지난 11월 대만 가오슝에서 하이브리드로 진행된 ICCA 총회는 가오슝과 싱가포르의 아티스트가 등장하여 개막식 주제곡을 함께 부르며 온ㆍ오프라인 참가자 모두의 마음을 움직였다. ICCA 사상 처음으로 진행된 하이브리드 행사를 위해 ICCA는 지난 몇 달간 여러 차례의 회의를 통해 이번 행사를 준비했음을 알렸다. 행사 시작 6주 전부터 회원들과의 사전 만남을 통해 이번 행사를 준비한 ICCA의 가장 큰 목표는 전 세계 회원들이 서로 떨어져있지만 최대한 많이 연결되고 참가자들 간의 네트워킹을 기회를 높이는 것이었다. 본 행사의 주제인 ‘함께하는 이벤트 혁신(Transforming Global Events Together)’에 맞게 프로그램의 내용을 마련하고 행사 기획한 점도인상적이었다. 이번 하이브리드 행사를 통해 ICCA 총회가 남긴 메시지는 무엇이었는지 살펴보고자 한다.
8개 지역 허브 도시를 연결하는 하이브리드 행사
59회를 맞은 2020년 ICCA 총회는 국제컨벤션협회(International Congress and Convention Association, ICCA) 사상 최초의 하이브리드 행사로 개최되었다. 코로나로 모두가 모이지 못하는 상황에 대처하고자, 대만 가오슝을 오프라인 개최지로 하고, 주요 프로그램은 온라인을 통해 송출하면서 ICCA의 글로벌 회원들 모두가 참여할 수 있도록 준비되었다. 가오슝 외에도 7개의 허브 도시를 선정하여 각 도시 내에 있는 참가자들이 모일 수 있는 공간을 마련함으로써 온라인 ICCA 총회를 공동 참관하고 로컬 프로그램을 진행하도록 하였다. 지역 허브는 서울을 비롯하여 말레이시아 쿠칭과 사라왁, 스페인의 말라가, 유럽의 룩셈부르크,중동의 리야드, 남아프리카 케이프타운에 마련되었으며, 가오슝에서 진행되는 본 세션 외에도 각 거점도시의 연사들이 함께 다양한 강연을 진행했다. 서울의 경우 오전에 코엑스에서 로컬 세션이 진행되었으며, 오후에는 가오슝의 공식 프로그램이 송출되었다. 각 허브에서는 로컬 세션 외에도 라운드테이블 세션이나 유니크베뉴 답사 등의 프로그램에 참여할 수 있었다.
사용자 편의와 연결성을 고려한 이색적인 행사 진행 이번 ICCA 총회는 온라인 참가자 친화적인 자체 행사 플랫폼을 통해 진행되었다. 웹사이트를 통해 버추얼 행사장에 입장할 수 있으며, 각 허브 도시의 버추얼 플로어에 입장하거
나 네트워킹 라운지를 통해 참가자들과 소통할 수 있다. 이번 플랫폼은 행사의 컨셉인 ‘허브 앤 스포크(Hub & Spoke)’ 의 프레임을 구축하고 전달하기 위하여 이벤트 컨설팅 기업인 마티즈 글로벌 이벤트(Maritz Global Events)가 협력했다. 또한 가오슝에서 진행된 본 행사에서는 ‘이벤트 혁신’을 도모하고자 한 주제에 맞도록 새롭게 시도된 행사 장치들이 참가자들의 눈을 사로잡았다. 각 허브의 모습을 생중계로 보여주며 온라인을 통해 함께하고 있다는 것을 보여준 것이 인상적이었으며, 무엇보다 글로벌 커넥션 세션을 통해 모든 허브의 참가자가 함께 ICCA 총회의 주제곡을 만드는 기획이 다른 행사에서는 찾아 볼 수 없었던 시도였다. 가오슝의 사회자와 싱가포르에 있는 밴드 송디비젼(Songdivision)이 화상회의 상으로 완벽하게 합주를 진행한 것도 놀라웠지만, 더 나아가 투표 어플을 통해 장르와 코드, 가사들을 다함께 선정하여 곡을 완성시키는 이색적인 기획이 특별했다. 완성된 주제곡은 이후 여러 세션의 배경음악으로 사용되었다. 행사를 창조적인 방향으로 기획하고 이를 가능하게 한 기술의 결합이 앞으로의 이벤트 혁신에 반드시 필요한 부분임을 느끼게 한 아이디어였다.
본 행사 전, 6주간의 프리 세션 진행
4일간 진행된 59회 ICCA 총회는 앞서 진행된 6주간의 프리세션을 마무리하는 행사였다. 본 행사 개최 전 ICCA 회원들을 위해 진행된 6주간의 프리세션은 매주 월요일 마다 한 가지 주제에 대해 협회와 데스티네이션, 항공/교통, 미팅 플래너 등 각 분야의 전문가들이 모여 논의할 수 있는 시간이었다. 이 같은 프리세션을 통해 본 행사에서의 심층적인 논의가 가능했으며, 이번 행사의 레거시 중 하나인 가오슝 프로토콜(Kaohsiung Protocol)에 대한 MICE산업 관계자들의 의견도 수렴할 수 있었다.
행사를 통한 지역과 산업을 위한 레거시 도출
이번 행사의 교육 세션을 통해서도 많이 언급된 부분은 이제는 행사의 ‘레거시(Legacy)’를 남겨야 한다는 점이었다. ICCA가 이번 총회를 통해 남긴 가장 큰 레거시는 앞으로의 MICE산업을 위한 새로운 프레임워크인 가오슝 프로토콜(Kaohsiung Protocol)이다. 가오슝 프로토콜은 디지털 기술의 도입, 안전 및 건강과 같은 글로벌 트렌드에 발맞춘 ICCA의 대응책을 연구한 결과로, 지속가능한 발전, 글로벌 연계 등의 핵심 가치를 담은 이벤트 산업의 규약이다. ICCA는 가오슝시와 함께 이번 총회의 피날레에서 가오슝 프로토콜 발표했다. 발표를 진행한 ICCA의 제임스 리즈(James Rees) 회장은 “ICCA부터 변화된 트렌드에 따라 조직을 변화시킬 것이며, 이번 행사를 통해 가오슝 프로토콜을 홍보하고 적용시켜 59회 ICCA 총회의 유산이 되도록 하는 것이 큰 목표”라고 밝혔다.
