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Vol.45아시아전략행사

2021 PCMA Convening Leaders

By 2021/05/0710월 6th, 2021No Comments
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2020년 초 미국 샌프란시스코의 모스콘센터에서 개최되었던 PCMA Convening Leaders(이하 PCMACL) 행사에는 수많은 비즈니스 이벤트 전문가들이 모였다. 매년 새해를 시작하며 개최되는 이 행사는 2020년 1월 코로나가 확산되기 이전에도 성황리에 개최가 되었으나, 이후 코로나의 심각성이 고조되면서 각자의 자리로 돌아갔던 MICE 전문가들은 뜻하지 않던 커다란 변화를 마주하게 되었다. 지난 일 년간 업계가 경험한 변화의 속도가 엄청났던 만큼 PCMA도 PCMACL 행사를 다른 관점으로 바라보았다. 이에 이번 2021년도 행사는 하이브리드 형태로 진행되면서 전환기에 직면한 산업을 위해 새로운 노력을 시도하고자 하였다. 공식 파트너사인 싱가포르 마리나베이샌즈 및 미국 전역의 시설에서 현장 행사를 진행하면서 온라인으로 수천 명이 참여하도록 하여 안전에 최선을 기하며 업계의 현황과 발전방안을 논의할 수 있는 자리를 마련하였다. 2021 PCMACL 행사에서 논의된 인사이트를 공유하고 글로벌 미팅 분야의 대표 행사는 어떤 방식으로 진화를 시도했는지 살펴본다.

 

옴니채널, 로컬 허브 중심으로 진행된 2021 PCMACL

미팅 분야 최대의 컨벤션 PCMA Convening Leaders(이하 PCMACL)가 2021년 최초의 하이브리드 행사로 개최되었다. 온오프라인의 접점이자 글로벌 브로드캐스팅 허브는 싱가포르 마리나베이샌즈의 브로드캐스팅 스튜디오에 두어 수백 명의 사람들이 대면현장에 모이도록 하였고, 라스베이거스의 시저스 포럼(Caesars Forum)을 포함한 미국 전역의 지역 허브 공간에서도 현장 행사가 진행되었다. 싱가포르를 글로벌 브로드캐스팅 허브로 지정한 이유는 아시아 지역이 팬데믹에 대한 회복력이 높은 수준이며, 콘텐츠 송출 시설로서 우수한 디지털 인프라를 갖춘 마리나베이샌즈가 가장 적합한 장소이기 때문이다. PCMA는 브로드캐스팅 허브를 중심으로 전 세계 회원들이 각 지역별 허브 도시로 모이도록 장려했지만, 끊임없이 변화하는 팬데믹 상황과 나라별 모임 제한 조치로 인해 허브 지역을 통한 대면 행사는 활발하게 진행되지 못했다. 유럽의 지역 허브였던 독일은 감염자 급등과 락다운 조치로 인해 대면 행사가 취소되었으며, 미국 내 현장 행사도 예상보다 참가자가 저조했다. 이런 상황 속에서 올해는 3,500명 이상의 46개국 참가자가 현장 행사에 참여한 것으로 나타났다.

두 명의 사회자, 두 개의 브로드캐스팅 스튜디오를 통한 다채로운 행사 진행

이번 하이브리드 행사는 참가자들 간의 물리적 거리를 다양한 채널과 기술을 통해 하나의 공간으로 모으는 것에 집중한 행사였다. 행사의 전체 사회를 담당하는 글로벌 진행자는 호주에 있는 홀리 랜섬(Holly Ransom)이 맡았으며, 싱가포르 브로드캐스팅 허브의 현장에는 또 다른 사회자를 두어 가상 플랫폼 상에서 원활하게 소통을 하며 행사를 진행했다. 가장 많은 수의 참가자가 모인 마리나베이샌즈에는 노스스타미팅그룹(Northstar Meetings Group)의 부사장 겸 그룹의 매거진 발행인인 데이비드 블랜스필드(David Blansfield)를 포함한 약 300명이 대면 행사에 참석했다. PCMA의 CEO인 쉐리프 카라맛(Sherrif Karamat)은 이벤트의 미래이자 이번 행사가 지향한 방식은 옴니채널(Omni-Channel) 이라는 점을 강조하였다. 아울러, 행사를 통해 생성되는 모든 라이브 콘텐츠는 싱가포르 브로드캐스팅 센터를 통해 참가자들에게 송출되었다.

