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코로나 이후 떠오르는 미팅산업 트렌드와 기술

미국은 컨퍼런스, 컨벤션 대국이다. 컨벤션으로 유명한 라스베이거스, 한 도시만 해도 MICE로 매년 98억 달러(약 11조3000억원)의 경제효과를 창출하며 6만5000여 개 신규 일자리를 만들어낸다. 한해 방문객 약 4,200만 명 가운데 650만 명을 MICE산업으로 끌어 모을 정도다. 매년 1월 개최되는 CES를 시작으로 11월에 열리는 드림포스(세일즈포스 주최, 샌프란시스코 개최)까지 쉼없이 행사를 한다. 그러나 올해는 코로나 팬데믹 여파로 MICE산업에 ‘재앙’과 같은 상황이 벌어졌다.

올해 테크 기업들의 연례 개발자 컨퍼런스인 페이스북 F8, 구글 I/O, 엔비디아의 GTC, IBM의 씽크2020가 취소됐으며 텍사스 오스틴에서 개최되는 SXSW도 개최 직전에 취소됐다. SXSW는 기술과 문화가 만나는 이벤트로 매년 40만 명이 참여하는 초대형 이벤트인데 34년 역사의 SXSW가 사상 처음으로 취소됐다. 개막 직전에 취소한 SXSW는 “다시 개최될 수 있을지 모르겠다”고 할 정도로 내부 충격이 컸다.

이처럼 1조 달러 규모의 산업인 ‘컨퍼런스, 컨벤션’ 산업은 사회적 거리두기 조치의 첫 번째 희생자였으며 코로나 팬데믹 이후 산업이 회복된다고 하더라도 ‘해외여행 산업’과 함께 마지막으로 돌아올 가능성이 높다.

하지만 일명 컨퍼런스와 컨벤션은 가만있지 않았다. 5월 이후 개최된 이벤트는 체계적으로 준비, 오프라인에서 벗어나 100% 온라인으로 개최됐다. 그리고 성공사례가 속속 등장하면서 이제는 컨퍼런스, 컨벤션 산업이 코로나 팬데믹 이후에도 지난 2019년 수준으로 돌아가는데 상당한 시간이 걸리거나 아예 2019년의 세계로는 돌아가지 못할 것 같다는 예측도 나오고 있다.

코로나 팬데믹 이후에 정상으로 돌아가도 미래의 컨퍼런스, 세미나, 모임은 온/오프라인이 섞인 ‘하이브리드’가 될 것이기 때문이다. ‘온라인 온리’ 컨퍼런스도 ‘줌’으로 화면을 공유하고 유튜브나 페이스북으로 중계하는 것으로는 부족하다. 그러면 어떻게 새로운 온라인 컨퍼런스 시대를 만들어갈 것인가? 어떤 기술이 등장하고 있을까? 7가지 핵심 이슈를 정리했다.

#MS_빌드 #TED_커넥트 #애플사_WWDC …. 온라인 온리의 뉴노멀화

온라인 이벤트는 오프라인에 비해 도달 범위를 획기적으로 늘릴 수 있다. 또 새로운 청중을 유치할 수 있을 뿐 아니라 커뮤니티를 만들어낼 수도 있다. 온라인 이벤트는 이벤트 공간을 대중화(민주화)할 수 있는 기회를 제공한다. 이 같은 철학을 바탕으로 미국에서는 기존 대규모 오프라인 이벤트를 매년 개최하던 것을 온라인으로 재빨리 전환, 성공한 사례가 등장했다.

지난 5월 19일부터 21일까지 개최된 마이크로소프트(MS)의 연례개발자회의인 빌드(Build)’는 ‘오프라인’ 행사 못지않게 성공리에 개최됐다는 평가를 받았다. MS에 따르면 지난해 미 시애틀에서 개최된 ‘빌드2019’에는 6,000여명이 참석했는데 올해는 4배에 가까운 23만 명이 시청했다.

사티아 나델라 마이크로소프트 CEO는 기조연설에서 “2년이 걸릴 디지털 트랜스포메이션이 지난 2개월 만에 이뤄졌다”고 말했다. 이어 “긴급 대응, 회복 그리고 앞으로의 세계를 재조명하는 3단계에 디지털 기술이 얼마나 중요한지 확인한 시기다. 앞으로 모든 조직은 모든 것을 원격으로 전환하는 능력을 필요로 하게 될 것이다”고 덧붙였다. MS는 빌드를 통해 ‘비대면 행사 기술의 미래’를 보여줬다는 분석도 나왔다.

