2017 MICE 행사 10대 트렌드 분석 – ② 프로그램 디자인 10대 트렌드

프로그램 디자인 10대 트렌드

1 / 장소에 대한 경험 – 내 집처럼 편안한 행사
최고의 행사 디자인은 참관객에게 집과 같은 편안한 분위기 속에서 색다른 경험을 선사하는 것이다. 편안한 내 집 그리고 친구 같은 행사 공간은 참가자의 충성도를 높이는 결정적 요소로 작용하는데, 개인적 경험을 어떻게 장소 디자인에 적용할 것인가가 주요 이슈가 되고 있다. 그간 장소 디자인은 좌석 배치, 연회장 디자인, 데코레이션 색상 등을 선택하는 단순한 문제로만 여겨져 왔지만, 이러한 일반적인 디자인 규칙에서 벗어나 참가자 경험 위주의 장소 디자인이 올해의 주요 트렌드가 될 전망이다.

행사장에서 배경음악의 중요성 (What is on your Event Play List)
행사장에서 어떤 배경음악을 주로 선곡하는지가 행사 주제뿐만 아니라 참관객의 만족도를 결정한다. 장소와 행사특성에 맞는 배경음악을 선택하는 것 또한 참가자 감각적 경험을 자극하는 중요한 요소이다.

참가자 보상 (Far from Free)
장거리 비행에도 불구하고 국제 행사에 참가하는 해외 참가자는 계속 증가하고 있다. 프랑스에서 개최된 한 컨퍼런스에서는 930마일(1,450km) 이상 떨어진 곳에서 참가하는 장거리 비행 참가자를 위해 무료 컨퍼런스를 제공하여 환영받는 느낌이 들도록 고객 중심의 이벤트 서비스를 기획하였다. 또한, 행사주최자가 지정한 프로모션 기간에 티켓을 구매하는 얼리버드 형태의 할인이 아니라 가장 처음 사전등록한 초기 예약자부터 할인 혜택을 차등적으로 제공한다. 이는 구매자가 증가할수록 비싸지는 등록비용 메커니즘으로, 초기 등록비의 75%를 연사 초청에 사용하였다. 행사 주최자는 기획과정에서 배경음악 선정, 등록비 할인과 같이 참가자의 특성과 니즈를 바탕으로 어떻게 이들의 만족도를 높일지를 고려해야 한다.

단순히 사무실 책상에 앉아서 형식적인 업무를 보는 것이 아니라, 참가자의 요구
사항을 토대로 어떻게 이들을 움직이고 만족시킬지를 먼저 고민해야 하는 것이다. 성공적인 행사개최를 위해 주최자는 행사 비즈니스 모델을 지속적으로 변화시키고 참관객의 의견을 꾸준히 반영해야 한다. 장소 선정에서부터 기획, 디자인, 그리고 개최까지 참가자 경험을 중심으로 디자인된 행사는 과거와는 다른 색다른 경험을 선사할 것이다.

2 / 역사로 기록되는 행사와 시공간의 중요성
시간이나 타이밍은 행사 기획에 활용되는 도구 중 하나이다. 하나의 행사를 국제적인 행사로 성장시키기까지는 기획한 것보다 시간이 오래 걸리는 경우도 많다. 기후변화컨퍼런스인 COP(Conference of the Parties) 2114) Paris는 온실가스 감축 의제를 다루었던 교토 의정서(1998-2002) 체제 이후 개최된 제21차 유엔기후변화협약 당사국 총회로 프랑스 파리에서 개최되었다. 교토 의정서 체제에서는 선진국만 온실가스 감축 의무가 있었지만, COP 21에서는 모든 나라가 온실가스 감축 의무를 부담하기 때문에 55개국에서 196개 관계당국 모두가 파리에 모였다. UN의 기후변화 협약이 20년 만에 법적 효력을 가지게 된 이번 프랑스 파리 본회의는 역사적인 의미를 갖는 국제 컨퍼런스로 기록에 남게 되었다.

14) COP(Conference of the Parties) 21: 당사국총회의 줄임말로 기후변화협약 관련 최종 의사결정 회의로 일 년에 한 번씩 정기적으로 모인다. 20번째 열린 유엔기후변화협약 당 수국총회는 2014년 페루에서 열렸다.

COP 21처럼 역사적으로 흥미 있는 행사를 개최한 또 다른 사례로는 지난 2016년 플로리다에서 시작해 쿠바에서 개최된 샤넬의 크루즈 패션쇼를 들 수 있는데, 쿠바 공산주의 혁명이 일어났던 1959년 이후 쿠바에서 개최된 최초의 국제 패션쇼이다. 외교관계 회복을 위해 개최된 이 행사는 유명 인사들이 잇달아 쿠바를 방문하면서 전 세계적으로 주목을 받았고, 무역과 관광장벽을 허무는 쿠바의 정치적 의미가 담긴 국제적 행사였다.

샤넬의 아트디렉터인 칼라거펠트가 쿠바에서 개최한 이번 샤넬 쇼는 단순히 판매를 위한 컬렉션이 아니라 쿠바의 고유한 문화와 전통을 전세계에 알려 역사에 오래 남을 순간을 마련하였다. 특히 개혁과 개방의 시대로 변화하는 쿠바의 역사적인 순간에 샤넬 패션쇼가 개최되었다는 것에 더욱 의미가 있다. 이처럼 어느 시기 그리고 어떤 장소에서 행사를 개최할 것인가 하는 것은 행사의 성공적 개최에 매우 중요한 요인이기 때문에, 미래에 어떠한 시나리오가 펼쳐질지를 과거의 경험을 통해 예측하는 것 또한 기획자의 중요한 역할 중 하나이다.