회의산업에서의 기술의 진화는 지난 수년간 회의 기획과 실행을 위한 혁신의 중심이 되어왔다. 참가자의 경험 향상과 행사의 브랜드 가치를 높이는 데에도 큰 영향을 미치고 있다. 참가자의 일상과 삶의 질이 기술로 인해 향상된 만큼, 회 의 활동을 위한 기술 활용에 대한 기대도 높아졌다. 기술이 점유하는 세상으로의 변화 속에서 지나친 기술중심 서비스 에 피로가 쌓인 사람들은 보다 인간 중심적인 기술에 대해 목말라한다. 회의산업에서의 기술은 업무 효율적이며, 참여 적이며, 기능적인 부문에 초점을 둔, 그야말로 인간 중심의, 인간을 위한, 인간에 의한 기술로서, 인간중심적 새로운 생 산체계의 관점에서 그 필요성이 더욱 주목된다.
회의산업에서 기술은 지난 30여년간 눈에 띄는 변화를 겪어왔다. 1980년, 수많은 회의 등록 업체들의 컴퓨터를 이용하 여 명찰을 제작하기 시작하여, 1981년에는 회의산업 최초로 미팅프로(MeetingPro)라는 DB 소프트웨어가 보급되면서 참가 확인증 발급, 정확한 참가자 리스트 취합 및 기본 시장 추적이 가능하게 되었다. 1982년 콤프레션랩(Compression Labs)에 의해 비디오 컨퍼런스 시스템이 회의 시장에 보급되었고, 1983년에는 에릭 올킨(Eric Orkin)이 최초의 회의 마케팅 통합 솔루션 프로그램인 “델피 운영 시스템(Delphi Management System : 이후 New Market Software로 이름 변경)”을 시장에 선보였다. 2000년에는 최초의 가상무역전시회(Virtual Trade Show)인 ‘ExpoExchange’가 런던에서 개최되면서 모바일 네트워킹 장비를 선보여 참가자 정보 및 사진을 서로가 공유할 수 있게 하였다. 2003년에는 무선인터넷(WIFI)이 6천개 이상의 호텔에 보급되었으며, 2010년에는 스카이프를 통해 고화질 화상회의가 가능해졌다. 지금도 회의와 전시회를 위한 수많은 모바일 어플리케이션들이 지속적으로 개발되고 있으며, 광대역 무선네트워크의 영향으로 스마트폰, 노트북, PC 등만 있으면 어디서든 웹 컨퍼런스가 가능해졌다. 다수의 호텔 및 개최시설(Venue)들은 면대면 회의 및 하이브리드 회의 등 옵션이 가능한 최신 기술을 갖춘 회의실 조성에 투자를 아끼지 않고 있으며 동시에 회의기 획자들은 고객 맞춤형 웹사이트를 구축하려 한다. 하지만 부적합한 기술의 도입은 오히려 서비스 품질에 부정적인 영향 을 주기 때문에 자본력이 부족한 시설(Venue)들은 최신 기술의 도입을 꺼리기도 한다. 중요한 것은 개최지가 제공할 수 있는 서비스와 기술의 발전수준이 회의참가자 유치를 위한 역량 평가의 기준이 되었다는 점이다. 이번 호에서는 2020 년을 주도할 미팅테크놀로지의 트렌드를 전망하고, MICE산업 내에서 디지털 생태계를 구축하기 위해 필요한 미팅테크놀로지 로드맵을 행사 진행 단계별로 활용 가능한 솔루션에 대해 구체적으로 살펴보면서 정리해보고자 한다.