또 다른 성공사례는 TED에서 나왔다. TED는 ‘컨퍼런스’로 유명하다. 기술(Technology), 엔터테인먼트(Entertainment), 디자인(Design)을 의미하는 TED는 기술, 예술, 감성이 어우러진 멋진 강연회로 청중을 감동시키는 행사다. TED도 오프라인 강연을 할 수 없자 타격을 받았다. 그러나 곧바로 3~4월간 테드 커넥트란 온라인 이벤트를 론칭, 자체 플랫폼과 유튜브 그리고 페이스북 라이브와 팟캐스트 등을 통해 확산하면서 성공시켰다. 오프라인 행사를 하지 못한 것을 아쉬워하지 않고 재빠르게 온라인 온리로 전환한 것이 성공 비결이었다.

애플도 매년 개최하는 연례개발자컨퍼런스, WWDC를 온라인으로만 일주일간 개최했는데 대성공이라는 평가를 받았다. 100개 이상의 엔지니어링 세션을 진행했으며, 2,300만 명이 넘는 전 세계 애플 개발자 커뮤니티를 한데 불러 모으며, 역대 최대 규모의 WWDC를 치러냈다. 매년 샌프란시스코, 산호세에서 개최했던 애플 WWDC는 온라인으로만 개최, 100배 넘는 개발자의 참여를 이끌어 내는데 성공한 것이다. 이제는 온라인 온리이벤트가 뉴노멀이 됐다.

 

MICEDT; 현장과 온라인이 일치된 하이브리드 행사 구현 경험의 축적 중요

옴니채널(Omni Channel)이란 유통(Retail) 분야에서 사용하는 용어로, 소비자가 온라인, 오프라인, 모바일 등 다양한 경로를 넘나들며 상품을 검색하고 구매할 수 있도록 한 서비스를 뜻한다. 각 유통 채널의 특성을 결합, 어떤 채널에서든 같은 매장을 이용하는 것처럼 느낄 수 있도록 만드는 것이 핵심. 이 옴니채널 전략은 유통 외에도 미래의 ‘컨퍼런스 비즈니스’에도 적용되고 있다. 즉, 이벤트의 디지털 트랜스포메이션(DT)인 셈이다.

예전에는 온라인 컨퍼런스는 오프라인의 ‘자료창고’ 또는 ‘보조’ 역할을 했다. 앞으로는 온라인과 오프라인이 50:50의 비중이 될 수 있다. 지금처럼 ‘온라인 온리’로만 개최되고 오프라인이 있다고 하더라도 온라인 이벤트가 더 중심이 될 수 있다.

MS의 빌드2020에서는 샌프란시스코의 유명 음악학교 ‘SF 콘서바토리(San Francisco Conservatory of Music)의 사례가 소개됐다. 음악이야 말로 ‘비대면’이 힘든 교육의 영역이다. 도제식으로 가르치는 것이 익숙하고 현장감이 중요하다. 하지만 100년 역사의 SF 콘서바토리도 어쩔 수 없이 모든 수업과 공연을 온라인으로 수행, 성공리에 마칠 수 있었다.

이는 코로나 팬데믹으로 인해 컨퍼런스에서 사람들을 과거처럼 수용할 수 없기 때문이다. 정상적으로 돌아온다고 해도 ‘당분간’ 최대 절반만 수용하는 컨퍼런스를 해야 한다. 앞으로 수만 명을 동시에 수용하는 메가 컨퍼런스는 점차 사라질 가능성이 높다.

미국에서는 정상으로 돌아온다고 하더라도 행사장 규모를 줄이고 수용 인원을 축소해야 하며 사회적 거리를 유지하는 것이 새로운 기준이 될 것이다. 즉, 앞으로도 머릿속에서 대규모 컨퍼런스를 지우고 온오프라인 통합 컨퍼런스를 기획해야 하는 것이다. 오프라인을 최소한으로 축소하고 나머지는 ‘온라인’으로 마치 현장에 있는 것처럼 해야 한다. 현장에서 컨퍼런스를 하더라도 온라인으로 동시에 중계해서 현장과 온라인을 일치시켜야 한다.

