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뉴스트렌드

COVID-19와 이벤트 : 고려해야 할 요소

By 2020/03/256월 14th, 2021No Comments
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#의사결정을 위한 데이터 활용  #여행 지침 준수  #긴급 대책 수립

| #위험평가계획 수립  #행사 계약 및 보험 내용 검토

< 사진 : 커뮤니케이션을 잘 하는 것은 성공적인 이벤트를 위해 항상 필수적 요인이지만, COVID-19와 같은 위기 상황에서는 특별히 더욱 중요하다. 프리먼(Freemans)이 개최한 웨비나에 참여한 패널리스트들은 이에 동의했다(프리먼이 제공한 슬라이드). / 출처 : www.pcma.org >

 

프리먼(Freemans) 웨비나(webinar)에서 논의된 핵심 내용 :

  • 행사 개최에 대한 의사결정을 뒷받침하는 데이터를 사용하라. 
  • 행사 위기계획을 수립할 때, 고객 중심으로 접근하라. 
  • 행사 준비 단계에서 위험평가(risk-assessment) 계획을 세우고, 행사에 대한 계약 및 보험을 갱신하라.

 

프리먼은 지난 3월 5일, MICE산업의 비즈니스 연속성과 코로나바이러스가 MICE산업에 어떻게 영향을 미치고 있는지에 대해 통찰해보고자 “Coronavirus and Its Impact on the Event Industry” 웨비나를 개최했다.

웨비나에는 프리먼(Freeman) CEO인 밥 프리스트-헤크(Bob Priest-Heck), 에스리(ESRI)의 수석 의료 책임자(chief medical officer)인 에스티 제러티(Este Geraghty M.D., MS, MPH, CPH, GISP), 미국 관광협회(US Travel Association)의 홍보 & 정책 (public affairs & policy) 전무이사인 토리 에머슨 반스(Tori Emerson Barnes), 프리먼의 전략 상무인 데이비드 새프(David Saef), 프리먼의 법률·행정 부장인 돈 레프(Dawnn Repp), 그리고 프리먼의 기업리스크 관리부서장인인 댄 스테이너(Dan Steiner) 가 참여했다.

 

* 프리먼(Freeman)사는 브랜드 경험 개선을 위한 기술 개발 및 컨설팅 기업으로, 전시회를 비롯한 모든 브랜드 경험을 비즈니스 성과로 창출하도록 돕는다. 90여년에 걸친 역사와 함께 전시회 관련 솔루션 및 서비스 제공업체로서 다양한 특허 기술 및 솔루션을 보유하고 있다.

 

프리스트-헤크 CEO는 “COVID-19위기에 비즈니스 이벤트 산업에서 그들의 고객과 연락을 취하고 항상 밀접하게 소통하는 것이 중요하다”고 참가자들을 상기하며 토론을 시작했다. 

그는 “우리 산업은 코로나바이러스의 위협에 의해 영향을 받고 있다.”라며 “빠르게 변하고 있고 불확실성은 불안과 공황까지도 만들어낼 수 있다. 이것은 투명성과 신뢰가 그 어느 때 보다도 중요하다는 것을 의미한다.”라고 말했다. 

그는 업계의 이벤트가 취소 또는 연기되거나, 아예 가상 이벤트로 전환되는 사례가 두드러지게 나타나고 있다고 말하며, 그러나 “아직은 행사를 개최하는 비중이 가장 높은 것으로 파악되기 때문에 낙관하고 있다”고 밝혔다. 프리먼은 향후 6개월 동안 미국, 아태지역, 중동 및 아프리카 지역 등에서 진행 중인 5,000여개 행사 중 단 1% 미만이 취소되었고, 현 시점에서는 라틴 아메리카(Latin America)만 취소가 결정되었다고 덧붙였다. 

그는 가상 또는 하이브리드 이벤트 수가 증가하고 있음을 예측하며 “행사는 없어지지 않는다. 그러나 변화할 것이다.”라고 말했다. 또한 “우리는 기술 솔루션을 통해 고객들의 필요를 재빠르게 충족할 수 있으며, 우리는 라이브 경험을 향상시킬 수 있는 도구를 가지고 있으므로 좀 더 접근가능하고 포괄적인 행사를 만들어 내야한다”라고 말했다. 

이러한 의견들과 함께 패널들은 이벤트 주관사들이 다른 영역에서 할 수 있는 것들에 대해서 논의했다. 

 

데이터(Data) 활용

지리정보시스템 전문 소프트웨어 회사인 ESRI의 제러티(Geraghty)는 이벤트 주최자들이 국제보건기구 WHO 웹사이트(WHO website)와 의사결정을 돕기 위해 ESRI가 만든 존스홉킨스(Johns Hopkins) 데쉬보드(Johns Hopkins dashboard created by ESRI)와 같이 이미 만들어진 데이터 세트(Data sets)를 어떻게 사용할 수 있는지에 대해서 논의했다. 

그녀는 “데이터에 쉽게 접근할 수 있을 때, 보다 빠르게 행동할 수 있다.”라고 말하며, “대규모 모임을 위한 더 안전한 환경 조성” 등에 필요한 같은 공간적 정보는 많은, 다른 수준의 정보로 표시될 수 있다고 덧붙여 말했다. 

이벤트 주최사, 사업체 또는 그 외 관계자들은 자신이 위치한 장소의 지도를 ESRI 웹사이트(ESRI website)에 만들 수 있다고 말했다. 이벤트 주최사는 자신의 이벤트에 대한 의사결정을 돕기 위한 데이터 대시보드를 작성할 때 다음 사항들을 고려해야 한다.

  • 공항에 미치는 영향과 같은 지역적 문제
  • 인근 소재의 의료원, 응급실 그리고 약국과 같은 보건 시설
  • 당신의 행사가 개최되는 동안 같은 지역 내에 다른 큰 이벤트가 열리는가?
  • 대중교통이나 호텔 로비에서 어떻게 잠재적 수용인원을 예측하고 관리하는가?
  • 운영적으로, 공급망, 영향을 받을 수 있는 직원, 비상계획 개발 등 검토
  • 환경적 데이터 : 바이러스의 특성 상 열과 습도를 싫어하므로 기후적 특성 파악

제러티는 그룹이 모이는 곳에서는 아무리 메시지를 명백하게 전달하더라도 사람들의 안전을 위해 충분하지 않다는 전제 하에, 가능한 한 메시지를 강력하게 전해야 한다고 강조했다. 비누와 뜨거운 물로 최소 20초 동안 규칙적으로 그들의 손을 씻고 참여할 수 있도록 상기 시킬 것을 포함한다. 

또 다른 중요한 이벤트 예방책으로, 주최사가 큰 모임에 대해서 사회적 거리두기를 생각해야한다. 그녀는 “경험적 일상에 반대되는 것처럼 보일 수도 있지만, 우리는 위기동안 악수를 하지 않는 이벤트를 홍보해야 한다.”라고 말했다. 

이벤트 주최자들의 기타 고려사항 :

  • 아픈 사람들을 돌보고 그들을 격리할 수 있는 보건 전문가들을 현장에 배치
  • 최소 60 퍼센트 이상의 알코올이 함유된 젤과 함께 잘 정돈된 손 소독기 배치 
  • 추가적인 정보 표기도구 사용

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