CONTENTS
Part 1
2020 미팅테크놀로지의 트렌드 전망
1. 미팅테크놀로지 기업 간 인수합병 및 투자로 인한 “통합적 지속성장”
2. 활용 효과가 높은 미팅테크놀로지 – “통합 프로젝트 관리 툴”, “체크인 앱” 등
3. 2020년 미팅테크놀로지의 핵심, “빅데이터” 활용
4. “사용자 중심(User friendly)의 합리적 가격”이 전제된 미팅테크놀로지가 주도
Part 2
MICE산업 내 디지털 생태계 구축을 위한 미팅테크놀로지 로드맵
1. 행사 전(Before the event) 활용 솔루션
: 등록시스템, 행사운영 소프트웨어, 장소 조달, 디지털 마케팅, 연사 조달,
2. 행사 중(During the event) 활용 솔루션
: 모바일 앱, AR/VR, 참여 도구(관객 참여, 게임화, 인공지능, 착용기기, 안면인식, 거래관리, 실시간 데이터 분석)
3. 행사 후(After the event) 활용 솔루션
: 사후 설문조사, 사후 데이터 분석, 소셜 커뮤니티
지난수년간미팅테크놀로지분야는투자와인수합병(M&A)으로전례없는성장을이루었다. 2020년에도경제성장여부와상 관없이 여전히 기업간 과감한 인수합병과 투자가 이루어질 것으로 보인다. 온라인 등록시스템 및 회의용 모바일 앱 개발 회사들 은 이미 포화상태에 이르렀고, 회의전문가들에 의한 통합형(all-in-one) 툴 선호도의 성장(전년대비 약 27% 성장)은 한분야에 만 전문화된 수직적 공급자(Vertical providers)들에게는 어려운 현실로 다가오게 되었고, 대형기업들은 점점 성장하고 소형기업 들은 이에 압박을 느끼며 경쟁상대가 되지 못하는 시장 상황에 놓이게 될 것으로 보고 있다. 2018년 기준 회의전문가들의 통합 솔루션에 대한 수요는 약 9%였고, 73%의 회의전문가들은 비용을 고려하여 솔루션별로 다른 공급업자를 활용한다고 하였으나, 2019년 수요조사 결과 36.1%의 전문가들이 한 공급업자로부터 통합된 솔루션을 공급받기를 원한다고 하였으며, 솔루션별 공급 업자에 대한 선호는 18.8%로 떨어진 것으로 나타났다. 회의전문가들의 이러한 선호가 의심할 여지없이 미팅테크놀로지 공급업 체간인수합병과대형화추세를입증하는결과로이어진다고볼수있다.
기업의 인수합병 혹은 벤처투자사들의 투자에 대한 가능성은 탄탄한 고객층을 보유한 기업 및 고객의 참여(Engagement), 프로 젝트 운영 관리, 체크인 툴을 제공하는 업체들일수록 열려 있으며, 비영어권 시장의 경우 성장 가능성이 더욱 클 것으로 전망하 고 있다.
“Event professionals are investing more in event technology in 2019/2020”
다수의 회의전문가들(약 52% 이상)이 2020년에는 회의를 디지털 친화적으로 성장시키기 위해 2019년보다 더 많은 예산을 미팅 테크놀로지에 투입할 것이라고 하였다. 45%는 예산에 큰 변화를 주지는 않을 것이라고 하였고, 5%는 예산을 줄일 것이라고 하 였다. 특히 연중 다수의 회의(약 16건 이상)를 개최하고, 5백만 달러(한화 약 55억원) 이상의 예산을 보유한 전문업체일수록 투자 비율이 높아 미팅테크놀로지에 대한 전략적 중요성을 더욱 깊이 인지한다고 볼 수 있다. 따라서 신기술 도입에 충분한 예산을 사 용하는 조기 수용자들에게 더욱 호의적인 새로운 벤처 투자의 기회가 주어지면서, 미팅테크놀로지 분야의 성장과 대형화는 더욱 심화될 것으로 전망한다.
# 미팅테크놀로지 기업의 인수합병 사례
1. PSAV사의 Encore사 인수
지난 2019년 10월, PSAV사는 Encore Event Technologies 회사 인수를 결정하였다. PSAV 사장 마이크 멕웨인(Mike Mcllwain)에 따르면, “두 회사의 결합은 다양한 이벤트 경험이 필요한 업계에 기념비적인 일이며, 주 고객인 회의기획자와 시설 파트너들에게 더 좋은 서비스를 제공하기 위한 우리의 역량을 확장할 수 있는 기회가 될 것”이라고 하면서, “Encore 팀은 이러한 PSAV 사의 목적과 비전, 가치에 잘 부합하며 확장된 팀이 고객의 목적을 성취하는데 도움이 될 것으로 기대되고 있다”고 인수의 당위성을 설명하였다. Encore사의 모회사인 Freeman 대표 역시 두 회사의 결합에 대해 자회사의 매각은 Freeman사로 하여금 이벤트 전략, 세계 최상급의 창의적인 미팅테크놀로지, 디지털과 로지스틱 등에 있어 역량을 넓히고 더 깊게 투자하게 함으로써 자회사의 성장을 가속화하고 고객과 파트너, 세계 최상위 팀에게 향상된 가치를 제공할 수 있는 엄청난 기회라고 하였다.