이를 잘 구현한 컨퍼런스가 ‘지난해’ 시애틀 컨벤션센터에서 열린 2019 빌드 컨퍼런스였다. 사티아 나델라 CEO 키노트 연설시 CEO의 기조연설인데도 중급 규모로 현장 인원을 최대한 줄이고 나머지는 온라인 중계로 들을 수 있도록 하면서 이미 ‘옴니채널’ ‘하이브리드’ 컨퍼런스를 기획했다. 올해 빌드2020에서 23만 명의 개발자, 시청자를 매끄럽게 처리할 수 있었던 것은 지난해 경험이 있었기 때문이다. MS는 이미 하이브리드형 컨퍼런스를 준비하고 있었기 때문에 2020년 이벤트도 성공할 수 있었다.

 

최애 브랜드의 고퀄 이벤트 참여 수요 최대 관건은 콘텐츠 중심의 구현

웹 세미나의 줄임말인 웨비나는 코로나 팬데믹 중 가장 인기있는 ‘온라인 컨퍼런스’ 방법이었다. 뉴욕타임즈, 월스트리트저널, 이코노미스트 등 브랜드 미디어들도 재빠르게 온라인 컨퍼런스를 개최, 유료 가입자를 늘리는데 기여했다.

웨비나 붐은 팬데믹 기간에 이벤트 주최자와 참여자의 접근성 문제를 풀어줄 수 있었기 때문이었다. 그동안 웨비나는 근본적인 건강 상태에 장애가 있거나 물리적으로 참석할 수 없는 사람들에게 전문 지식이나 경험을 제시해주고 정보에 접근할 수 있는 기회를 줄 수 있는 도구였다. 이 같은 방식은 코로나 팬데믹 때문에 오프라인이 막히자 가장 적절한 지식 전달의 수단으로 부상한 것이다.

이용자들도 경제의 불확실성이 가중되자 자신들이 좋아하는 미디어 브랜드의 고퀄리티 이벤트를 좋아하고 적극 참여했다. 이들은 특히 ‘줌(Zoom)’ 또는 ‘런더월드(Run the world)’ 등의 소프트웨어를 사용하는 등 빠르게 적응했다. 방식도 다양했다. 짧은 프리젠테이션을 사용하고 채팅 기능을 사용하면서 참가자들이 적극적으로 행사에 관여할 수 있도록 했다.

어쩔 수 없이 웨비나 방식을 채택한다고 하더라도 기존 웨비나 방식이 단점도 많은 것이 사실이다. 참관객들이 집중하기 힘들기 때문. 그러나 웨비나와 같은 가상 이벤트의 단점은 막대한 비용 절감으로 상쇄될 수 있었다. 이벤트 장소를 찾고 연사를 돌보고 비행기와 숙소를 제공하며 참관객들이 ‘무엇을 먹을지’에 대한 고민은 더 이상 필요하지 않게 되었다. 이동섭외문제를 해결할 수 있었다.

정말 중요한 것은 콘텐츠에 집중하는 것이었다. 좋은 연사를 발굴, 섭외하고 프로페셔널한 모습을 연출하는 것이 중요하다. 이렇게 되면 온라인 이벤트가 핵심 수익원으로 자리 잡게 될 수 있다. 더 넓은 오디언스를 확보하고 디지털 제품에 대한 새로운 관심을 환기시킬 수 있으며 멤버십 패키지를 유도하고 새로운 참관객 모집을 독려하는 계기가 될 수 있다.

실제 미국의 테크 전문 매체 테크크런치(Tech Crunch)는 투자자 Q&A인 엑스트라 크런치 라이브(Extra Crunch Live)를 유료 멤버십에 연결, 큰 성장을 보였다. 뉴욕타임즈의 NYT라이브(NYTLive)는 110개 국가에서 온 25만 명 이상 참석했으며 이 중 상당수가 기존 뉴욕타임즈 구독자가 아닌 사람들이 참가했다. 뉴욕타임즈는 가상 이벤트를 만들어 구독자를 확대하는 성공을 거둔 것이다.

파이낸셜타임즈(FT)도 성공사례로 꼽힌다. 파이낸셜타임즈는 한해 150개가 넘는 물리적 이벤트를 치뤘다. 이것이 모두 중지된 상태에서 FT는 주문형 비디오(VOD)를 제공했으며 FT 디지털대화(Digital Dialogues)라는 디지털 이벤트에는 5,500명의 참석자를 끌어 들였다.

