Skip to main content
리서치트렌드

2017 MICE 행사 10대 트렌드 분석 – ③ 개최지 선정 10대 트렌드

By 2018/01/196월 10th, 2021No Comments
로그인을 해주세요.

 

개최지 선정 10대 트렌드

 

1 / BYOD(Bring Your Own Device) 트렌드의 확장
우리는 국제회의가 기술의 발달과 함께 과거 전통적인 방식에서 벗어나 새롭게 변화된 모습을 상상하곤 한다. 행사등록 이후 참가자는 티켓을 받는 것이 아니라 투표용 키패드 시스템이나 다른 사람과 네트워킹 할 수 있는 매치메이킹 기술이 융합된 하드웨어를 이용하게 될 것이다. 우리는 이러한 장비들에 대하여 잡지나 인터넷으로 이야기만 들어왔지 아직 직접 사용해보진 못했다. 2017년에는 개개인이 사용하던 모바일 기기나 노트북과 같은 장비를 이벤트장에 직접 가져와 활용하는 또 다른 방법이 주목받고 있다.

BYOD(Bring Your Own Device)는 자신의 장비를 직접 가져와 행사장에서 사용하는 현상을 말한다. 인터넷에 의존하는 우리 삶의 방식은 공공시설의 무선 인터넷 속도를 개선하거나 모바일 장비를 쉽게 충전할 수 있는 전기 공급 장치를 도입하는 것과 같이 건물 디자인에도 많은 변화를 끼쳤다. 대다수의 컨벤션 시설들은 이전과 달리 무선 인터넷 투자를 통해 참가자들이 많이 몰릴 때에도 와이파이 서비스를 문제없이 이용할 수 있다. BYOD 트렌드를 적용한 사례 중 하나를 꼽으라고 한다면 항공 산업을 들 수 있다. 탑승객은 3,500피트 상공에서 자신의 태블릿 PC와 스마트폰으로 인터넷을 사용할 수 있다. 기내에서 제공하는 와이파이에 연결해 지상과 별반 다를 것 없이 편리하게 자신의 스마트 장비를 사용할 수 있는 것이다. 비행기가 이륙하면 휴대폰 전원을 모두 종료해야 했던 과거의 모습과 달리 하늘에서도 얼마든지 인터넷에 접속할 수 있게 되었다.

이러한 BYOD 트렌드는 와이파이를 무제한으로 쓸 수 있다는 장점뿐만 아니라 태블릿 PC, 스마트폰, 시계, 노트북 등 다른 웨어러블 디바이스를 사용하고 있는 참가자에게 초고속 인터넷 서비스를 제공하여 편의를 돕는다. 독일 프랑크푸르트에 위치한 Darmstadtium 대형 컨퍼런스 장은 회의 및 이벤트 공간에서 다양한 기기들을 신속하게 충전할 수 있는 고객 서비스를 제공한다. 이러한 뛰어난 시설 덕분에 2014년 INCON 디지털 인프라 어워드 부문에서 우수 컨퍼런스 장으로 뽑혔다. 컨퍼런스 장에서 BYOD를 도입하는 것은 참가자가 자신의 디바이스를 직접 사용하기 때문에 주최자의 행사 운영비용을 절감하는 효과가 있다.

예를 들어 행사장에서 질문자에게 마이크를 전달하기 위해 직원이 직접 뛰어다닐 필요 없이 스마트 디바이스에 다운받은 어플리케이션으로 참가자가 직접 연사에게 신속히 질문할 수 있는 것이다. 하지만 행사기획자들은 디지털 인프라가 장소 자체의 매력을 넘어서지는 못한다고 생각한다. 기획자는 오스트리아 센터(Austria Centre), 멜버른 컨벤션센터(Melbourne Convention &Exhibition Centre), 마리나베이샌즈(Marina Bay Sands Convention Centre and Hote)와 같은 시설을 차별화되고 독창적 브랜드 가치를 가진 시설로 꼽는다.

 

 

2 / 장소 제공자에서 행사 종합솔루션 제공자로 진화하는 시설들
오늘날 컨벤션센터와 같은 시설 제공자는 단순히 장소를 대여해주는 역할 뿐만 아니라 자신의 시설에서 개최되는 행사를 기획하고 운영하는 데까지 서비스 영역을 확장하고 있다. 대규모 컨벤션센터뿐만 아니라 소규모 회의시설들도 장소선정에서부터 행사기획과 진행까지 원스텝 서비스를 제공해 고객 편의를 돕고 있다. 다양한 기업 회의와 이벤트가 개최되는 Convene의 뉴욕, 필라델피아, 워싱턴지사 또한 행사 기획과 실행을 위한 종합 솔루션을 제공한다. 미학적으로 눈길을 끄는 아름다운 컨퍼런스 장, 최신식 장비, 고급 레스토랑, 할인된 가격 모두가 결합된 최상의 시설을 제공하여 장소 선정부터 이벤트 기획 모두가 한 단계로 끝나는 것이다.

