회의, 컨퍼런스는 모든 비즈니스에서 피할 수 없는 활동이다. 최근 하버드비즈니스리뷰(Harvard Business Review)는 다양한 업종의 고위직 182명을 대상으로 회의에 관한 설문 조사를 실시했는데, 응답자의 71%가 회의가 비생산적이고 비효율적일 때가 많다고 응답했다. 그만큼 사람들은 비효율적인 회의를 피하고 싶어 하며, 회의 방식이 개선되어야 한다고 생각한다. 그중 가장 먼저 바뀌어야 할 부분은 회의실 환경이라고 할 수 있다. 참가자들의 참여도를 끌어올리고 회의의 효율성을 높이기 위해 바뀌어야할 부분은 무엇일까? 테크놀로지와 프린팅 기술을 활용해 고객들에게 새로운 공간과 경험을 제공하는 기업 DGI는 8가지의 컨퍼런스룸 디자인 트렌드로 다음을 제시한다.
1. VR 디자인 역량(Virtual Reality Design Capabilities)
DGI사는 고객이 공간 디자인 의뢰 전, 공간의 구성과 음향을 가상으로 체험해볼 수 있는 기술을 가지고 있다. 어떤 크기의 공간도 가상현실 기술을 활용하여 만들 수 있다, 장비와 가구, 음향 요소를 고객이 원하는 대로 주문할 수 있는 ‘알라카르트(a la carte)’ 방식을 이용하여 맞춤형 가상공간을 체험할 수도 있다. 이를 통해 실제 설계 이후의 공간을 생생히 체험할 수 있어 충분히 상품에 대해 이해한 후 결정이 가능하다.
2. 유연한 회의 공간(Flexible Meeting Spaces)
대형 회의실은 많은 인원이 참가하는 미팅에 유용하다. 그러나 소규모 미팅에는 적합하지 않다. 적합한 회의시설이 부족하여 필요보다 큰 규모의 회의실을 대여할 때가 있는데, 이럴 경우 너무 큰 공간으로 인해 회의 운영의 불편을 가져온다. 이러한 딜레마를 해결하기 위해 하나의 회의실을 두 개의 공간으로 나누거나 여러 공간을 합쳐 하나의 큰 회의실로 이용한다. 공간의 규모 뿐 만 아니라 회의실을 구성하고 있는 가구, 음향, 배치 등의 레이아웃도 중요하다. 큰 회의실에 맞는 커다란 테이블 보다는 회의실이 분리되었을 때, 테이블도 함께 분리할 수 있는 형태가 여러 레이아웃으로 활용하기 편리하다. 또한 주최자의 의도나 수용인원에 맞게 좌석 레이아웃이 결정되기 마련인데 무엇보다 참석자들이 편안함을 느낄 수 있도록 하는 것이 중요하다. 이를 위해 좌석 간 충분한 여유 공간을 두어야 하며 시야가 자유로워야 한다.
3. LED 비디오 월(LED video walls)
현재 회의실 디자인에 있어 가장 혁신적 형태로 손꼽히는 것이 디스플레이는 LED 비디오 월이다. 가격이 부담스럽다는 문제가 있었지만, 다행히 최근에는 훨씬 저렴해져 현재 많은 회의장에서 LED 디스플레이를 사용하고 있다. LED 기술은 생생한 색상표현이 가능해 프로젝터나 모니터보다 더 고품질의 화면을 제공한다. 어느 각도에서 보아도 고품질 화면 제공되어 모든 회의 참석자들이 발표 내용을 선명하게 파악할 수 있다. 또한 LED 비디오 월은 유지보수 비용이 적고 에너지 효율이 높다는 장점이 있다.
▲ LED 비디오월이 설치된 회의실
