비대면 행사의 명과 암⋯한계를 반면교사 삼아야

코로나19 팬데믹으로 대부분의 대면 행사가 온라인 행사로 전환되었다. 이를 두고 혹자는 ‘불행 중 다행’이라며 새로운 행사 형태의 등장을 알리는 신호탄으로 여기는가 하면, 어떤 이들은 온라인 행사의 맹점을 지적하며 아쉬움을 토로하기도 한다. 그만큼 디지털 행사에 장단점이 분명하다는 의미일 것이다. 비디오 컨퍼런스 솔루션 전문 기업 블루진스(BlueJeans)는 “디지털 전환에 따라 참관객 데이터를 수집하는 것이 용이해졌고, 수집된 데이터 분석 결과를 바탕으로 보다 체계적으로 행사 개최 전략을 수립할 수 있게 되었다”며 온라인 행사의 긍정적 면모를 강조하였다.

그간 많은 산업 분야들이 경험해온 길을 돌이켜보면, 분명 디지털 전환에는 무궁무진한 가능성이 숨겨져 있다. 그런 까닭에 오늘날 행사 기획자들은 참가자 만족도를 높일 디지털 행사 경험을 설계하느라 고민이 깊을 것이다. 그러나 변화가 갑작스럽게 찾아온 탓에 아직은 한계가 더 두드러져 보이는 것도 사실이다. MICE 행사 디지털 전환의 장단점을 살펴보기 위해 최근 블루진스는 비즈니스 컨설팅 기업 포레스터컨설팅(Forrester Consulting)과 함께 200여 명의 북미 행사 주최사를 대상으로 디지털 행사 개최 현황 파악을 위한 설문조사를 실시, 업계에 다양한 인사이트를 제공하였다.

Q. 디지털 행사의 가장 큰 장점⋯”행사 참가의 유연성”

블루진스의 조사결과에 따르면 디지털 행사의 최대 장점으로 ‘행사 참가 유연성(56%)’이 꼽혔다. 한 자리에서 다양한 세션을 동시에 시청할 수 있다는 점이 참가자 만족도 높이는데 크게 일조했다는 것. 이어 ‘행사 성과 측정법의 개선(53%)’과 ‘참가자수 증가(51%)’도 온라인 행사를 통해 얻을 수 있는 혜택으로 꼽혔으며, ‘행사 후에도 이어지는 브랜드 몰입감(44%)’과 ‘소규모 토론 및 회의의 활성화(43%)’도 행사 기획자들이 경험한 디지털 전환의 장점으로 언급되었다.

Q. 디지털 행사의 한계⋯”실질적 네트워킹 부족”

많은 이들이 공감하듯 디지털 전환의 가장 큰 맹점은 참석자 간 실질적 네트워킹에 한계가 있다는 것(71%)이다. 또한 디지털 환경에서는 ‘참가기업 제품과 서비스 스토리텔링의 한계(67%)’와 ‘저조한 사후 세일즈 리드 발생률64%)’도 온라인 행사의 아쉬운 점으로 꼽혔다.

지금의 한계를 반면교사 삼고 또다른 한 걸음 고민해야⋯
행사의 디지털 전환이 가속화되고 있지만, 대면 행사만큼의 개최 효과를 달성하기 위해서는 아직 해결해야 할 과제들이 많다.

이번 설문조사에 의하면 대면 행사 개최의 한계를 극복하기 위해서는 “보다 개선된 행사 기술 도입이 필수적(78%)”이라고 대부분의 응답자들이 입을 모았다. 포레스터컨설팅사는 “지금도 행사 기획자 절반 이상이 어설픈 비대면 행사를 개최하는데 불필요한 예산을 지출하곤 한다”며 “이는 참관객의 행사 참가 경험 저하로 이어진다”고 강조했다.

이는 온라인 행사를 기획할 때 주최자는 행사 특징에 알맞은 미팅테크놀로지의 도입이 매우 중요하다는 점을 시사한다. 그럼에도 불구하고 설문에 응한 주최자 57%가 “온라인 행사에 도입할 미팅테크놀로지를 사전에 검토할 시간이 충분하지 않다”고 응답했다. 게다가 응답자 61%는 “예기치 못한 팬데믹에 대응하기 위해 사전 준비 없이 디지털 솔루션 도입에 비용을 지출한 경험이 있다”고 털어놓기도 했다. 이에 포레스터컨설팅사는 “중장기적으로 행사 개최 전략을 수립하고 주최자와 참가자 모두가 만족할 수 있는 비대면 행사를 운영해야 한다”면서 “오프라인 행사가 온라인으로 전환되는 시점에 선 지금이야말로 행사 기획자는 기존 비대면 행사의 성과를 재평가하고 개최 목적에 걸맞은 기술을 도입해야 한다”고 강조했다.

참고자료 : Casey Gale, “Study Finds Event Marketers Continue to See Gaps in Event Tech”, pcma, 2021년 6월 11일.