 

‘FOMO(Fear of missing out)’을 고려한 콘텐츠 전달 방식

PCMA 참가자들의 행사 참가 목적은 네트워킹에 대한 비중도 크지만, PCMA에서 진행하는 컨퍼런스 콘텐츠에 대한 관심도 매우 큰 것으로 알려져 있다. 이번 행사에서도 개최 전부터 모든 강연이 온디맨드로 제공된다는 점을 공지하면서 콘텐츠에 대한 기획에 심혈을 기울였으며, 현장감은 다소 떨어지리라 예상했지만 몇 가지 장치를 통해 온라인 행사가 갖는 긴장감을 유지하도록 하였다. 행사 기간에는 모든 세션에 대한 온디맨드 서비스를 제공하지 않았고, 행사 종료 후에 온디맨드로 영상들을 공개하는 방식을 취했다. 라이브 세션을 놓친 이들을 위하여 행사 기간 중에 같은 세션을 단 1회만 재송출하도록 하여 최대한 행사기간 동안에 참가자들이 라이브 세션에 참가할 수 있도록 독려하였다. 또한, 메인 세션 중 호주 전 총리인 줄리아 길라드(Julia Gillard)의 세션은 행사 종료 후 5일간만 공개하는 등 제한된 콘텐츠 공개방식을 설정하여 온디맨드로 인한 라이브 행사 참가 이탈을 방지했다.

 

2020년의 경우, PCMA는 MICE 분야 기술·서비스 업체인 프리만(Freeman)사와 함께 행사를 기획했다. 행사의 주제에 따라 세션을 구성하고 디자인까지 고려하는 PCMACL 행사였기에, 하이브리드 행사로 개최하기로 한 올해 행사는 어떻게 기획되었는지 많은 이들의 관심이 쏟아졌다. 올해도 작년과 마찬가지로 비하인더신(Behind the Scene)이라는 행사 기획 비
하인드 스토리를 공개하는 웨비나를 통해 2021 PCMACL이 어떻게 완성되었는지 공개했다. 2020년에 비하인더신은 총괄 기획자인 토냐 아몬드(Toyna Almond)가 참가자들과 함께 행사장소인 모스콘센터를 돌며 진행하였으나, 올해는 온라인 화상회의로 진행되었다.

 

각자의 지역에서 온라인으로 소통하며 만들어낸 하이브리드 행사

이번 하이브리드 행사는 많은 관계자들의 협업이 기초가 되었다. 대면 행사는 라스베이거스의 시저스 포럼과 글로벌 브로드캐스팅 센터를 운영한 싱가포르의 마리나베이샌즈의 후원이 있었다. 화면상으로는 싱가포르와 라스베이거스, 두 곳에서만 행사를 준비한 것처럼 보였지만 실제로 총 3개 국가의 7개 기관이 온라인으로 소통하며 이 하나의 행사를 만들어냈다. 비하인더신 웨비나에서는 기획에 참여한 두 개 대표 기관의 담당자가 참여하여 인사이트를 공유했는데, 어떤 산업 분야든 코로나로 인해 협력의 중요성이 대두되는 상황 속에서 여러 기관이 하나의 행사를 개최하기 위해 무수히 많은 회의와 소통을 이루어낸 사실이 주목이 되었다. 공개된 바에 따르면, 총괄기획단인 PCMA를 중심으로 여러 기관이 분업 임무를 수행했다. 싱가포르의 경우 마리나베이샌즈 팀이 글로벌 브로드캐스팅 센터 구축 업무를 총괄하였으며, 싱가포르관광청(이하 STB)의 적극적인 협조를 얻어 싱가포르의 행사 안전 조치 지침인 SMM(Safe Management Measures for MICE Events)을 준수한 안전한 현장 행사를 운영하였다. 모든 현장 행사 운영은 이벤트 마케팅 기업인 GPJ가 맡았으며, 행사 참가자 전원은 행사장 입장 전에 코로나 19 신속항원 검사(antigen rapid tests)를 받도록 했다.

