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뉴스미팅·컨벤션전략

혁신적인 이벤트 기획 방식 10가지

By 2018/01/246월 10th, 2021No Comments
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성공적인 이벤트를 기획하기 위해서는 기존 형식에 얽매여서는 안 된다. 이벤트 참가자들은 가만히 앉아 전문가의 강연을 듣는 방식의 행사를 더 이상 원하지 않고, 참석자들 서로가 서로에게 배울 수 있는 충분한 기회를 얻기를 원한다. 과거와 달리 혁신적인 이벤트 설계 방식은 이러한 참가자들의 요구와 필요를 충족시키는 데에 가장 큰 초점을 둔다.

혁신적 회의 설계는 기존의 방식들과는 차이가 있기 때문에 구현하는 데에 다소 어려움이 따를 수 있다. 하지만 그 효과가 참가자들의 경험과 이해관계자들의 만족을 높이기에 충분하기 때문에 소요되는 시간과 에너지, 그리고 각종 교육은 충분한 가치가 있다고 할 수 있다. 지금까지의 경험을 통해 미팅 프로세스를 혁신적인 방식으로 바꾸는 것이 미팅의 효과 및 성과, 그리고 ROI를 증가시킬 수 있는 가장 강력한 방법이라는 것이 증명되었다. 새로운 방식의 회의 설계를 적용하는 것이 쉽지 만은 않기 때문에, 10가지 혁신적인 이벤트 기획 방식과 함께 이를 성공적으로 적용하기 위한 팁과 추가로 고려해야 할 사항들을 함께 소개하였다.

 

 

1. 기초적(elementary) 문화 행사 형식을 차용한 미팅

합병을 앞둔 두 회사의 이벤트를 기획한다고 가정해보자. 대부분의 미팅 플래너들은 기업 합병을 경험해본 적이 없지만, 누구나 두 남녀의 인생의 ‘합병’을 기념하는 행사인 “결혼식”이 어떻게 진행되는지는 잘 알고 있다. 따라서 결혼과 기업 합병을 연결한다면 어떤 방식으로 이벤트를 기획하면 좋을지 아이디어를 얻을 수 있다. 예를 들어, 기업 합병을 마치 결혼에 비유하여 어떻게 이 한 쌍이 만나게 되었고, 만남을 이어나갔으며, 미래를 약속했는지를 소개하는 방식으로 이벤트를 독창적으로 표현할 수 있다.

이처럼 기초적인 문화 행사의 틀을 이벤트에 적용하는 것은 ‘근본적인 미팅 형식’의 한 예다. 이를 적용한다면 참가자들이 공유하는 상식과 행사에 대한 직접적인 경험을 활용한 행사를 기획할 수 있다. ‘근본적인 미팅 형식’의 또 다른 예로는 연휴 저녁 모임, 파티, 과학 실험, 법원 재판, 사교 행사 등이 있다. 이벤트를 설계할 때에 행사 전체 혹은 일부분에 친숙한 틀을 적용할 수 있는지 충분한 사전조사를 할 필요가 있다.

 

2. 참여 기회가 풍부한 미팅

수십 년간의 연구에 따르면 전문가들이 활용하는 전체 학습 방식의 90%가 비형식적인 학습(경험적, 사회적, 자기 주도적 학습 등)이다. 즉, 성인 학습의 10%만이 공식적인 강의나 회의 및 프레젠테이션 중간에 일어나는 것이다. 그럼에도 불구하고 아직도 미팅에서는 형식적인 프레젠테이션 방식을 고수하여 교육을 제공한다. 전문가들이 작업 환경에서 실제로 사용하고 필요로 하는 접근 방법을 반영하여 미팅에서의 학습을 향상시킬 수 있어야 한다.

참가자들이 직접 경험하면서 배울 수 있는 기회를 제공하는 세션을 마련해야 지식을 수동적으로 받아들이지 않고 효과적인 학습이 가능하도록 할 수 있다. 다행히 행사 기획자와 발표자들은 이미 충분한 시간을 통해 검증된 다양한 참가자 참여유도 방법을 알고 있다. 각각의 미팅에 적절한 방법을 선택하기 위해서는 해당 세션과 미팅의 목표에 대해 명확히 인지하고 있어야 한다. 이를 파악하기 위해 답변해야 할 질문들은 다음과 같다.

  • 기대되는 성과는 무엇인가?
  • 어떤 중요한 정보들을 전달하고자 하는가?
  • 서로 어색한 참가자들을 연결시키고 싶은가?
  • 유용한 전문 기술 및 경험을 소개하고자 하는가?
  • 커뮤니티를 생성하거나 새로운 움직임을 만들고 싶은가?
  • 참가자들이 결정해야 하는 행동 사항(action item)이 있는가?
  • 그룹의 규모는 어떠한가?

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