2. Cvent사의 DoubleDutch사 인수
회의산업 소프트웨어계의 자이언트 기업인 Cvent사가 모바일 이벤트 앱 분야의 혁신기업인 DoubleDutch사를 인수함으로써 모 바일 미팅테크놀로지 영역의 투자를 가속화하며 이벤트 앱과 현장 솔루션 역량을 키우고 있다. 모바일 이벤트 앱은 참가자의 경 험과 만족, 이벤트 ROI 분석 등의 통합 기술로서 DoubleDutch사를 인수함으로써 Cvent가 현장 경험(Onsite experience)의 중 요성에 대한 책임과 공헌을 확장할 계획이라고 한다. 2011년 설립된 DoubleDutch사는 회의 등록 기술, 회의 전체 프로그램을 관리하는 회의 콘텐츠 운영시스템과 참가자용 앱 등 통합 모바일 앱 플랫폼을 개발 및 제공하는 업체로서, 최근까지 케이케이알 (KKR), 베시머 벤처 파트너스(Bessemer Venture Partners), 인덱스 벤처(Index Venture), 불펜 캐피털(Bullpen Capital), 미 스릴 캐피털 (Mithrill Capital Management) 등 다수의 투자사로부터 약 8천만불 가량을 투자 받아왔다. DoubleDutch사에 따 르면, Cvent사와의 합병은 세계 최고의 모바일 이벤트 앱 등 회의 운영자들을 위한 혁신적인 기술 솔루션을 제공하려는 두회사 의 열정이 결합된 결과이며, 인적 연결(Human connection)에 대한 사업적 가치를 공유하려는 노력의 결과라고 입장을 밝혔다.
Cvent사 역시 모바일 미팅테크놀로지에 대한 투자를 통해 DoubleDutch사의 산업적 경험을 Cvent에 결합시킴으로써 참가자 들의이벤트몰입에대한혁신을이끌것이라고자신하였다.Cvent는 DoubleDutch의제품과사람,그리고그들이보유한고 객, 이 세 가지 요소의 매력이 인수결정의 핵심이라고 밝혔다. Cvent사는 과거에도 크라우드콤파스(CrowdCompass), 퀵모바일 (QuickMobile), 소셜테이블(Social Tables) 등을 인수한바 있다.
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사전등록, 마케팅 등 회의 기획단계에서 주로 사용되었던 미팅테크놀로지는 최근 들어 회의 개최 중 참가자의 흥미와 관심을 유 발하거나 참가자 간 혹은 참가자와 주최자 간의 상호작용을 증진시키지 위한 도구로 적극 활용되고 있으며, 또한 회의 현장에 참 석하지 못한 원거리 고객들을 연결함으로써 회의장이라는 물리적 공간 밖으로 행사를 확장시키는 중요한 역할을 하고 있다. 최 근 조사에 따르면 온라인 등록시스템은 거의 모든 회의전문가들이 활용하고 있는 미팅테크놀로지이며, 새로운 형태의 등록 툴을도입하는 비율은 매년 10%씩 감소하고 있는 것으로 나타났다. 이는 대개의 회의전문가들은 등록시스템 공급자를 확보하고 있거 나, 올인원 솔루션을 활용하고 있기 때문일 것으로 분석된다. 전체적으로 회의전문가들이 투자 및 활용 효과를 높게 평가하고 있 는 기술은 다음의 4가지로 정리되었다.
1. 프로젝트 관리 툴 ProjectManagementTools
지금의 회의기획자들에게 포스트잇, 페이퍼 체크리스트, 엑셀시트 등은 더 이상 이상 적인 회의 프로젝트 관리 도구가 될 수 없다. 서로 다른 시간대의 흩어져 있는 팀들과 협력하고 끊임없이 밀려오는 이메일과 메시지를 관리하며 외부 이해관계자들로 하여 금 요구받는 것들이 점점 많아지는 상황에서 회의기획자들은 최신 방식으로 회의 및 이벤트를 관리할 솔루션이 필요한 것은 자명하다. 경험적 마케팅 통계에 따르면 이 벤트 운영 소프트웨어의 사용으로 이벤트 참가율은 약 20% 증가하였고, 생산성(약 27%) 및 이윤(약 20-30%)의 증대 효과를 보았다고 한다. 다양한 온라인 이벤트 관리 도구가 무료로 제공되는 현 시점에서 점점 더 많은 회의기획자들이 이벤트 관리 툴을 찾아 어떤 기능이 제공되는지를 확인하고 비교하는 것은 너무도 당연한 일이 되었다.
이러한 온라인 통합 관리 소프트웨어의 수요가 증가하는 가장 핵심적인 이유는 시간절약과 업무의 효율성이다. 과거에는 미팅테 크놀로지가 주로 행사의 색다름과 강한 인상을 주려는 수단으로만 사용되었다면, 지금의 회의기획자들은 이것을 사용했을 때 얼 마나 효율적으로 운영되어 보다 높은 ROI를 확보할 수 있는지를 살피고 적절한 공급업자를 선택한다. 이는 회의기획자들을 대상 으로 한 설문결과에서도, ‘기술의 신선함(Freshness)이 미팅테크놀로지 선택의 요인으로 작용하였다’에 대한 긍정적 응답 비중이 전년도에 비해 현저하게 감소한 것에서 알 수 있다. 또한 회의기획자들은 미팅테크놀로지 공급업자의 선택에 있어 가장 중요한 요인이 가격(Cost)이라고 하였다. 얼마나 지원(Support)을 잘하는가와 통합솔루션 제공 여부 및 추천 등이 그 뒤를 따랐고, ‘최신 식 기술’인지의 여부는 2018년에는 53%로 선택의 주요 고려 요인이었으나 이번에는 33.2%로 확연히 떨어진 수치 등이 입증하고 있다.
