참가자와 참가업체로 가득찬 2019년 IMEX 행사장 메쎄 프랑크푸르트. 코로나19에 따른 우려로 2020 행사는 취소 결정되었다. / 출처: IMEX Group
통제를 벗어난 요인에 따른 국가적 위기 증가
독일보건부 장관이 주재한 회의에서 1천명 이상이 참가하는 대규모 행사에 대한 잠재적 금지를 포함하여, 사람이 통제할 수 있는 범주 외 요인들이 몰고 올 국가적 위기의 확률이 증가하고 있다는 내용이 논의되었다. 이러한 정부의 논의가 2020 IMEX 프랑크푸르트 행사의 취소 결정을 이끌었다. 2020년 3월 11일, IMEX 그룹 회장 레이 블룸과 CEO 카리나 바우어는 2020년 5월 11일부터 14일까지 개최될 예정이었던 IMEX 행사 개최를 취소하기로 결정했음을 공식적으로 발표하였다. 바우어는 “참담한 결정”이었다고 밝혔다. PCMA가 바우어와의 인터뷰 내용을 공개하였다.
Q. IMEX 측의 취소 공지는 정서적으로 현명한 판단인 것으로 보인다. 아마도 이 같은 결정의 일부분은 IMEX가 가족 사업(family business)이기 때문이 아닐까 싶기도 한데?
A. 결국 이것은 가족사업이고, 우리는 작지만 단단한 팀이며, 이것이 우리의 전부다. 우리는 일종의 어려운 사실과 그 이유 등에 대해 명확한 입장을 제시하고 싶었지만, 무엇보다도 마음을 담아 입장문을 작성하고 싶었다. 왜냐하면 우리는 산업을 대표하는 무역전시회이고, 우리 산업이 지금 이 순간 고통을 겪고 있다는 것을 잘 알고 있기 때문이다. 실제로 발표문은 마음에서 나왔고, 그렇게 완성되었다는 것이 마음에 들었고 기뻤다. 우리는 우리와 함께 하려던 모든 사람들이 레이와 카리나가 직접 그들에게 마음을 담아 쓴 것임을 알기를 원했다.
Q. “행사 취소”라는 고통스러운 결정을 해야 했던 많은 사람 중 한 명으로서, 최종 결정을 한 시점에 대해 설명해 줄 수 있을지?
A. 지난 주 후반부터 주말까지 보건 당국이 행사 개최를 허락하지 않을만큼 위험이 증가하는 상황을 지켜보았다. 행사 개최시설인 메쎄 프랑크푸르트를 통해 정부 측과 연락을 취했지만 명확한 답변을 듣지는 못했고, 어느 정도 선을 긋고 있다는 것은 알 수 있었다. 우리가 가장 크게 우려한 점은 정부 또는 메쎄 측에서 마지막 순간(last minute)에 행사 폐쇄 결정을 통보하게 되는 상황이었다. 지난 달에도 행사 개최 직전에 개최를 취소한 행사들이 있었는데, 이러한 상황에서의 피해는 더욱 막대하다. 모든 노력과 비용이 소비된 시점에서의 피해는 두 배 이상이다. 복구할 수도 없다. 우리는 업계에 대해 그렇게 할 수 없었다. 우리는 독일 보건 당국이 그리 필수적으로 빨리 움직여 줄 거라고 생각하지도 않았다.
2020 IMEX 개최 취소를 결정한 IMEX 그룹 CEO 카리나 바우어 / 출처: IMEX Group
우리는 정부의 움직임을 지켜봄과 동시에 지금 우리 산업은 고통을 겪고 있다고 말했다. 그래야 그들도 앞으로 행사에 투자를 하고, 행사에 참여할 것이다. 우리가 행사를 개최하겠다고 하면, 우리는 최소 수의 바이어를 제공할 수 있어야 한다. 우리는 단순히 그렇게 할 수 없었다. 약 일주일 전까지만 해도 바이어 등록 현황은 꽤 좋았다. 아시아는 명백하게 무너지고 있었지만, 다른 지역들은 대체로 잘 견디고 있었다. 그러나 지난 주가 지나면서 기업들의 여행 금지 조치가 시작되었고, 곧 상승세를 타기 시작했다.