FT는 또 FT글로벌이사회(FT Global Boardroom)라는 라이브 글로벌 디지털 이벤트를 만들어 100명의 원격 스피커를 모았고 5만2,000명의 참석자가 참석하는 성공한 이벤트로 만들어냈다. 기존 이벤트와 대형 스폰서십도 유치, 새로운 매출처로 만들어냈다. 물리적 이벤트에는 강점이 있지만 가상 이벤트로만 개최하는 것도 큰 이점이 있음을 증명해낸 것이다.

 

#MS의 팀즈, 슬랙, 스와프카드 네트워킹 협업 툴은 필수; 공유, 추천, 데이터 동기화 기능 포함

오프라인 컨퍼런스를 하는 진정한 목적은 네트워킹이다. 동료 개발자들은 무슨 고민을 할까? 업계 최고수들은 어떻게 생각할까? 이런 주제들은 이메일로는 할 수 없고 직접 만나야 한다. 네트워킹을 잘 조직하는 이벤트가 피드백도 좋다. 그러나 지금 오프라인 이벤트를 못하고 온라인으로 옮겨가면서 ‘네트워킹’을 하지 못하고 있다. 하지만 온라인 컨퍼런스를 성공리에 개최한 주최자들은 ‘온라인 모임’에서도 네트워킹이 가능하다는 사실에 고무된 상태다.

혁신과 연결을 위한 공간을 가치있는 방법으로 만들었다. 그동안 수동적이고 열정적이지 않았던 화상 회의가 다시 활기를 띠며 장난기 있고 역동적인 형식이 될 수 있음을 증명했다. 특히 MS 빌드는 이 같은 단점을 극복하기 위해 자사 협업툴 ‘팀즈’를 사용했다. 팀즈는 현재 하루 사용자 7,500만 명이 넘었다. 팀즈를 통해 서로 대화하도록 유도하면서 네트워킹의 아쉬움을 달랬다. 행사가 끝나도 연락처와 메시지가 남는 효과가 있다.

미국의 주요 컨퍼런스는 이렇게 팀즈 외에도 슬랙 등의 솔루션을 사용하면서 네트워킹을 유도하고 있다. 온라인 컨퍼런스에 네트워킹을 위한 협업 툴을 사용하는 것은 필수다. ‘애프터 파티’도 참가자들을 ‘줌’으로 초대해서 하는 컨퍼런스도 있었다.

독립적인 솔루션도 속속 등장하고 있다. 스와프카드(Swap Card)와 같은 앱은 이벤트 네트워킹을 만들기 위해 만들어졌다. 이 앱은 참석자의 프로필을 알고리즘 방식으로 분석한 다음 가장 관련성이 높은 사람들을 서로 만날 수 있도록 추천한다. 또 명함을 서로 공유할 수 있도록 하고 시스템과 데이터를 동기화활 수 있는 기능도 제공한다.

온라인에서 청중과의 소통이 핵심 아직은 초기단계로 통신서비스와 플랫폼 보급 필요

가상현실과 증강현실 기술을 이용한 컨퍼런스는 오랫동안 ‘미래 컨퍼런스’ 모습으로 제기됐다. 그러나 현실화되긴 여전히 거리가 있었다. 그러다 VR 컨퍼런스는 코로나 팬데믹에 ‘부상’할 기회를 맞았다. 입체적으로 참여할 수 있는 경험을 줄 필요가 있었기 때문이다.

실제 애틀란타주 조지아에서 개최될 예정이던 IEEE 컨퍼런스는 처음으로 지난 3월 22일부터 26일까지 5일간 VR 컨퍼런스(IEEE VR 2020)를 개최했다. 한마디로 학회 행사를 VR로 개최한 것. 이 컨퍼런스는 프로젠테이션 화면을 웨비나 스타일로 사용하는 것에만 의존하지 않고 VR로 어떻게 보여주고 청중과 소통할 수 있을 것인가에 초점을 맞췄다. 5일간 VR 회의를 하고 통합 화상회의도 했으며 모질라 허브(Mozilla Hubs)를 이용해 대화하고 기존 학회에서 하던 포스터 세션도 마련했다.

언론 인터뷰를 VR/AR로 진행하기도 했다. 필자는 이진하 스페이셜 공동창업자 겸 CPO를 인터뷰하면서 처음으로 AR/VR로만 인터뷰를 했다. 약 1시간 30분간 인터뷰를 했는데 아직도 인터뷰 내용과 장면 기억이 생생하다. VR 공간의 1시간은 PC나 모바일 환경의 2~3시간 정도로 뇌에 강렬한 영향을 줬다.

