2017년 회의 운영 트렌드 및 전망

미국의 MICE산업 온라인 뉴스채널인 석세스풀미팅스(Successful Meetings)가 회의기획자를 대상으로 2017년 회의운영 트렌드에 대해 조사한 결과를 발표하였는데, 한정된 예산으로 고품질의 회의를 진행하는 것과 미팅 테크놀로지 발전에 뒤쳐지지 않는 것이 가장 중요한 요인으로 나타났다. 특히, 미팅 테크놀로지 활용을 통해 온·오프라인 사이의 간격을 줄여나가고, 예산문제를 해결하는 것이 주요 현안으로 등장하였다. 또한, 양질의 콘텐츠 개발과 회의 투자수익률을 측정하고 평가하는 것도 중요한 요소로 나타났다. 전 세계 회의시장이 판매자가 주도하는 시장(Seller’s Market)에서 바이어가 주도하는 시장(Buyer’s Market)으로 전환되고 있는 상황에서 2017년 회의 운영과 관련된 트렌드와 전망은 어떠할지 보다 구체적으로 살펴보자.

– 순 서 –

1. 2017년 회의 기획 시 주요 고려요인
2. 2017년 회의 운영이 4가지 주요 현안
3. 2017년 회의산업 시장주도 특성 전망
4. 2017년 회의 운영예산 전망

1. 2017년 회의 기획 시 주요 고려 요인

고품질, 미팅 테크놀로지, Meeting ROI, 회의 콘텐츠 등 질적성장에 집중

2017년 미국의 회의기획자들이 가 장 중요하게 고려하는 5가지 요인으 로 ‘한정된 예산으로 고품질 회의 진 행(68%)’, ‘진화하는 미팅 테크놀로 지에 뒤쳐지지 않기(60%)’, ‘회의 투 자수익률(ROI) 증명(54%)’, ‘공급자 (Suppliers)와의 협상(49%)’, ‘주목할 만한 회의 콘텐츠 개발(48%)’이 선정 되었다. 회의 기획자가 참가자 유치 증 대와 같은 양적 성장보다는 회의 운 및 콘텐츠의 품질관리에 집중하고 있다 는 것을 알 수 있다. 이외에도, 회의 안 전 및 보안에 관한 위기관리(43%), 개 최지 장소 선정에 향을 미치는 이슈 (38%), 장소 선택속성과 관련된 이슈 (36%) 등이 있는 것으로 나타났다.

2. 2017년 회의 운영의 4가지 주요 현안 

온/오프라인 사이의 간격을 줄이는 기술 활용의 중요성 대두 

기술의 발달은 온·오프라인 사이의 간 격을 줄여나가고 있다. 현장에서 일어 나는 행사를 가상공간에서도 실시간으 로 확인할 수 있다. 조사결과, 회의기 획자는 2017년에도 회의기획과 운에 미팅 테크놀로지를 적극적으로 활용할 계획이지만, 기술 활용 측면에서 어려운 점이 있는 것으로 나타났다. 조사에 응답한 회의기획자의 59%가 기술 전문 가가 아닌 자신들이 어떤 기술을 적용 하여 더욱 나은 서비스를 제공할 수 있 을지가 고민이라고 밝혔다. 또한, 인터 넷 활용이 보편화된 지금 참가자의 니 즈를 충분히 충족시킬 수 있는 와이파이 대역폭 확보가 중요하나, 여전히 이 러한 수요를 충족시키기가 어려운 것 으로 나타났다(55%). 한편, 소셜미디 어 활용과 관련하여 온·오프라인의 경 계가 허물어짐에 따라 참가자가 자발적 으로 소셜미디어를 사용하도록 유도하 는 것(40%)과 회의 홍보를 위해 효과적인 소셜미디어 전략 개발이 필요(35%) 하다는 응답도 많았다. 이외에도 ‘이벤 트 ROI를 측정하기 위해 앱과 기타 기 술을 통해 수집한 데이터 분석(30%)’과 ‘참가자를 위한 가상회의를 개발할 수 있는 기술능력(25%)’도 앞으로 보완해 나가야 할 사항인 것으로 나타났다.

예상운영 문제는 여전히 중요한 이슈 

회의 기획과 운과정에서 예산관리 는 매우 중요한 관리 요소 중 하나이 다. 올해도 어김없이 회의예산을 어떻 게 집행하고 관리해야 하는 지가 주요 한 이슈로 등장하다. 미국 경제가 호 황일 것이라는 전문가들의 예측도 있지 만, 그렇다고 무작정 예산을 낭비할 수 도 없기 때문이다. 회의를 진행하는 데 필요한 회의장, 식음료, 객실 등 환대 (hospitality) 관련 많은 비용들이 공급 자와 충분한 협상과정을 필요로 하고 때론 고비용을 지불해야 하는 경우가 발생한다. 회의기획자가 2017년 회의 관련 환대 비용에서 중요하게 고려하는 요소는 다음 [그림3]과 같이 나타났다. 회의기획자가 중요하게 고려하는 요인 으로는 블록룸 및 회의실과 관련된 비 용문제를 자신들이 원하는 방향대로 이 끌어갈 수 있는 협상을 중요과제로 꼽 았는데, ‘블록룸 비용 협상(57%)’, ‘회 의실 비용 협상(41%)’이 각각 2위와 3 위로 나타났다. 하지만 질적인 요소도 최소한 예산만큼이나 중요하게 고려하 는 것으로 나타났는데, ‘주어진 예산 범 위 내에서 식음료 품질을 유지하는 것’ 을 가장 중요하게 고려하는 것(60%) 으로 나타났다. 이외에도 ‘양질의 회의 환경을 만들기 위한 공급자와의 협력 (30%)’, ‘참가자를 위한 건강한 라이프 스타일을 반한 회의(15%)’등이 포함 되었다.