그리고 만약 바이어들이 오는 것이 허락된다고 하면, 오는 것에 대한 걱정이 있지 않을까? 그리고 그에 대한 책임도 지라고 할 수 있을까? 우리의 가장 큰 관심사는 전시참가업체와 산업계에 더 많은 부담을 주지 않는 것이었다. 우리는 사람들이 부스(스탠드)와 호텔 객실, 모든 종류의 물품에 대한 계약에 서명하는 것을 볼 수 있었다. 우리의 양심으로는 그렇게 할 수 없었다. 이것이 바로 우리가 행사 취소를 결정한 이유다. 그리고 우리는 두 가지 사실이 분명해졌다고 생각한다. 무역전시회나 대규모 행사를 개최하기 위해 거대하고 복잡한 생태계가 존재한다는 것, 그 준비를 위한 타임라인이 얼마나 길고 중요한지…
Q. 아마도 당신의 결정은 당연한 것이라고 생각할 수 있다.
A. 맞다. 우리는 아마 3월 말까지는 현황을 지켜보면서 전 세계적 상황이 어떻게 진행되는지 두고봐야 할 것이라고 생각하고 있었다. 10일 전에 우리는 자신있게 좋은 행사를 계획하고 있다는 성명서도 발표했다. 그 시점에서는 우리는 크게 영향을 받은 것이 없었고, 그러한 발표를 한 것은 옳은 일이었다. 우리는 그때만 해도 독일의 상황이 지금과 달랐고 생각한다. 당시에는 행사 취소는 가능할 수 있지만, 개최 일주일 전에나 결정하면 될 정도로만 생각했다.
우리는 메쎄 프크푸르트, 독일컨벤션뷰로, 지역 보건 당국과 정기적으로 연락을 취하고 있다. 모두가 정말 최선을 다하고 있다. 하지만 지난 10일 동안 상황이 뒤바뀌었고, 점점 더 명확해졌다. 우리에게는 엄청난 결정이지만, 옳은 결정이기도 하다. 산업과 우리를 위해. 무역전시회 기획자라면 작기가 맡은 모든 각각의 행사가 전체 이해관계자에게 가치를 제공할 수 있도록 전체 요소를 꾸려야 한다. 우리의 참가업체는 개최 지역과 도시, 호텔, 센터, 항공사, 크루즈 노선 등 지금 고통을 겪고 있는 당사자들이다. 이들은 정말 고투하고 있는 사업자들로, 우리는 그들에게 더 많은 부담을 주고 싶지 않았다.
Q. 환불처리는 어떻게?
A. 그래서 우리는 모든 참가업체에게 접촉하여 일부 또는 전체 비용을 지불했는지에 따라, 전액 환불을 해주거나, 혹시 내년도 참가를 확신한다면 2021년 건으로 이월 처리 할 수 있도록 하겠다는 내용을 전달하였다. IMEX 아메리카는 실질적으로 별도의 회사이므로, 해당 행사에는 적용되지 않는다. 광고나 후원 또는 유사한 성격의 상품을 구매한 경우에도 마찬가지다. 초청바이어 중 일부는 자기 항공표를 직접 구매하여 전시회에 참석한 후 현장에서 환급을 받기도 한다. 이들 역시 즉시 환불할 수 있도록 관련 정보를 제공하고, 빠른 처리를 위해 노력하고 있다.
Q. 초청바이어의 대면 미팅은 분명히 IMEX에게 필수적이다. 온라인으로 대체할 수 있나?
A. 우리는 모두 비즈니스 기회, 교육, 네트워킹 등 사람들 간의 만남을 만들어내기 위해 존재한다. IMEX 역시 그렇다. 초청바이어 프로그램은 시스템적으로 운영된다. 우리는 직접 대면 기반의 사전예약미팅 수천 건에 대한 일정을 생성할 수 있도록 하기 위한 목적으로 프로그램을 설계하였고, 이 시스템을 통해 참가업체와 바이어간 연결이 가능하다. 우리가 지금 고민하고 있는 것은 이렇게 구축된 시스템을 어떻게 활용할 수 있는지이다. 우리 시스템은 우리에게 맞춤화되어 있고, 바이어가 참가업체 디렉토리를 통해 미팅하고 싶은 참가업체를 선별한 후 직접 미팅을 예약할 수 있도록 작동하기 때문에 꽤 정교하게 설계되어 있다.
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참가업체들은 우리 시스템을 통해 커뮤니케이션을 할 수 있다. 참가업체들은 바이어에 대한 꽤 많은 개별 정보들을 볼 수 있으며, 문서와 RFP 교환도 할 수 있다. 이것들은 지금도 전부 가능하도록 제자리를 지키고 있다. 우리는 이것이 온라인 상으로만 진행된다면 관련 서비스를 어떻게 조정할 수 있을까를 고민해보고 있다. 내가 확실하게 말할 수 있는 한 가지는, 이를 통해 대면 미팅이 얼마나 가치있는 것인지를 입증할 수 있을 것이라는 점이다. 나는 이번 기회가 우리와 우리 산업에도 흥미로운 실험이 될 것이라고 생각한다. 아마 우리가 미래에 더 잘 할 수 있는 새로운 것을 가르쳐 줄지도 모른다. 우리는 그런 것들에 대해 열려있다.
