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뉴스미팅·컨벤션트렌드

‘줌(Zoom)의 지루함’을 날려버리는 방법

By 2020/10/236월 14th, 2021No Comments
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기획자들이 말하는 소통의 시대 서밋개최 후기

코로나19 감염병 확산으로 인해 회의 산업 전문가들의 탄식이 짙어지는 가운데, 업계의 한 그룹은 회의 산업을 이루는 기본적 요소는 여전히 발병 이전과 같다고 주장하고 있다. 하우트 도키마조(Haute Dokimazo)사의 리즈 레이선(Liz Lathan) 대표는 “마케터들과 이벤트 기획자들이 행사가 가지는 대화와 연결의 기능은 여전히 중요한 요소이며, 이는 버추얼 이벤트에서도 동일하게 적용된다”고 말했다.

하우트 도키마조는 지난달 ‘소통의 시대 서밋(The age of Conversation Summit)’의 버추얼 행사를 담당한 기획사다. 회의/이벤트 산업 전문 매체 스마트 미팅스(Smart Meetings)는 레이선 대표와 이벤트 콘텐츠 매니저 캐리 애버나시(Carrie Abernathy)에게 6주간 ‘소통의 시대 서밋’ 행사를 진행하면서 배운 교훈과 인력 중심의 산업 환경 속에서 이벤트 산업 전문가들은 어떻게 버추얼 이벤트를 맞이해야 하는지 의견을 구하였다.

 

의미를 찾고 적극적으로 경험하는 것 이외의 지름길은 없다.

레이선 대표는 “행사에서 사람 간의 연결을 지원할 기회를 제공하고, 실제로 참가자 간의 의미 있는 교류가 이어질 수 있도록 하는 것에 방법은 많이 있다”고 말했다. 레이선 대표는 이번 행사에서 다채로운 시도를 추진하며 대중적 문화 교류와 진심 어린 프레젠테이션을 통해 인류애의 교류를 창출하였다. 그는 이번 시도들과 관련하여 “행사 내에서 발생한 에너지들이 계속해서 행사 관련 채널 안에서 유지될 수 있는지 관찰(monitoring)하는 것”이라고 행사 개최 이후의 계획을 밝혔다.

레이선 대표가 이번 행사를 통해 추진하고자 하는 두 번째 프로젝트는 이벤트 전문가들에게 버추얼 이벤트 개최에 관한 경험을 쌓을 수 있도록 도움을 주는 것이다. 그는 “스스로를 가장 자랑스럽게 여기는 부분”이라며 100여 명의 이벤트 전문가들을 모집하여 버추얼 이벤트를 개최하는 방법을 배울 수 있도록 지원하고, 실제로 행사개최 경험을 가질 수 있도록 돕고 있다고 밝혔다. 레이선 대표는 “그동안 진행해온 버추얼 이벤트 수백여 건의 비하인드 스토리를 전하고 있다”며 “나의 경험들이 이벤트 기획자들에게 많은 도움이 되기를 바란다”고 덧붙였다.

그가 전한 가장 중요한 교훈은 “마케팅은 우리가 생각하는 것보다 더 중요하다”는 것이다. 레이선 대표는 참가자를 유치하는 것은 행사개최 과정에서 가장 어려운 파트라며, 팀원들이 개최업무 전반에 있어서 마케팅의 중요성을 최우선 요소로 두고 있을 것을 주문하였다. 애버나시 매니저도 이에 동의하며 “행사 콘텐츠가 여왕이라면 마케팅은 왕으로 비유할 수 있다”며 “설득력 있는 콘텐츠는 상당한 힘을 가지지만, 명확한 마케팅 전략과 참가자군 타케팅이 수립되어 있지 않다면 이는 무용지물”이라고 덧붙였다.

 

때때로는 계획했던 대로만 진행되지는 않는다.

레이선 대표 또한 고전과 타협 속에서 많은 것을 배웠다고 말했다. 그는 “생생한 소통이 있는 행사를 원했지만, 실시간 소통 형태를 불편하게 여기는 연사들도 있었으며, 사전에 녹화된 세션으로 진행하되 질의응답만 실시간으로 운영하는 형태를 취할 수밖에 없는 때도 있었다”고 밝혔다. 참가자들의 스케줄 조율에도 비슷한 어려움이 있었다고 밝힌 레이선 대표는 “사람들은 항상 바쁘고, 때때로는 해야 하는 모든 일을 다 할 수 없는 상황도 오기 때문에 이들을 위한 녹화 콘텐츠도 제공해야 하였다”고 말했다.

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