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[Vol.45_Cover Story ③] 일본-국제행사 재개를 위한 목적지 홍보와 행사 개최 지침 공표

#글로벌 주최자 대상으로 전략적 B2B 마케팅 및 로비 활동 지속
일본의 코로나19로 인한 타격은 2020 도쿄 올림픽의 연기와 맞물려 한 층 더 민감한 기류를 보였다. 팬데믹 초기에 크루즈선을 중심으로 한 확산세에 무방비적 태도를 견지하고, 자국 방문객에 대한 미흡한 대응으로 화두에 올랐던 일본의 이미지는 메가 이벤트를 앞두고 크게 실추된 부분이 있었다. 일본정부관광공사(Japan National Tourism Organization, 이하 JNTO)는 이러한 상황에 대응하고 자국 비즈니스 이벤트 산업의 재개를 위하여 일본을 비즈니스 목적지로 홍보 및 마케팅 본연의 기능에 충실하는 대응 활동에 주력하고 있다. 이를 위해 글로벌 유명 인사와의 네트워크를 활용하여 논의를 지속하고, 관련 섹터의 성공적 대응사례를 공개하면서 목적지로서의 안정성과 신뢰성을 높이는 전략을 실행하고 있다. 또한, MICE 각 분야에서는 행사 개최를 위한 세부 가이드라인을 제시하며 글로벌 주최자들이 차기 행사 개최를 준비할 수 있도록 정보 제공과 교류 활동을 추진하고 있다.

 

[정책 ① 인식 조사를 기반으로 목적지 홍보 활동 지속]

JNTO는 온라인 마케팅을 통해 일본을 비즈니스 목적지로 홍보하고 있다. 최근에는 비즈니스 이벤트 재개의 희망을 담은 세계 각국의 전문가들로부터 추천사를 제시하면서 일본을 MICE 목적지로 고려해야 할 근거와 정보를 담은 출간물을 배포하였다. 일본컨벤션매니지먼트협회(Japan Convention Management Association, 이하 JMCA)는 이벤트 개최 가이드북을 발간하여 일본에서 MICE 행사를 개최할 경우 따라야 할 지침들을 작년 9월부터 전 세계 주최자들에게 공개했다.

#일본의 MICE 목적지에 관한 업계 인지도 조사
JNTO는 보유하고 있는 네트워크를 활용하여 국제PCO협회(IAPCO), 국제회의전문가협회(MPI), 컨벤션전문경영자협회(PCMA) 등 글로벌 MICE 기관의 대표들이 앞으로의 시장을 어떻게 전망하고 있는지 파악하고, 행사 개최지로서 일본의 강점과 개최지를 선정하는 결정적 요인 등에 관해 조사를 수행하였다. JNTO가 이벤트 전문가들을 대상으로2019년 12월부터 2020년 4월까지 수행한 온라인 서베이에서 행사 개최지 선정시 가장 중요하게 고려하는 사항은 목적지의 독특한 문화와 다양성이었다. 뛰어난 컨퍼런스 및 이벤트 기획력과 항공 접근성도 중요 요인으로 나타났다. 비즈니스 이벤트 목적지로서 일본의 특장점 역시 독특한 문화와 지역적 다양성으로 나타났음을 제시하며, 일본의 강점들이 전문가들이 중요시하는 항목과 동일하다는 점을 강조했다. 또한, 일본에서 행사를 개최할 계획이 있는지에 대해서 1년 안에 개최할 계획이 있다는 응답이 44.3%, 3년이 32%, 5년이 7.3%로 나타났음을 보여주며, 비즈니스 이벤트 목적지로서 일본의 위상이 여전함을 알렸다.

(자료: JNTO KPI online survey of international events professionals)

#분야별 관련 기관이 제시하는 특정 정보와 성공 사례 제시

▲ 후생노동성에서 발표한 3C 중심의 코로나19 확산 방지 국가 캠페인 (자료: JNTO)

일본 후생노동성의 3C 방지 전략과 함께 JNTO는 여러 MICE섹터들이 제시하고 있는 코로나 대응을 위한 구체적인 정보들을 공유하고 있다. JNTO의 행사 개최 가이드라인 외에도 일본 콩그레스컨벤션뷰로(Japan Congress & Convention Bureau, 이하 JCCB) 또한 비즈니스 이벤트를 개최할 때 지켜야 할 단계별 지침을 공개했다. JCCB는 본 지침을 통해 비즈니스 이벤트 관련 기관이 감염 위험을 최소화하면서 외국인 참가자 유치에 힘써야 함을 피력했다. 일본컨벤션협회(Japan Convention Association), 일본전시협회(Japan Exhibition Association), 일본호텔협회(Japan Hotel Association), 일본여행사협회(Japan Association of Travel Agents) 등 MICE 관련 협회들도 협력하여 현 위기에 대한 대응을 준비하고 있다는 사실을 알렸다. 행사장 위생과 안전에 만전을 기한 사례로서 요코하마의 컨벤션센터인 ‘PACIFICO Yokohama’를 소개하며, 열화상 카메라와 소독시설, 사회적 거리두기를 고려한 좌석배치 등 기본적인 요건과 함께 하이브리드 행사에 최적화된 시설로 재단장한 사실을 공개하기도 했다. 이 외에도 크리에이티브한 디지털 행사 개최와 럭셔리한 서비스, 안전을 모두 보장하는 일본 호텔업계에 대한 소개, 일본의 항공여행과 기차여행의 안전성을 토대로 다채로운 경험을 할 수 있는 우수한 지역이 많다는 점을 홍보하고 있다.

