온라인 컨퍼런스나 하이브리드 이벤트가 비즈니스 이벤트 시장의 회복을 이끌고 있다. 아직 오프라인 행사만은 못하지만 시장의 확장성을 주도하고 있다는 점에서 다양한 사례를 들여다 볼 필요가 있다. 아시아에서도 2020년 가을, 앞으로 펼쳐질 뉴 노멀 시대를 대비할 모범 사례를 배우고 싶어 하는, 그리고 행사에 직접 참여해보고 싶어 하는 MICE 전문가들이 모였다. 이들은 온오프라인을 떠나서 MICE의 궁극적 목적과 가치에 대해 다시금 생각을 모았다. 만남이 어려운 이 시기 속에서 우리 산업의 회복과 더불어 진정한 의미를 고민해보는 시간이었다. 결국 인간의 사고는 상호작용과 대화를 통해 자극되고, 더 나은 창의성과 아이디어를 발휘할 수 있다. 온라인만으로는 효율성을 찾을 수 있겠지만, 대면 활동과의 결합은 정서적 연대와 인지적 집중을 토대로 그 효과를 높일 수 있다. 10~11월에 개최된 ITB Asia와 PCMA Convening Asia Pacific(PCMA Convening AP), 두 행사 모두 이러한 진지한 고민과 더불어, 앞으로의 변화에 관한 연구와 현재의 위기를 이겨나갈 전략들, 그리고 팬데믹에도 잘 대처하고 있는 우수 사례들을 소개하는 세션들로 구성되었다. 아태지역의 MICE 플레이어들이 논의한 주요 내용들을 살펴보고자 한다.
1) 2020 ITB ASIA : 자체 커뮤니티 플랫폼에 집중
온라인 커뮤니티 플랫폼을 통해 100% 온라인으로 진행된 버추얼 이벤트
ITB Asia는 매년 싱가포르 마리나베이샌즈에서 개최되는 관광·MICE 분야 전문 행사다. 매년 10월 전시회와 컨퍼런스를 동시 개최하여 비즈니스 기회와 여러 인사이트를 전달하고 있다. 올해도 작년과 같이 ITB Asia 와 MICE Show Asia, Travel Tech Asia 3개 부문으로 구성된 행사가 3일 동안 개최되었다. 달라진 점은 이 모든 행사가 전부 무료로, 온라인에 기반하여 진행되었다는 점이다. 행사는 ITB 회원을 위한 네트워킹 플랫폼인 ‘ITB-community’ 웹사이트(itb-community.com)를 통해 진행되어 행사 전후 참가자 간 네트워킹 및 비즈니스 미팅이 가능했다. SNS처럼 계정으로 통해 365일 접속할 수 있으며, 자신의 프로필, 콘텐츠를 공유하고, 친구 맺기 기능이 있어 사용하기에 매우 친숙했다. 이전 행사나 다른 ITB 브랜드의 버추얼 행사에 참여한 이력이 있는 경우, 기존 계정을 통해 참가 등록이 가능하여 매우 편리하다는 장점이 있다.
15분 단위의 사전 녹화 영상으로 세션 진행…몰입은 아쉬우나 질질 끄는 지루함 덜어내
ITB Asia는 매년 관광과 MICE산업에 대한 수많은 교육세션을 운영한다는 점이 큰 특징이다. 올해에도 ‘뉴 노멀 시대의 여행 혁신(Reinventing Travel in the New Normal)’이라는 주제로 온라인을 통해 총 100개의 강연을 진행했으며, 35,000명의 참가자가 컨퍼런스와 네트워킹 세션에 참가했다. 본 행사는 실시간 진행이 아니라, 15분 내외로 사전 편집한 영상 100개를 순차적으로 공개하는 방식을 택했다. 사전 녹화된 영상으로 인해 참가자의 몰입이 떨어질 수도 있으나, 사전 편집을 통해 TV쇼와 같은 입체적인 콘텐츠로 공유될 수 있다는 점이 흥미롭기도 하였다. 짧은 시간에 함축적 내용을 제공함으로써지루함을 덜어냈고, 지역이나 기업의 홍보에 집중한 콘텐츠도 많았다. 임원진 논의 세션(C-Suite Talk)에서는 팬데믹 기간 동안 전 세계 MICE 플레이어들이 어떻게 이 상황에 대처하고 전략을 세워왔는지도 공유되었다.
2) 2020 PCMA Convening Asia Pacific(PCMA AP: 현장감 있는 하이브리드 이벤트)
온오프라인의 매끄러운 진행을 위한 사전 설계와 유료 온디맨드 서비스
이번 행사는 PCMA에서 최초로 진행한 하이브리드 이벤트로 호주 시드니의 ICC 컨벤션센터에서 개최되었다. 행사는 PCMA 회원들을 대상으로 이벤트 업계의 현황을 조사한 「PCMA Discovery Recovery」 연구 결과를 공개한 것과 더불어, 참가자들이 진정으로 필요로 하는 콘텐츠와 연사로 구성되었으며, 보다 현실적인 문제에 접근하고 함께 의논할 수 있는 세션도 진행되었다. 하이브리드 행사였던 만큼 온오프라인 간 매끄러운 진행을 위해 미리 각본을 짜놓은 듯한 세션 운영 방식이 돋보였다. 덕분에 5명 이상의 연사가 여러 지점에서 동시에 참여하는 경우에도 중복되거나 겹치는 부분 없이 원활하게 세션이 진행되었다. 또한 아태지역 행사였던 만큼, 모든 교육 세션은 인터프리파이(Interprefy)를 통한 한국어, 중국어, 일본어 동시통역 서비스가 제공되었다. 또한 모든 강의는 행사 종료 이후 2달간 온디맨드 영상으로 공개하기로 하였다. 행사를 놓친 참가자의 경우, 온디맨드 영상만 따로 구입하여 시청할 수도 있도록 하여 행사 이후에도 커뮤니티와 참가자의 지속적인 참여를 유도 하였다.
전략적 광고 송출과 개최 도시 소개
모든 세션은 하루 동안 진행되었으며, 아시아의 주요 MICE 시설이나 관광청의 후원으로 진행되었다. 세션이 시작되고 마칠때마다 행사에 참가한 다양한 데스티네이션을 소개하거나 광고하는 영상이 송출되었고, 영상 안팎의 담당자가 그 다음 세션을 소개하는 방식으로 세션이 이어졌다. 특히 호주 원주민 애보리진(Aborigine)의 전통 복장으로 악기를 연주하며 등장한 호주 환경 및 문화 보호 기업인 지와(Jiwah)의 클라렌스 슬로키(Clarence Slockee) 대표의 축사가 인상적이었다. 시드니의 역사와 문화에 대해 소개하며 전 세계 온라인 참가자들에게 행사 개최지인 시드니에 대한 깊은 인상을 남겼다. ICC 시드니의 제프도나히(Geoff Donaghy) 대표는 첫 번째 글로벌 리커버리 포럼인 PCMA Convening Asia Pacific을 ICC 시드니에서 개최하게 되어 기쁘다고 밝히며, 이번 행사는 ICC시드니의 베뉴 운영 지침인 ASM Global의 베뉴쉴드 이벤트 세이브(VenueShieldEventSafe) 운영 가이드에 따라 안전하게 개최되었음을 언급했다.