그렇다면 시간을 절약하고 업무의 효율성을 가져다 줄 수 있는 온라인 이벤트운영소프트웨어를 어떻게 선택해야 할까? 첫째, 등 록, 티켓구매, 웹/모바일 브로셔, 웹사이트, 고객참여솔루션, 체크인 등 미팅에서 요구되는 항목이 무엇인지를 먼저 생각해 볼 것.둘째,각각의소프트웨어가갖고있는강점은무엇이며우리가원하는부분들을커버할수있는지비교분석할것.셋째,참 가자들을 위해 앱을 개발할 것이라면 모바일로의 호환에 문제가 없는지 확인할 것. 넷째, 기존 사용자들의 리뷰를 검토할 것. 이 는 미팅테크놀로지 공급업자 선택 시 ‘추천’이 다소 높은 비중을 차지한 것처럼 기존 사용자들의 리뷰는 적절한 소프트웨어를 선 정함에 있어 중요한 부분이다. 마지막으로 조직이 쉽게 수용할 수 있는 시스템인지를 시연 및 사전테스트를 통해 최종적으로 선 정하는 것이 필요하다고 전문가들은 말한다.
2. 체크인 앱 Check-inApps
행사에서의 체크인과 등록은 고객이 행사에 대해 갖는 첫인 상이므로 효율성과 환대, 감동이 있어야 한다. 고객 리스트 를 뒤적거리는 자원봉사들, 끊임없이 늘어선 줄, 배지 분실, 막히는 입장관리, 이로 인해 짜증내는 고객들, 고객수에 대 한부정확한카운트등아직도이러한문제들을당면하고있 다면 온라인 체크인 시스템 도입을 고려해야할 시점이다. 지 금의 고객들은 모바일과 기술 사용에 능숙하고 독립적이나, 참을성이 없어 즉각적인 만족을 갈망하는 성향을 지니고 있 다. 이러한 고객을 우리 행사로 유치하고 만족시키기 위해
서는 현장 체크인 기술을 활용하지 않을 수 없을 것이다. 전문가들은 ‘체크인 앱’과 같은 미팅테크놀로지가 갖는 강점으로 첫째, Shorter Queues! – 분류해둔 명찰과 참가자 명단을 확인하는 데 소요되는 단 몇 분의 기다림도 지금의 고객들에게는 몇 시간이 되는 것처럼 지루하게 느껴진다. 분류, 검색, 기다림이 없이 QR코드 스캔 한 번으로 등록을 완료하는 기술을 행사에 적용해야 빠 른 것에 익숙한 지금의 고객들을 만족시킬 수 있다. 둘째, Lesser Training – 고급인력이 명찰 출력 등의 업무를 위임하거나 교 육,훈련하는것은 더이상필요치않다.체크인앱이다소간결한이용방식과저렴한비용으로명찰발급에필요한다수의업무 를 대신할 수 있다. 셋째, Flexible & Adaptable! – 행사장에서 벌어지는 다양한 변수들(예: 고객의 변경사항 업데이트, 테이블 변경 등)에 대해 즉각적으로 대응하고 기록할 수 있다. 넷째, Secure & Reliable – 고객의 QR코드는 체크인 앱을 통해서만 해독 이 되고 데이터 접속, 유출, 프린트 등이 제한되어 고객의 개인정보보호가 가능하다는 점 등을 꼽고 있다.
3. 팀 커뮤니케이션 툴 TeamCommunicationTool
테크놀로지와 디지털이 지배하는 시대에 존재하는 수많은 기업들은 진작부터 자신들의 기업 운영과 생산성 향상을 위해 고안된 다양한 소프트웨어에 의존 하고 있으며, MICE산업에서도 행사의 기획과 실행력 향상에 도움이 되는 다 양한 디지털 솔루션을 활용하는 기업들이 점점 늘고 있다. MICE 행사에 대한 생산성과 효율성을 증대시킬 수 있는 도구들로는 프로젝트 관리 도구, 팀 커 뮤니케이션 도구, 경영성과 관리 도구, 시간관리 도구, 이벤트 운영 도구 등 이 대표적이다. 그 중에서도 커뮤니케이션은 모든 기업들에 있어 핵심으로, 직원간, 부서간, 외부 이해관계자 간 이루어지는 건전하고 매끄러운 커뮤니케이션은 탄탄한 기업을 만들 수 있는 기둥과도 같다고 전문가들은 말한다. MICE 분야는 특히나 커뮤니케이션 의존도가 높다. 성 공적인 행사의 핵심에는 커뮤니케이션 이슈가 있다. 사전 준비업무와 현장 업무가 수평적으로 연결되어야 하며, 협력적이고 투 명한 커뮤니케이션을 위해 전 팀원들이 이메일 및 고객과의 메시지를 실시간으로 공유할 수 있어야 한다. 이메일을 대체하는 실 시간 쳇, 업무파일 및 스케줄 공유, 참가자 프로파일 관리 등과 같은 스마트한 기능을 제공하는 다양한 커뮤니케이션 소프트웨어 들이 꾸준히 개발되어 회의기획자들의 업무 효율성과 정확성은 더욱 증대될 것으로 보인다.