 

[정책 ② 전략적 B2B 마케팅·로비 활동]
#버추얼 Meet Japan을 통해 글로벌 행사 주최자들을 세심하게 관리

▲ 버추얼 Meet Japan의 온라인 팸투어 신청 페이지

JNTO가 1989년 이래 30여 년간 매해 개최해온 B2B MICE 비즈니스 행사인 “Meet Japan”은 해외 핵심 바이어들이 일본에서 국제 행사를 개최하기 위해 필요한 정보를 제공하고, 지역과 서비스를 매칭해주는 기능을 해왔다. 코로나로 기존처럼 오프라인 행사 개최가 불가능해지자, 2021년에는 최초로 온라인 행사인 버추얼 Meet Japan을 개최하여 해외 바이어들을 초청하고 일본 내 도시마케팅 담당자들이 참여하도록 하였다. 그간 일본에서 개최했던 행사에 대한 글로벌 주최자들의 피드백을 토대로 일본의 강점과 특성을 되짚어 보는 시간을 가졌고, 보다 실질적으로는 랜선 시티투어 및 팸투어, 온라인 비즈니스 미팅, 그리고 일본에서 행사를 개최하기 위해 필요한 것들을 논의하는 시간을 마련했다. 특히 전 IAPCO 회장이자 현ICS(International Conference Services) 회장 마티아스 포슈(Mathias Posch)와 현 IAPCO 회장이자 글로벌 AMC 기업인 케네스 그룹의 고객 및 운영부서장인 오리 라하브(Ori Lahav)가 참여하여 그간 일본에서의 경험을 공유하며 일본의 특장점을 어필했다. Meet Japan 행사와 더불어 매년 현장행사로 진행되던 일본컨벤션트레이드마트(JAPAN CONVENTION TRADE MART)도 온라인으로 함께 개최되었다.

 

[정책 ③ 섹터별 관련 협회 중심으로 행사 개최 가이드라인 제시]

#JCMA, 전 세계 주최자들을 위한 컨벤션 행사 가이드라인 제시
일본컨벤션매니지먼트협회(JCMA)는 2015년 일본콩그레스운영자협회(JAPCO)와 일본컨벤션기획자협회(CPA)가 합병하여 설립된 일본 유일의 컨벤션 전문가 협회이다. JCMA는 2020년 9월 “코로나19 대응 MICE 이벤트 개최 지침(Guidelines on Hosting MICE Events in the COVID-19 Pandemic)”을 발표했다. 이는 감염 예방 대책, 참가자 안전지침, 개최시설 안전지침, 개최도시 및 정부 안전지침으로 이루어져 있다. 한 가지 주목할 만 한 점은 JCMA가 그간 일본에서 개최된 우수 MICE 행사 사례와 재고할 필요가 있었던 사례를 모니터링하여 정리해오고 있다는 사실이다. 이러한 과정에서 축적된 정보 및 경험은 본 지침의 개정에도 반영되고 있다. 실제로 본 가이드라인은 2020년 6월에 공개되어 현재까지 3번 개정되었다. 또한, 협회 회원들을 대상으로 행사개최를 위한 정보를 제공하고, 행사 운영 노하우와 감염 대응에 대한 지속적인 인식 개선 및 표준화를 위한 지원을 제공한다.

#JEA, 전시회 참가자에 행사 전·중·후 지침 배포 및 코코아 앱 사용 권장
일본전시협회(Japan Exhibition Association, 이하 JEA)는 전시회에 특화된 가이드라인을 발표했다. JEA는 코로나19로 뉴노멀의 시대가 찾아옴에 따라 다시금 안전하게 전시회를 개최하기 위해서, 감염 예방 조치와 더불어 전시회 개최 관련 모든 관계자들이 창의적으로 협력하여 전례 없는 조치를 취해야 함을 강조하며 전시시설 관계자, 주최자, 참가업체, 참가자, 서비스 업체 각각을 위해 전시회 전·중·후 시간대별로 이행해야 하는 자세한 지침을 제공한다. 주최자의 경우 전시회 종료 후 철거 단계에서 지켜야 할 지침까지 세세하게 전달하고 있다. 특히, 전시회 개최와 관련한 모든 이들은 일본 후생노동성이 개발한 코로나19 접촉자 확인 어플인 코코아(COVID-19 Contact App, COCOA)를 설치해야 한다. 주최자부터 전시회 서비스 업체에 근무하는 일용직까지 모두가 코코아 어플을 개인적으로 설치하고 전시회가 완전히 마무리되는 시간까지 알림 서비스를 활성화해야 한다. 코코아는 스마트폰의 블루투스 기능을 통해 코로나19 감염자와 접촉한 사실을 알림을 통해 받을 수 있는 어플리케이션이다. 본인 동의를 전제로 활용되며, 개인의 프라이버시를 확보하면서 접촉 가능성을 빠르게 전달받아 감염 여부를 확인할 수 있도록 돕는다.

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