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COVID-19와 이벤트 : 고려해야 할 요소

#의사결정을 위한 데이터 활용  #여행 지침 준수  #긴급 대책 수립

| #위험평가계획 수립  #행사 계약 및 보험 내용 검토

< 사진 : 커뮤니케이션을 잘 하는 것은 성공적인 이벤트를 위해 항상 필수적 요인이지만, COVID-19와 같은 위기 상황에서는 특별히 더욱 중요하다. 프리먼(Freemans)이 개최한 웨비나에 참여한 패널리스트들은 이에 동의했다(프리먼이 제공한 슬라이드). / 출처 : www.pcma.org >

 

프리먼(Freemans) 웨비나(webinar)에서 논의된 핵심 내용 :

  • 행사 개최에 대한 의사결정을 뒷받침하는 데이터를 사용하라. 
  • 행사 위기계획을 수립할 때, 고객 중심으로 접근하라. 
  • 행사 준비 단계에서 위험평가(risk-assessment) 계획을 세우고, 행사에 대한 계약 및 보험을 갱신하라.

 

프리먼은 지난 3월 5일, MICE산업의 비즈니스 연속성과 코로나바이러스가 MICE산업에 어떻게 영향을 미치고 있는지에 대해 통찰해보고자 “Coronavirus and Its Impact on the Event Industry” 웨비나를 개최했다.

웨비나에는 프리먼(Freeman) CEO인 밥 프리스트-헤크(Bob Priest-Heck), 에스리(ESRI)의 수석 의료 책임자(chief medical officer)인 에스티 제러티(Este Geraghty M.D., MS, MPH, CPH, GISP), 미국 관광협회(US Travel Association)의 홍보 & 정책 (public affairs & policy) 전무이사인 토리 에머슨 반스(Tori Emerson Barnes), 프리먼의 전략 상무인 데이비드 새프(David Saef), 프리먼의 법률·행정 부장인 돈 레프(Dawnn Repp), 그리고 프리먼의 기업리스크 관리부서장인인 댄 스테이너(Dan Steiner) 가 참여했다.

 

* 프리먼(Freeman)사는 브랜드 경험 개선을 위한 기술 개발 및 컨설팅 기업으로, 전시회를 비롯한 모든 브랜드 경험을 비즈니스 성과로 창출하도록 돕는다. 90여년에 걸친 역사와 함께 전시회 관련 솔루션 및 서비스 제공업체로서 다양한 특허 기술 및 솔루션을 보유하고 있다.

 

프리스트-헤크 CEO는 “COVID-19위기에 비즈니스 이벤트 산업에서 그들의 고객과 연락을 취하고 항상 밀접하게 소통하는 것이 중요하다”고 참가자들을 상기하며 토론을 시작했다. 

그는 “우리 산업은 코로나바이러스의 위협에 의해 영향을 받고 있다.”라며 “빠르게 변하고 있고 불확실성은 불안과 공황까지도 만들어낼 수 있다. 이것은 투명성과 신뢰가 그 어느 때 보다도 중요하다는 것을 의미한다.”라고 말했다. 

그는 업계의 이벤트가 취소 또는 연기되거나, 아예 가상 이벤트로 전환되는 사례가 두드러지게 나타나고 있다고 말하며, 그러나 “아직은 행사를 개최하는 비중이 가장 높은 것으로 파악되기 때문에 낙관하고 있다”고 밝혔다. 프리먼은 향후 6개월 동안 미국, 아태지역, 중동 및 아프리카 지역 등에서 진행 중인 5,000여개 행사 중 단 1% 미만이 취소되었고, 현 시점에서는 라틴 아메리카(Latin America)만 취소가 결정되었다고 덧붙였다. 

그는 가상 또는 하이브리드 이벤트 수가 증가하고 있음을 예측하며 “행사는 없어지지 않는다. 그러나 변화할 것이다.”라고 말했다. 또한 “우리는 기술 솔루션을 통해 고객들의 필요를 재빠르게 충족할 수 있으며, 우리는 라이브 경험을 향상시킬 수 있는 도구를 가지고 있으므로 좀 더 접근가능하고 포괄적인 행사를 만들어 내야한다”라고 말했다. 