4. 고객 참여 툴 EngagementTool
참가자들로 가득한 행사장을 원하지 않는 주최자는 없다. 늘어난 참가자수로 인해 차기 행사장소로 더 넓은 곳을 탐색하는 것은 회의기획자 및 주최기관의 공통 핵심 목표다. 참가자의 지속적인 참여와 만족은 행사의 전반적인 성공 여부를 측정해주는 도구 이며, 수치로 기록 가능한 지표가 되므로, 참가자의 참여 도구는 주최자들에게 특히, 좋은 행사를 뛰어넘어 대단하고 멋진 행사 로 거듭나기 위한 행사 운영 및 마케팅 추진 전략으로 활용된다. 개념적으로 참여(Engagement)란 ‘참가자들이 행사에 전적으로 참여하여 매료되는 정도’ 를 말하며 일반적으로 매료된 참가자는 행사 만족도 제고로 이어져 종국에는 긍정적 구전과 함께 행사 에 대한 충성도로 연결되기 때문에 단순히 좋은 긍정적 경험을 제공하는 것과는 차원이 다르다. 참가자들을 행사에 매료시키려 면 전례없는 콘텐츠로 흥미진진하고 볼거리가 다양한 행사를 만들어야 할 뿐만 아니라 참가자들이 얼마나 흥미로워 하는지를 확 인할수있는플랫폼을제공해야한다.그대표적인 플랫폼 중 하나가 행사 몰입과 관련한 다양한 모바일앱들이다.모바일앱은 단순히 행사에 대한 안내와 정보를 제공하는 기능으로 활용되기 시작하였으나, 지금은 행사 콘텐츠 및 발표 등의 각종 프로그램 에 대한 여론조사 및 발표자료의 공유, 실시간 코멘트, 게임을 통한 참가자 흥미유발 이벤트, SNS로 실시간 소통, 실시간 질의응 답, 참가자로부터의 자유로운 의견 청취와 공유 및 성과에 대한 보고에 이르기까지 참가자를 행사장 내가 아닌 장외에서까지 몰 입할 수 있도록 하는 다양한 방법과 도구들이 지속적으로 진화하고 빠르게 발전하고 있다. 예를 들면, 워크샵에서 던지는 마이크 (Throwable Mics)를 통해 발언권을 얻어 토론 참여를 유도하는 게임 같은 방식, 뉴욕 NRF 행사에서 인텔이 시행했던 증강현실 속 나비에 숨겨진 상품 타기(AR Butterflies Hunt) 이벤트, 소셜미디어를 활용한 참가자 비디오 인터뷰 등이 실제 행사에서 활용 되었던 다양한 참가자 몰입 증대 이벤트이다.
소프트웨어 산업 내 구매자와 판매자 간 중개역할을 하는 온라인 마켓 플레이스 공급업체 캡테라(Capterra)가 제공하는 주요 통 합 이벤트관리 소프트웨어 기술 제공업체 및 주요 특징은 다음과 같다.
미팅테크놀로지를 제대로 이해하고 적절히 활용하는 회의전문가들이 점점 늘고 있는 것은 사실이나 “빅데이터”의 활용에 대해서 는 여전히 소극적이다. 약 48%의 회의기획자들은 실행가능한 데이터를 확보하기 위해 미팅테크놀로지에 의존한다고 하였으나, 통계를 보면 여전히 ‘있으면 좋음(34.7%)’과 ‘활용하지 않음(13.1%)’ 등 데이터 활용에 소극적인 경우가 더 많은 것이 현실이다. 이 러한 통계가 걱정스러운 이유는 비즈니스 경쟁력, 회의산업의 성장, 참가자 만족이라는 측면에서 데이터의 활용이 강력한 무기 가 될 수 있음을 인지하지 못하고 있다는 현실 때문이다. 미래의 회의산업은 단순히 데이터를 수집하는 것에서 벗어나 참가자의 경험 향상과 관련하여 전체 행사의 포트폴리오로 통계적 트렌드를 파악하기 위해 데이터를 적절히 사용할 줄 아는가의 여부가 경쟁력의 핵심이다.