참가자 몰입을 도운 연사 섭외 및 사전 교육 진행

PCMACL의 메인 세션은 비즈니스 이벤트 업계에 새로운 인사이트를 제공하는 것을 목적에 두고 매년 다양한 분야의 외부 전문가를 섭외하여 전달한 콘텐츠를 기획한다. 올해에는 연사 섭외 및 교육 콘텐츠 큐레이션 서비스를 제공하는 디지털 스토리텔링 기업 위즈덤캡처(Wisdom Capture)가 초빙되었다. 이번 행사의 콘텐츠 제작과 연사 섭외 및 교육을 맡은 위즈덤 캡처의 카일 쇼트(Kyle Short) 담당자는 물리적으로 떨어져 있는 여러 연사들을 온라인으로 사전 교육하는 과정이 가장 흥미로우면서도 어려운 부분이었다고 밝혔다. 캐나다, 미국, 영국, 호주 등 여러 국가의 연사들과 매끄럽게 연결될 수 있도록 기술적 점검을 하고, 동시에 연사가 가진 일반적인 내용이 아니라, MICE 분야의 참가자들이 몰입할 수 있는 수준의 콘텐츠를 끌어낼 수 있도록 몇 차례의 사전 미팅을 가졌다는 점이 눈길을 끌었다. 행사 자체 플랫폼을 기획한 주노라이브(JUNO LIVE) 사 역시 세계 각 지역의 연사들과 매끄럽게 연결되고 사용자 친화적인 행사 플랫폼을 만들기 위해 노력했음을 밝혔다. 본 세션에서 주노의 담당자인 한나 폴리(Hanna Foley)는 가상 플랫폼 제작을 위해 완전히 새로운 시각을 가져야 했다고 밝혔다. 온라인 행사 전환으로 모든 콘텐츠와 장치들의 용도를 재설정해야 했던 점을 가장 큰 어려움으로 꼽았다. 현장 무대를 꾸미는 대신 마치 웹디자이너와 같이 이미지를 선정하고, 텍스트를 만들고, 대면 행사와 다름없는 경험을 주기 위해 고민한 모든 과정이 재미있고 도전적인 경험이었음을 이야기했다. 그 중 버추얼 플랫폼의 채팅 기능과 이모지(emoji) 버튼에 대해 추가적인 설명을 덧붙였다. 주노 라이브 플랫폼은 채팅 공간과 이모지 버튼을 통해 세션에 대한 여러 반응을 참가자들이 동시다발적으로 표현할 수 있도록 했다. 현장 강연에서는 청중이 세션 중간에 의견을 내거나 리액션을 강하게 할 수 없지만, 온라인 플랫폼을 통해서는 가능했다. 이를 통해 참가자들은 더 적극적으로 세션에 참가하고 즉각적으로 실시간 소통이 가능했다.

 

올해의 PCMA 의장상(Chairman’s Award) 대상은 변화를 경험 중인 모든 회원에게

매년 진행되고 있는 PCMA 올해의 의장상 수상자는 팬데믹으로 변화를 경험하고 있는 모든 PCMA 회원에게 수여되었다. 전체 수상자는 6월 30일까지 멤버십 가입 비용 면제와 모든 교육 프로그램 무료이용 혜택을 받는다. PCMA는 2020년 한해 모두가 어려운 상황이었음을 고려할 때, 탁월함을 보인 소수의 조직이나 개인을 선정하는 것은 불가능했다고 밝혔다. 이에 불확실한 상황 속에서도 PCMA와 함께 위기를 헤쳐 나가고 있는 모든 회원들에게 상을 수여하는 방법을 택했다.

 

현장에 온 것처럼 현장감을 제공하는 세션 진행방식

현장 행사로 진행했었던 2020년도 행사 방식을 온라인에서도 현장감 있게 구성하여 참가자들이 몰입할 수 있도록 했다. PCMACL 현장 행사의 메인 스테이지의 경우 “공연 → PCMA 관련 세션 진행 →메인 세션(초청 연사)” 등의 순으로 진행된다. 이번 버추얼 행사도 이와 마찬가지로 음악과 공연으로 세션에 대한 기대감을 고조시킨 뒤PCMA의 비전을 제시하고 홍보하는 내용을 전달한 후, 마지막으로 초청 연사의 콘텐츠를 공개했다. 기존과 같은 이러한 구성은 사용자들로 하여금 낯선 디지털 플랫폼 내에서도 친숙한 흐름을 통해 기대를 품도록 하였고, 꽤 효과적으로 온라인으로의 피보팅(pivoting)을 진행할 수 있었다.

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