이러한 비즈니스 서비스 제공을 통해 Convene은 이벤트 기획과 운영에 대한 개념을 변화시켰다. 유사한 사례로 Chateauform은 유럽과 중국에 53개의 컨벤션시설을 보유하고 있는데, 참가자가 내 집처럼 편하게 상호 소통할 수 있는 새로운 형태의 시설 개념을 도입하였다. 단순히 개최 장소와 규모만을 고려한 것이 아니라 ‘Here You are at Home’이라는 콘셉트로 집과 같이 편안한 분위기 속에서 개최되는 행사를 통해 고객에게 맞춤화된 프로그램을 제공하는 것이 특징이다.

 

 

3 / 개최 장소 및 선정방식의 변화
과거엔 명령과 통제의 방식으로 행사 개최장소를 선정했지만, 노동 인구의 연령대가 젊어지면서 합리적인 동의를 통해 결정하는 방식으로 변화하고 있다. 아직도 명령과 통제의 방식이 모두 사라진 것은 아니지만 업무 환경이 변화되면서 행사 개최장소 선정 방식 역시 일상적이고, 비형식적이고, 복합적인 모습으로 변화하고 있는 것이다. 장소 선정방식이 변화하면서 행사 개최지 역시 전통적인 호텔이나 컨벤션 센터에서 벗어나 스튜디오나 이색적인 공장, 리허설 룸과 같은 창의적인 공간으로 변화하고 있다.

 

4 / 고품질의 음식서비스
행사 기획자는 행사장소를 선정할 때 참가자에게 제공할 음식은 중요하게 고려해야 할 요소 중 하나이다. 업무 차원에서 컨퍼런스나 전시회에 출장을 가는 행사 참가자 입장에서는 적어도 평소에 먹던 회사 음식보다는 더 나은 품질을 기대하기 때문이다. 능력 있는 쉐프를 고용하여 참가자에게 고품질의 음식을 제공하는 것은 행사장에서 놀라운 경험을 선사하는 것과 같다. 말레이시아의 쿠알라룸푸르 컨벤션센터(Kuala Lumper Convention Centre)는 우수한 케이터링 서비스를 통해 컨벤션센터 자체의 브랜드 가치를 높이고, 참가자에게 차별화된 경험을 선사하는 것으로 유명하다.

지난 몇 년간 쿠알라룸푸르 컨벤션센터는 고품질의 음식서비스를 제공하여 케이터링 서비스 부분에서 수많은 수상을 하였을 뿐만 아니라, 이러한 명성 덕분에 국제 컨퍼런스 유치에도 성공할 수 있었다. 다른 컨벤션 센터들은 고품질의 음식서비스를 통해 시설의 브랜드와 매력도는 물론 국제행사 유치 경쟁력까지 높이는 쿠알라룸푸르 사례를 참고할 필요가 있겠다.

 

 

5 / 항상 정보를 업데이트 하라!
우리가 살고 있는 새로운 기술의 시대는 무제한으로 데이터와 정보를 획득할 수 있고 모든 사람을 전문가로 만든다. 정보 접근성이 용이해지면서 행사 시설들은 자신의 홈페이지를 매력 있게 제작하여 잠재 고객을 유인하는 것이 중요한 마케팅 수단 중 하나로 자리잡았다. 과거에 우리는 고객 수요를 충족시키기 위해 잘 제작된 중개 홈페이지에 의존했다. 만약 내가 스페인 바르셀로나에있는 기업에 근무하면서, 독일 베를린에서 행사를 개최하려고 한다면 과거에는 에이전시와 함께 일해야 했다. 하지만 이제는 에이전시 없이도 몇 번의 마우스 클릭만으로 베를린에서 가장 매력적인 장소를 찾을 수 있다.

비엔나에 위치한 Austria Center는 미국에 세일즈 지사가 없음에도 불구하고 미국에서 다양한 컨퍼런스를 개최한다. 지역과 거리에 상관없이 행사 개최지를 결정하는 방식은 미리 장소를 방문해보지 않고도 온라인 검색을 통해 최소한의 노력으로 최대한의 정보를 얻어 편리하게 계약하도록 돕는다.

컨벤션 뷰로(Bureau)와 같은 도시마케팅기구(Destination Management Organization, DMO)가 운영하는 홈페이지를 통해서도 행사장소에 대한 정보를 쉽게 얻을 수 있다. 행사기획자는 공식 홈페이지, 장소에 다녀온 사람들의 경험, 링크드인과 같은 온라인 커뮤니티 검색만으로도 원하는 정보를 모두 얻을 수 있는 것이다. 영국의 행사기획자인 Juliette Glasheim은 행사기획을 요청한 고객에게 제안서를 보이기 전에 호텔 객실 수, 공항 리무진과 같은 다양한 정보를 한정된 시간에 수집하는 것이 주요 업무이다. Juliette은 만약 이러한 정보를 DMO 홈페이지에서 찾을 수 없으면, 고려하고 있던 행사 장소는 배제한다고 한다. 자신의 시설에 대한 정확한 정보를 이용자가 손쉽게 얻을 수 있도록 지속적으고 공식 홈페이지를 업데이트하고 관리하는 것이 베뉴 운영자에게 필요하다.

지금 가입하고
모든 콘텐츠를 자유롭게 이용해보세요!

복사할 수 없습니다.