스페이셜은 가상 공간에 모여서 회의할 때 말로만 하는 것이 아니라 손으로 포스트잇을 붙이고 옆에 있는 동료가 내용을 보고 의견을 낼 수 있는 것이 특징이다. 의문점을 찾기 위해 검색하는 것을 동료가 볼 수 있고 검색 결과(사진이나 영상)를 3D로 뽑아내어 대화할 수 있다. 같은 공간에 있는 것처럼 꾸며진 곳(VR룸)에서 서로의 사진이 있는 아바타를 보고 대화하기 때문에 실제로 옆에 있는 느낌이 들기도 한다.

아직 VR, AR 컨퍼런스 및 인터뷰가 어색한데다 디바이스(기기) 보급에 한계가 있어서 아직 초기(Early stage), 도입기 상태인 것이 분명해 보였다. 그러나 기가바이트의 통신서비스와 플랫폼이 널리 보급된다면 컨퍼런스는 VR 기기에 가장 적합한 어플리케이션이 될 수 있을 것이다.

EMS, 혁신을 주도하는 온라인 MICE산업의 필수 기술

이벤트관리시스템(Event Management System, 이하 EMS)은 소위 미팅테크로 불린다. 미팅테크는 팬데믹 이후 온라인 온리 이벤트가 주류가 되면서 MICE 산업의 필수 기술이 되었다. 이벤트 참가자가 앱을 다운받거나 온라인에서 등록을 하면 행사 일정 관리부터 행사를 놓치지 않고 알림을 보내주는 설정, 네트워킹 이벤트 등을 해결할 수 있다.

최근에는 실시간 질문이나 토론도 앱에서 할 수 있게 했다. 한마디로 특정 이벤트 관리 소프트웨어인 것이다. 미국 시장조사기관 마켓앤마켓은 세계 모바일 기반 회의기술 시장이 연평균 15~20%씩 성장해 2024년 약 115억 달러(약 14조원)에 이를 것으로 내다봤다. 마켓앤마켓은 “다양한 기술을 접목한 미팅 테크놀로지가 MICE시장에서 ‘파괴적 혁신’을 주도하고 있다”고 평가했다.

EMS 회사도 팬데믹 중에 크게 성장하고 있다. 주요 업체로는 이벤트 에스프레소(Event Espresso), 시벤트(Cvent Inc), 이벤트브라이트(Eventbrite Inc), 서튼(Certain Inc), 씽(XING SE), 이터치스(Etouches Inc), 액티브네트워크(Active Network LLC), 런사인업(RunSignUp Inc), 사인업지니어스(SignUpGenius Inc), EMS소프트웨어(EMS Software LLC) 등이 있다.

소속감, 참여감 제공 버추얼 패스, 도시락 외 기념품(SWAG) 포함된 멤버십으로 컨퍼런스 격상

MS 빌드나 애플 WWD는 개발자를 위한 컨퍼런스다. 개발자 생태계를 만들기 위해선 팬을 만들고 소속감을 주는게 중요하다. MS는 사전에 컨퍼런스 등록한 참관객들에게 도시락과 양말 그리고 비표를 담은 선물을 집으로 보내줬다.

온라인 행사는 참여감이 흐려지고 집중력도 떨어진다. 버추얼 패스가 있다고 해서 사용할 수 있는 것도 아니다. 그러나 패스를 매고 PC로 온라인을 듣다보면 조금이나마 소속감을 느낄 수 있게 한다. 하루 종일 집에 있는 개발자를 위해 모자나 가방보다 도시락을 보내준 것도 좋은 아이디어였다.

비용이 많이 들어서 모두 이렇게 할 수는 없을 것이다. 하지만 기존 기념품(SWAG)을 다양하게 바꾼다면 같은 비용(또는 그 이하)으로도 큰 효과를 볼 수 있을 것이다. 디인포메이션에서도 9월 개최하는 WTF 서밋에 참석자들만 확인할 수 있는 기념품을 제공하기로 했다. 가격이 비싸지만 그만큼 맴버십을 강조하면서 컨퍼런스의 격을 높일 수 있다는 판단이었다.


 

 

손재권 더밀크 대표 jaekwon@themiilk.com

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