<사진 : 수질협회 직원들은 본사에서 통신기술 기반의 가상 세션을 운영하기 위해 고투미팅(Go-to-Meeting) 플랫폼을 사용했다.>
COVID-19로 인해 여행이 제한되는 요즘과 같은 시기에 행사 불참이 불가피할 경우, 디지털 또는 하이브리드 접근 방식으로의 전환은 유용한 전략이 될 수 있다. 수질협회(Water Quality Association, 이하WQA)가 2018년 허리케인 피해로 인해 F2F 회의를 이틀간 가상 이벤트로 신속하게 전환했던 것이 좋은 예이다. 이와 관련하여 2018년 11월 1일 PCMA 웨비나(webinar)에서는 “예측할 수 없는 상황: 디지털이 당신이 활용할 수 있는 유일한 방법일 때.”를 통해 WQA 미팅 디렉터인 리내 슐리어(LyNae Schleyer)와 마케팅 및 커뮤니케이션 책임자인 웨슬리 블리드(Wesley Bleed)가 의견을 공유하였다. 이들의 프레젠테이션 내용을 살펴보면 다음과 같다. 한 시간 분량의 이 웹세미나는 PCMA-webinar 링크를 통해서도 확인해볼 수 있다.
2018년 9월, 사우스캐롤라이나의 힐튼헤드아일랜드(Hilton Head Island)에서 WQA가 주최하는 2018년 중반 리더십 컨퍼런스(Mid-Year Leadership Conference, MYLC)가 개최되기 일주일도 채 남지 않은 금요일, 그 주(州)에 허리케인이 지나가고 있다는 소식이 전해졌다. 토요일 아침, 폭풍은 심각하게 위협적일 것으로 예측되었고, WQA의 최고책임자, 의사회의장, 정부 부처의 국장, 마케팅 책임자, 그리고 슐리어 등 5인으로 구성된 위기팀(crisis team)은 주말 내내 이메일을 공유하기 시작했다. 만약에라도 일어날 일들에 대해 논의하고 그 다음으로 무엇을 할 것인지에 대해 의논하여 합의에 도달했다. 또한 슐리어는 협회의 법률 고문에게 도움을 요청하여 그들의 계약과 보험에 대해 검토하고, 취소될 경우의 보상 문제에 대해서도 명확히 확인하였다.
이후 상황은 빠르게 전개되었다. 일요일에 폭풍이 동부 해안을 향해 움직이고 있었으며, 취소를 결정해야 할 때가 분명해졌다. 첫 번째 고려사항은 참석자들의 안전(safety of attendance)이었다. 그녀는 “WQA 회원사들이 우리 공동체만을 위한 결정이 되기를 원치 않았고 모두가 이에 공감했다. 우리는 앞장서야 했고 이번 사업과 회의, 그 다음에는 무엇을 해야 하는가를 결정하는 협회로서의 역할 정리가 필요했다.”고 했다. 슐리어 대변인은 “위기관리팀은 일요일 밤에 직원과 회원들에게 회의가 취소되었음을 알렸고, 월요일에 사우스캐롤라이나 주지사가 해안가 지역주민에 대한 강제 대피 명령을 내렸을 때 모든 것이 더욱 확실하게 결정되었다.”고 말했다.
한편, 상당한 역사를 갖고 있고, 수많은 사람들의 투자로 준비되어 오던 행사를 취소하는 것은 정말 힘들었다고 그녀는 말했다. 그녀는 “회의에 등록한 128명이라는 참가자 숫자는 그리 많지 않지만, 이 회의는 업계를 발전시키는데 큰 역할을 하고 있다. 회원들의 기대가 큰 만큼 모두가 적극적으로 참여하는 의미있는 연례행사이다.”라고 했다. 위기팀은 올해 말로 행사 일정을 재조정 하는 것도 논의했지만, 물류상의 어려움이 발생할 것으로 파악되었다. 그래서 WQA는 당시 어떤 의미의 어려움일지 확신할 수 없음에도 불구하고 대면 행사를 취소하겠다는 소식과 동시에 일종의 ‘가상 이벤트(virtual event)’를 통해 미팅을 진행할 것이라고 발표했다. 이로써 WQA는 이틀 반 동안의 행사를 이틀간의 가상 이벤트로 전환하기 위한 물류를 파악하였고, 3일밖에 남지 않은 상황에서 ‘고투미팅(Go-To-Meeting)’과 ‘고투트레이닝(GO-To-To-Training)’ 플랫폼을 사용해 시카고 외곽 일리노이주 리슬(Lisle)에 있는 협회 본부의 4개 회의실에서 준비에 착수했다. 직원들은 이미 이 플랫폼을 사용해 본 적이 있었지만 3일 동안 가상공간으로 전환해야 할 업무가 많았다. 당초 30개로 예정되었던 세션을 19개로 조정하여 가상공간용 슬라이드로 재업로드 하고, 연사들을 가상으로 초대하기 위해 일정을 정비하였으며, 이렇게 준비되는 행사에 대해 회원들과 소통을 지속하는 등의 많은 업무를 다루어야 했다.
이 행사는 여러가지 기준으로 볼 때 성공적이었다. WQA는 이번 행사에 등록한 사람들뿐만 아니라 모든 회원들에게 개방된 4개의 세션을 만들었다. 당초 등록된 참석자 128명 중 75명이 참석했으며, 추가적으로 76명이 참석하여 총 151명이 참석했다. WQA는 가상 이벤트에 참가비를 청구하지 않았고, 등록한 참석자들에게는 환불을 제안했지만 많은 회원들이 등록비를 협회의 재단에 기부하기로 결정하였다. WQA의 마케팅 및 커뮤니케이션 담당자인 웨슬리 블리드는 “가상 세션이 흠이 없지는 않았지만, 거의 완벽에 가까웠다”고 말했다. 그 경험은 매우 긍정적이어서 협회는 일년 내내 가상 이벤트에 대한 계획을 세우기로 했다.
<사진 WQA 가상 이벤트의 스크린샷>