“More companies are looking at data skills in senior event management position”
회의산업에서 빅데이터는 “참가자, 후원사 및 관심 고객들로부터 얻은 방대한 양의 데이터”로서 이메일, 설문조사, 트위터, 사 진, 및 위치기반 데이터의 형태로 수집되며, 이를 참가자 중심의 이벤트 기획, 실시간 관심과 흥미 유발 콘텐츠 생성을 위해 활용 하여 이벤트 경험을 향상시킨다. 이외에도 참가자의 피드백을 통한 행사 목표 달성 및 ROI 분석에 사용하여 최종적으로는 참가 자 만족도를 향상시킬 수 있는 도구 개발 등에 의미 있게 활용된다. 예를 들면 참가자들이 어느 세션을 가장 좋아하는지, 최고의 연설자는 누구이며, 경쟁사의 부스에 참가한 고객은 누구이며, 우리 고객이 최근 가장 관심있어 하는 콘텐츠는 무엇인지 등 고객 성향의 파악을 통해 차기 행사 기획과 마케팅 전략을 수립하는 근간이 될 수 있으며, 우리 행사에 최적의 고객을 유치하고 그들 에게 완벽한 세션을 제공함으로써 참가자들에게 행사참가의 가치를 증대시켜 충성고객으로 유도할 수 있는 의미 있는 도구로의 활용이 가능하게 된다.
# 크라우드쉐이핑(Crowdshaping) 방식의 빅데이터 분석 적용 사례
크라우드쉐이핑이란 대중들의 생체적 특성에서 행동적 특성에 이르기까지 그들의 관심사, 행동 정보 등 수집된 데 이터를 통해 실시간으로 이벤트나 고객의 경험을 조정하고 개별화 할 수 있는 빅데이터 분석 방식이다. 참가자들 의 행동을 근간으로 무엇을 선호하는지, 무엇에 관심이 있는지를 감지하는 기술로 비교적 수동적으로 데이터를 모 으는 방식이다. 크라우드쉐이핑으로 빅데이터를 분석한 몇몇 사례를 살펴보면 다음과 같다.
시스코 글로벌 세일즈 행사에서는 MGM 그랜드 가든 아레나(MGM Grand Garden Arena)와 만델레이 베이 컨벤 션센터(Mandalay Bay Convention Center)를 오가는 버스에, 차량의 속도와 위치를 감지하는 센서를 부착하여 필 요한 만큼의 차량을 더 배치할 수 있었고, 각 세션장에 비치한 카메라로 참가자 규모를 파악하여 현장에서 수용 가 능한 공간으로 장소를 조정하거나 최적의 좌석수를 확보하는데 활용하였다.
C2 Montreal 행사는 RFID 배지를 통해 전송된 참가자 데이터를 분석하여 밀집도가 상대적으로 높은 음식 코너에 음식의 양과 직원의 수를 조정하였다.
라이트웨이브(Lightwave)는 펩시와 구글 이 주관한 행사에도 도입된 생체 손목밴드 로, 착용자의 움직임을 측정하는 기능(예 를 들면 춤을 추고 있는지 아닌지), 데시벨 의 정도를 감지하는 마이크로폰(신체와 공 간의 온도를 측정), 피부 전도 반응을 감지 하는 센서, 땀을 감지하는 센서 등이 부착 되어 있으며 밴드를 통해 분석된 빅데이터 로 DJ가 대중의 열정에 맞는 음악으로 실 시간 변경하는데 활용하였다.
미팅테크놀로지의 중요성과 수요 증대에도 불구하고 회의기획자의 약 25%는 미팅테크놀로지 사용을 결정하는데 ‘가격’이 가장 큰 장애요인이라고 하였다. 또한 연간 예산 규모가 작은 행사일수록 비용 문제를 더 크게 인식하였으며(34.5%), 예산 규모가 큰 행사일수록 가격을 상대적으로 덜 민감하게 느끼는 것(15.9%)으로 나타났다. 또한 소프트웨어가 보유한 기능과 실제 사용상의 기능에서 오는 모순적 차이로 인해 더 비싼 미팅테크놀로지를 사용한다고 해서 성과가 투자한 비용에 비례하는 것은 아니라고 인식하는 것으로 나타났다. 실제로 고가의 미팅 소프트웨어를 도입했다 하더라도 사용상의 불편함이나 어려움을 이유로 직원 및 외부이해관계자들에게 사용을 독려하는데 어려움을 겪고 있다고 말하는 회의전문가들이 약 18.3%를 차지했다. 그 외에도 기존 업무와의 통합의 문제(16.7%), 시행할 시간(9.7%), 조직 내부의 승인 문제(9.2%), 사용상의 문제(6.7%), 구조적 지원 문제(3.9%) 등이 미팅테크놀로지를 사용함에 있어 겪는 불편함과 실망감을 초래하는 요인인 것으로 조사되었다.