이러한 의견들과 함께 패널들은 이벤트 주관사들이 다른 영역에서 할 수 있는 것들에 대해서 논의했다. 

 

데이터(Data) 활용

지리정보시스템 전문 소프트웨어 회사인 ESRI의 제러티(Geraghty)는 이벤트 주최자들이 국제보건기구 WHO 웹사이트(WHO website)와 의사결정을 돕기 위해 ESRI가 만든 존스홉킨스(Johns Hopkins) 데쉬보드(Johns Hopkins dashboard created by ESRI)와 같이 이미 만들어진 데이터 세트(Data sets)를 어떻게 사용할 수 있는지에 대해서 논의했다. 

그녀는 “데이터에 쉽게 접근할 수 있을 때, 보다 빠르게 행동할 수 있다.”라고 말하며, “대규모 모임을 위한 더 안전한 환경 조성” 등에 필요한 같은 공간적 정보는 많은, 다른 수준의 정보로 표시될 수 있다고 덧붙여 말했다. 

이벤트 주최사, 사업체 또는 그 외 관계자들은 자신이 위치한 장소의 지도를 ESRI 웹사이트(ESRI website)에 만들 수 있다고 말했다. 이벤트 주최사는 자신의 이벤트에 대한 의사결정을 돕기 위한 데이터 대시보드를 작성할 때 다음 사항들을 고려해야 한다.

  • 공항에 미치는 영향과 같은 지역적 문제
  • 인근 소재의 의료원, 응급실 그리고 약국과 같은 보건 시설
  • 당신의 행사가 개최되는 동안 같은 지역 내에 다른 큰 이벤트가 열리는가?
  • 대중교통이나 호텔 로비에서 어떻게 잠재적 수용인원을 예측하고 관리하는가?
  • 운영적으로, 공급망, 영향을 받을 수 있는 직원, 비상계획 개발 등 검토
  • 환경적 데이터 : 바이러스의 특성 상 열과 습도를 싫어하므로 기후적 특성 파악

제러티는 그룹이 모이는 곳에서는 아무리 메시지를 명백하게 전달하더라도 사람들의 안전을 위해 충분하지 않다는 전제 하에, 가능한 한 메시지를 강력하게 전해야 한다고 강조했다. 비누와 뜨거운 물로 최소 20초 동안 규칙적으로 그들의 손을 씻고 참여할 수 있도록 상기 시킬 것을 포함한다. 

또 다른 중요한 이벤트 예방책으로, 주최사가 큰 모임에 대해서 사회적 거리두기를 생각해야한다. 그녀는 “경험적 일상에 반대되는 것처럼 보일 수도 있지만, 우리는 위기동안 악수를 하지 않는 이벤트를 홍보해야 한다.”라고 말했다. 

이벤트 주최자들의 기타 고려사항 :

  • 아픈 사람들을 돌보고 그들을 격리할 수 있는 보건 전문가들을 현장에 배치
  • 최소 60 퍼센트 이상의 알코올이 함유된 젤과 함께 잘 정돈된 손 소독기 배치 
  • 추가적인 정보 표기도구 사용

 

여행(Travel)에 대한 지침

미국관광협회(US Travel Association)의 반스(Barnes)는 COVID-19 발생이 관광 업계에 의미하는 바가 무엇인지에 대해 청취자들에게 업데이트 하였다.

그녀는 “미국 내 보건 전문가들은 여행 산업이 평상시의 비즈니스 방식으로 운영되어서는 안된다는 어떠한 지시도 주지 않고 있다.”고 말하며 “아직까지 미국은 방문하기에 안전한 곳으로 남아있다”라고 말했다.  

협회는 질병통제예방센터(Centers for Disease Control and Prevention, 이하 CDC), 연방 항공국(Federal Aviation Administration, FAA), 그리고 미국 교통부(U.S. Department of Transportation)로부터 새로운 소식을 듣기 위해 연락하고 있다고 말했다. 그러나 현재는 여행자들에 대해서 보통의 독감 시즌과 같은 조치를 취하도록 권고하고 있다. 여행 취소를 결정할 때에는 이러한 기관들에서 주는 지침을 따르는 것이 필요하다고 그녀는 말했다. 

