회의, 기타 상호작용 활동 프로그램을 기획하여 온라인에서도 대면행사와 같이 참가자 간 자유로운 네트워킹이 가능한 환경을 제공해야 한다.

비드콘이 개최한 온라인 행사는 150만 명 이상의 참가자가 참여할 정도로 큰 호응을 얻었다. 짐 로더백은 “지난 시간 동안 전시업계는 앞만 보고 달려왔다”며 “스타트업이 창의성을 기반으로 성장한 것처럼 앞으로 전시업계도 혁신을 추구하며 성장해야 할 때”라고 강조했다.

[사례⓶] 국제가전제품박람회(CES), “온·오프라인 장점 조합하여 개최 효과 극대화 노릴 것”

국제가전제품박람회(executive vice president of the Consumer Electronics Show, 이하 CES)는 매년 1월 라스베이거스에서 개최되는 세계 최대 규모의 소비자 전자제품 산업 박람회이다. CES는 2020년 행사(참관객 17만 명, 참가업체 4,500여 개사)까지는 오프라인으로 개최될 수 있었으나, 2021년 행사는 코로나19로 인해 전면 온라인으로 전환되었다. 온라인 전시회 개최는 주최사 입장에서 쉬운 결정이 아니었다. CES 총괄 부사장인 카렌 츕카(Karen Chupka)는 “CES는 신제품을 출시하고 선보이는 라이브 행사에 가치를 둔다”며 “실시간으로 제품을 공개하는 것에 대해 행사 참가자들은 열광한다”면서 온라인 행사로 개최할 수밖에 없었던 지난날에 아쉬움을 내비쳤다.

CES 참가업체의 약 80%는 중소기업이다. 이들은 전시회를 통해 신규 바이어를 발굴하거나 네트워킹할 수 있는 비즈니스 기회를 가진다. CES는 이러한 전시회의 역할을 온라인에서도 수행할 수 있도록 참가기업 제품 소개 영상을 공개했다. 참가기업은 영상 콘텐츠를 통해 제품을 홍보할 수 있었고, 제품에 관심을 보이는 바이어가 있을 경우 비즈매칭 상담도 진행할 수 있었다 .

▲CES 온라인 전시회 개최 장면과 카렌 춥카 부사장의 모습

CES는 행사가 종료된 이후에도 한 달간 온라인 플랫폼을 열어두어 전시 콘텐츠를 이용할 수 있도록 했다. 대면행사는 개최 일정이 제한적(대체로 2-3일)인 것이 사실이다, 그러나 시공간적 제약이 없는 온라인 CES는 행사 개최 기간을 연장해 바이어와 참가기업이 더욱 자유롭게 비즈니스 상담을 이어갈 수 있도록 지원할 수 있었다. 2022년 CES는 라스베이거스에서 대면 행사로 복귀할 예정이지만, 여행이 불가능한 참가자를 위해 온라인 플랫폼도 지속적으로 운영할 계획이다.

CES의 주최사인 소비자기술협회(Consumer Technology Association, 이하 CTA)는 지난 2021년 CES 비대면 전시회 개최 결과를 통해 온라인 전시회 실현 가능성 다시금 체감할 수 있었다고 한다. 지난 온라인 행사에는 약 86,000명이 참가하였으며, 그 중 약 34,000명이 참가기업 온라인 부스 방문과 컨퍼런스 자료 획득을 위해 행사 플랫폼에 재접속했다고 밝혔다. 츕카 부사장은 “향후 전시회 형태는 하이브리드 형태로 변화할 것”이라며 “현재 전시업계는 대면행사와 온라인 행사의 과도기적 단계에 있다”고 말했다.

참고자료: Stephanie Vozza, “Three live-events experts reveal what’s next for in-person conferences”, Fast Company, June 01, 2021.