그럼에도 불구하고 미팅테크놀로지 시장의 성장과 회의산업에서의 수요는 지속적으로 증가할 것이므로 사용자 편의와 구조적, 기능적 효율성 개선이 전제된 합리적 가격의 소프트웨어만이 공급자 중심의 블루오션 시장을 장악할 수 있을 것으로 보고 있다.
미팅테크놀로지 사용에 있어 장애가 되는 요인들을 극복하기 위해 회의산업 전문가들이 제안하는 해결방안은 “행사의 목적에 부 합하는 소프트웨어를 선정”하고, “내·외부 교육 및 파트너십”을 구축하는 것이다. 미팅테크놀로지 솔루션들이 유사할 거라고 생 각하지만 실제로는 소프트웨어별로 특성이 매우 다르다. 적절한 소프트웨어 선정의 첫 단추는 기획하고자 하는 행사의 목적을 제대로 달성해 줄 수 있는 솔루션들을 우선 조사하여 시연을 해본 후에 신중하게 선정을 하는 것이 필요하다고 한다. WIFI나 4G 등이 제대로 제공되지 못하는 환경에 있다면 아무리 스마트한 솔루션이라 하더라도 무슨 소용이겠는가. 기획하고자 하는 행사의 목적과 취지 달성에 도움이 되는 솔루션을 선택하는 것이 중요하다.
회의전문가들의 약 59%가 최신 기술에 능숙하다고 응답할 만큼 미팅산업에서의 기술 수용은 점점 증가하는 추세에 있으나, 점 점 더 빨라지는 기술의 발전 속도를 따라잡는 것은 여전히 쉽지 않다. 또한 모든 사람들이 항상 새로운 기술을 배우려고 하는 것 은 아니기 때문에 우리 일상에 도움이 된다 하더라도 그것이 복잡하다면 되려 방해가 되기도 하는 것이 기술이다. 적절한 배움의 환경을 조성하는 것이 중요하다. 사용자의 경험을 추적하고 어떤 유형의 사람들이 사용할지를 파악하여 모든 관계자들에게 기술의 사용방법 및 과정의 편의성을 설명하여 지속적으로 교육할 수 있는 전담팀을 갖추는 것이 필요하다고 전문가들은 제언한다. 지속적인 교육훈련 프로그램을 통해 드러나는 조직의 열정과 지원은 새로운 기술의 수용과 배움에 대해 더욱 능동적인 조직환경 을 이끌 수 있기 때문이다. 기술을 고안한 사람보다 그 기술을 더 잘 알기는 어렵다. 기술 공급자와의 파트너십을 통해 워크샵 등 교육세션 기회를 제공하여 기술이 어떻게 실행되는지 상세한 과정을 시연하도록 하는 것 역시 기존의 업무에 새로운 기술을 수 용하고 활용하는데 있어 자신감을 고취시킬 수 있는 방법이라고 말한다.
미팅테크놀로지의 발전과 다양한 기술은 회의전문가들로 하여금 그들이 업무에 대해 더욱 전략적으로 접근하고, 책임감을 갖도 록 만든다. 새로운 기술을 배워야 한다는 측면에서 더 많은 과업이 주어지기도 하지만 분명한 것은 과거에는 실행 위주였던 전문 가들의 역할이 이제는 회의기획의 “전략가(Strategists)”적인 역할로의 변화를 가속화하고 있다는 점이다. 따라서 2020년에는 사 용자들에게 이용 편의적인 기술과 전략 수립에 활용할 수 있는 유용한 데이터 제공 기술, 그리고 그 기술의 공급업자만이 경쟁에 서 살아남을 수 있을 것으로 전망된다.
4차 산업혁명의 도래로 회의 주최자, 기획자, 파트너 및 참가자를 중심으로 하는 MICE산업 생태계도 이제 디지털화된 조직 구조 로의 혁신이 불가피하다. 새로운 기술 공급업자들이 지속적으로 시장에 침투할 것이며, 인수와 합병을 통한 대형화는 위험부담 이 있더라도 어떤 기술에 대해서든 투자를 아끼지 않을 것이다. 미팅테크놀로지는 회의 전·중·후 전 과정에 걸쳐 전적으로 활 용될 수 있으며, 비용 대비 효과, 서비스 수준, 기존 기술과의 호환 및 융합, 사내 운영 역량 등을 전략적으로 검토하고 고려하여 도입해야 한다. 행사 단계별로 활용 가능한 미팅테크놀로지의 유형과 선택의 팁을 살펴보면 다음과 같다.
등록REGISTRATION 시스템
“MICE에서 등록 소프트웨어는 참가자 데이터 수집, 결재, 확인증 및 티켓 배포를 주 기능으로 하며, 수집된 데이터는 숙박, 네트 워킹, 교육 안내와 인증 등 폭넓은 고객 활동의 근거자료로 활용할 수 있음.”