물론 우리는 많은 콘텐츠를 갖고 있다. 우리는 200명의 연사가 진행하는 교육 프로그램과 세션을 시작하기 위해 모든 준비를 마친 상태였다. 그래서 지금은 함께 준비해왔던 많은 연사들과 다시 논의를 진행하며, 업계에 가치를 전달하기 위해 우리가 할 수 있는 것들을 모색하고 있다. 이에 더하여, 행사를 중심으로 기획했던 모든 콘텐츠를 활용할 수 있는 방안을 살펴보고 있다. 개최가 예정되어 있었던 프레스 컨퍼런스 참가 대상 시상(awards)라든가, 일정 기간 동안 온라인에서 진행할 수 있는 것들을 고려하고 있다. 궁극적으로는 이러한 모든 것들이 사람들에게 가치있는 일이 되기를 희망한다. 그게 우리가 원하는 전부다. 이 기간 동안 우리가 할 수 있는 최대의 가치를 제공할 것이다.
Q. 9월 라스베이거스에서 개최될 IMEX 아메리카에서 더 많은 수요가 발생할 것으로 예상하는지?
A. 개인적으로, 업계가 함께 모이는 것에 대해 억눌린 욕망이 있을 것이라고 생각한다. 그 시기가 되면 업계는 그 어느 때보다 더 서로를 필요로 할 것이고, 우리는 그 회복을 돕기 위해 우리가 할 수 있는 모든 일을 하고 싶다. 빠른 시일 내에 전문협회들과의 협업도 추진할 것이다. 비즈니스 이벤트 산업에 대한 우리의 책임을 수행하면서 모든 상황을 즉시하고 다른 부분들을 긍정적으로 이끌어내려는 노력을 할 것이다. 우리는 이러한 부분에서 IMEX America가 큰 역할을 할 수 있기를 희망한다.
Q. 당신 마음 속으로 생각하는 “회복(recovery)”은 어떤 모습인가?
A. 참 좋은 질문이다. 지금의 상황이 얼마나 지속될지 우리는 모른다. 지금은 전체 업계가 극심한 고통 속에 있다. 나의 관심사이자, 내가 알고 있는 업계 내 다른 리더들은 매우 진지하게 생각하고 있는 문제는 소규모 공급업체, 프리랜서, 하도급업체들이 이같이 길고, 파괴적인 시기 동안 사업을 유지하는 것이 어렵다는 것이다. 우리는 이 상황이 매우 심각하다는 것을 알고 있지만, 결국 언젠가는 종식되는 날이 올 것이다. 우리 비즈니스의 기본은 사람을 만나는 것에 있다. 이는 변하지 않았고, 앞으로도 변하지 않을 것이다. 나는 모든 산업계의 사람들이 다시 모여서 틀어진 것을 재편하고, 산업 행사와 무역전시회를 개최하기를 원할 것이라고 생각한다.
나는 이 상황이 장기화되어 글로벌 경기침체에 들어갈 수 있다는 생각도 배제하지 않지만, 사람들이 투자를 하게 만드는 방법도 생각을 해봐야 한다. 우리의 행사와 건강 및 안전의 이슈를 어떻게 지켜낼지를 하나의 산업으로 생각해봐야 한다. 수년동안 우리는 건강과 안전의 이슈를 보안이나 테러의 관점에서만 논의해왔지만, 지금 눈앞에 놓인 것은 우리가 새롭게 극복해 나가야 할 완전히 다른 유형의 건강과 안전이다. 회복 단계라고 하면, 사람들이 행사에 오는 것을 두려워하지 않도록 하는 여러 환경이 조성되는 것이고, 우리는 그런 상황이 될 수 있다고 생각해야 한다.
질병 같은 것과 싸우기 위해서는 회의를 통한 논의가 필요하다. 우리는 그렇게 세계 문제의 해결을 위한 솔루션으로 미팅을 한다. 하지만 내년이 되면, “작년에 그랬었지”라고 생각할만큼 빠른 회복이 어려울 수 있다는 것을 현실적으로 생각해보아야 한다. 그래도, 그렇게 시간이 걸리더라도, 우리는 사람들이 행사로 돌아오도록 설득하고, 그렇게 하는 것이 안전하고, 그렇게 하는 것이 중요하다는 것을 확신시키기 위해 노력해야 한다. 금융위기가 왔을 때에도 사람들은 재정적 이유로 행사를 취소한 뒤에 모든 하이브리드 이벤트와 온라인을 시도했었다. 이것이 억눌린 대면 미팅의 수요를 메꿀 수 있을 것으로 기대했지만, 보완제로서의 역할을 넘어서는 효과를 내지는 못했다. 그에 대한 수요는 있겠지만, 조금 다른 방식의 접근이 필요할 것이다.
