언제 다시 대면 행사가 재개될 지에 대해 모든 이들이 관심을 가지고 있다. 이에 대한 답은 지역에 따라 다르고 변동성도 크다. 대면 회의나 행사 재개는 여전히 유동적인 각국 정부의 규정과 여행 및 자가 격리에 관한 제한과 맞물려 있다. 대면 행사 재개 시기에 대한 설문에서 대부분의 응답자들은 2021년 상반기로 응답했지만, 이 또한 지역에 따라 다르게 나타났다. AMEX 미팅 & 이벤트(American Express Meetings & Events)는 ‘2021 글로벌 회의 및 행사 전망(2021 Global Meetings and Events Forecast)’에서 대륙별 회의 및 행사 산업에 대한 동향과 전망을 소개했다. 북미, 유럽, 아시아태평양, 중남미 지역의 업계 전문가들을 대상으로 지역별 회의 활동과 예산, 정책에 대해 조사했는데, 그 주요 내용을 살펴본다.
회의 활동
북미 지역의 회의산업 전문가들은 2021년 행사의 23.6%가 가상 요소를 포함할 것이며, 참가자가 25명 미만이며 항공이나 호텔 이용이 불필요한 소규모 지역 행사가 주를 이룰 것으로 전망했다. 가상·하이브리드 회의 형식은 45%가 웹 컨퍼런스 형식이며, 회의의 27%는 모바일 앱을 사용할 것으로 예상된다. 한 전문가는 “하이브리드 요소를 도입해 참가자의 참여를 높이고 모든 미팅에 더 많은 참가자를 수용할 수 있게 되어 기쁘다”고 밝혔다.
긴급사항에 대한 대비는 보다 공식화되고 명백하게 변화했다. 미국의 한 전문가는 이것이 실제 대면 행사에 어떤 영향을 미치는지, 그 과정을 설명했다. “먼저 직원과 조직이 명확하고 효과적인 프로세스를 갖추고 있는지 확인하고, 회의의 전 영역에 대해서 위험 관리 계획 및 정책을 수립해야 한다. 그 이후 참가자들이 이를 활용할 수 있도록 하고, 회의 전후와 진행 중에 이를 전달해야 한다.”는 것이다. 주요 회의 유형은 미국에서는 소규모의 단순한 회의, 캐나다에서는 내부 팀 회의및 교육이 될 것으로 예상된다. 전 지역에 걸쳐서 응답자들은 대부분의 회의 유형이 모두 감소할 것으로 전망했다. 그러나 36%는 고위 경영진 및 이사회 회의 수는 동일하게 유지될 것으로 예상한다. 행사 개최기간은 대면 행사의 경우에 인센티브 혹은 특별행사가 행사 당 평균 3.6일로 가장 길 것으로 예상되며, 하이브리드 행사의 경우
가장 긴 유형은 컨퍼런스 및 무역박람회로 평균 9.7시간으로 예상된다.
예산 및 정책
응답자들은 모든 회의 유형에 대해 1인당 하루 지출 비용(항공권 제외)이 감소할 것으로 예상했으며, 미국에서는 약간 감소하고 캐나다에서는 이보다 더 큰 폭의 감소를 예상했다. 3분의 2에 가까운 응답자들은 전체 회의비용이 감소할 것이라고 예측했으며, 10명 중 1명은 비용 증가, 17%는 모르겠다고 답했다. 북미 지역 응답자는 중남미 및 아시아태평양 지역의 응답자보다 더 높은 비율로 회의 규정상에 결제 방법 및 절차를 명시화하고 있었다. 또한 회의 및 행사 상품 및 서비스 조달과 관련하여 공식적인 정책을 수립 했다는 응답은 64%로 전 지역 중 가장 높았다. 북미 지역의 한 전문가는 “이번 혼란에도 긍정적인 면은 존재한다”며, “코로나19로 만나지 못하고 격리된 경험을 바탕으로, 앞으로 대면 회의가 쉽게 정당화될 수 있을 것”이라고 말했다.
회의 및 행사 산업에서 북미 지역의 시장은 큰 규모를 차지한다. 북미는 대규모 행사를 위한 가장 큰 인바운드 및 아웃바운드 시장이며, 새로운 기술을 시도하고 하이브리드 행사를 이해하며, 고객 경험과 글로벌 회의 운영 측면에서도 새로운 시대를 선도하고 있다. 캐나다와 미국 전역에서는 지속가능한 이니셔티브 측면에서 큰 진전이 있었고, 인종과 다양성, 평등에 대해 업계의 관심이 높아지고 있는 가운데 업계 차원에서 진보적인 활동을 추진하기도 했다. 북미는 현재 산업이 직면한 문제를 해결하기 위해 세계를 이끌어 나갈 지역이 될 것이라는 기대를 받고 있다.