 

긴급사태 대책(Contingency Planning)

프리먼의 시프(Seaf)는 긴급사태에 대한 계획을 세울 때, 고객 중심의 접근이 항상 올바른 방법이라고 말했다. 그는 투명성을 유지할 수 있는 가장 좋은 방법으로, 국내외의 청중들을 위해 능동적이고 명확한 소통의 중요성을 다시 한 번 강조했다. 

시프는 아래와 같은 질문을 던지며 이벤트 주최자들이 COVID-19 발병 중에 그들의 행사 개최에 대한 선택을 논의할 것을 제안했다. 

  • 원격으로 참여하는 청중까지도 충분히 포괄할 수 있도록 행사를 유지하거나 변경해야 하는가?
  • 이후의 날짜로 연기하는가?
  • 당신의 이벤트를 합동개최하거나 동시개최 할 수 있는가?
  • 취소할 것인가?

 

<그림 : 행사 개최에 대한 판단 옵션 4가지 / 출처 : www.pcma.org>

시프는 당신의 브랜드 가치와 조직의 합동적 책임에 대한 최상의, 그리고 가장 적절한 선택사항이 이벤트를 취소하는 것으로 나타났다면 그렇게 해야 한다고 하며, “우리는 우리 자신에게 충실할 필요가 있다”, 그리고 “우리는 진실 그대로를 유지해야 한다.”라고 말했다. 

그는 그러한 결정의 장기적인 영향이 가장 중요한 고려 사항이라고 말했다. 여기에는 참가자와 회원들에 대해 그 브랜드에 대한 충성심 보장, 파트너와 전시업체들의 지지와 참여, 업계와의 관계 유지, 그리고 현 상황과 그로 인한 영향을 존중하는 내용 등이 포함된다.

 

리스크와 법(Risk and Legal)

프리먼의 스테이너(Steiner)와 레프(Repp)는 회사 내에서의 위험 평가 계획 수립과, 이벤트 계약 및 보험 갱신의 중요성을 강조했다. 아래와 같은 사항에 중점을 두었다. 

위험에 대한 계획을 세워라. 무엇보다도, 재택근무 지침과 업무 중단에 대한 비상대책을 대비할 수 있는 회사의 SOPs(관리 운용 규정, Standard Operating Procedure)와 같은 기본 계획이 이미 수립되어 있다면 가장 좋다.

정보를 확인하라. CDC와 WHO로부터 업데이트되는 내용들을 모니터링 하면서 정보를 파악하고, 관련된 지역과 현지의 보건 및 안전 정보를 확인하라. 

직원들과 협력업체들과 소통하라. 소통은 효율적이고 정확하고 적절해야 한다. 또한 질문에 답할 수 있는 지정된 내부 전담자를 두라. 그리고 당신의 공급망과 소통하고 그들을 교육하라. 

 

<그림 : 기본적 고려사항 – 정보, 기업규정, 커뮤니케이션 / 출처 : www.pcma.org>

 

당신의 계약과 보험을 검토하라. 바바라 던(Barbara Dunn, Esq.)이 이전에 컨빈(Convene)에서 공유했던 ‘organizations should review their contracts’에서 처럼 COVID-19를 근거로 문제 삼을지 모르는 내용에 대한 대비책이 있는지 찾아내라.

필요에 따라 당신의 계획을 검토하고 갱신하라. 프리먼의 두 파트너인 ‘피셔 앤 필립스 (Fisher & Phillips)’(미국 기반)와 ‘베이커 맥캔지 (Baker McKenzie)‘(글로벌)가 위험 대비에 관한 정보 링크를 제공했다. 

 

웹 ckarh(On the web)

프리먼의 웹세미나“Coronavirus and Its Impact on the Event Industry”를 청취하라. 

기타 다른 정보를 Freeman’s COVID-19 web page에서 확인하라.

<참고> 이벤트 전문가들이 COVID-19에 대해서 알아야 할 것들 웹페이지 : PCMA는 이벤트 전문가들이 코로나 발병 관련 정보를 찾도록 돕고 이벤트 관련 업계에 자료를 공유하여 대비할 수 있도록 COVID-19 resources page를 만들었다.

 

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