행사운영 소프트웨어 EVENTMANAGEMENTSOFTWARE
“회의기획 자동화를 위한 솔루션으로, 진행해야 할 세부업무내용, 일정표, 필요한 자원, 판매자와 파트너 관리, 디자인, 콘텐츠, 커뮤니케이션, 협력, 예산, 결과보고와 평가에 이르기까지 각각의 업무가 상호유기적으로 제공되는 플랫폼. 기획자와 주최기관 이 얻는 실질적인 혜택은 비용흐름의 가시화, 효율적 자원 분배, 높은 생산성, 오류 감소 등을 들 수 있음”
장소 조달 VENUESOURCING
“온라인 제안요청서(e-RFP)를 기획자들이 제공하는 회의 요청사항(Specifications)에 맞는 호텔 및 지역 CVB나 홍보부서에 배포하고, 이를 통해 장소와 요구사항에 대한 협의 및 사전 답사 등 협상의 동력으로 활용 가능한 플랫폼”
디지털 마케팅 DIGITALMARKETING
“마케팅 솔루션은 대량 이메일 발송, 스케줄링, 소셜 미디어 활동과 모니터링 등 일반적인 마케팅 업무의 툴을 제공하는 소프트 웨어로 이벤트에 특화된 마케팅 솔루션은 흔하지 않지만 통합관리 소프트웨어 및 등록 소프트웨어를 통해 활용 가능한 마케팅 툴이 증가하는 추세임”
연사 조달 SPEAKERSOURCING
“강연자 목록을 제공하고 원하는 연자를 연결시켜주는 소프트웨어로 키워드와 필터링 기능을 통해 강연자를 검색하여 연사의 연락정보를찾을수있는솔루션”
모바일 앱 MOBILEEVENTAPPS
“참가자들에게 행사장에서 필요한 다양한 기능을 제공하기 위해 모바일 장치에 설치되는 앱으로 ROI 분석이 중요함.”
증강현실과 가상현실 AR/VR
“실제 환경에 가상의 사물이나 정보를 합성하여 원래 환경에 존재하는 것처럼 보이게 하는 증강현실과, 인공적으로 만들어냈지 만 실제가 아닌 특정 환경이나 상황을 헤드셋 등 도구를 이용하여 기술적으로 보여주는 가상현실 테크놀로지는 MICE산업에서 활용도가 증가할 것으로 보임.”
참여도구 ENGAGEMENTTOOLS
“고객 참여 유도를 위한 솔루션은 참가자들의 행사에 대한 몰입 뿐만 아니라 주최사로 하여금 현장에서의 즉각적 대처가 필요한 상황에 대한 해결, 프로그램의 관련성을 바로 판단하는데 중요한 역할을 함.”
관객 참여 (Audience Participation)
주최사가 제공하는 앱을 통해 참가자들이 쉽게 연사들의 발표에 피드백과 의견을 제시하며 발표자와 청중간 상호작용 방식이 변 화하고 있음.
게임화 (Gamification)
행사에 게임 요소를 적용하는 것은 참가자 흥미 유발을 위한 전략적 활용 도구로서 참가자의 교육, 참가자 경험의 몰입, 거래 유 발, 전시부스 혼잡도 관리, 참여자의 소셜미디어 콘텐츠 활용 증대 등 다양한 측면에서 활용될 수 있음.
인공지능 (Artificial Intelligence)
회의산업에서 인공지능 기술은 가장 유망하지만 상대적으로 덜 인지되고 있는 기술로서 AI의 빠른 처리과정과 지능적 알고리즘 을 빅데이터에 적용하면 참가자에 대한 다양한 패턴을 파악하여 그들의 행동과 의사결정의 수준을 예측할 수 있음.
착용기기 (Wearables)
손이나 목에 착용하는 스마트한 장비를 통해 네트워킹, 정보의 교환, 데이터 수집, 콘텐츠 배포 및 체크인 등 다양한 기능을 활용 하며 사용이 점차 증가하고 있음.
안면인식 (Facial Recognition)
주로 행사 체크인 과정에 활용되고 있으며, 참가자의 얼굴과 형태, 주요 특징 등을 스캔하여 등록된 사진과 비교하여 인식하는 기술이며, 인식이 확인되면 배지가 자동 출력되는 기능으로 연결됨. 행사 기간 동안에는 입장관리, 참가자 동선 추적, 개별화된 데이터수집에따른맞춤형사은품증정등다양한형태로활용됨.
거래관리 (Lead Management)
행사의 주최기관 혹은 전시참가업체들에게 가장 중요한 것은 적절한 고객을 확보하고 새로운 비즈니스의 기회를 창출하는 것임. 거래선 관리와 관련한 솔루션은 행사 지정 등록업체로부터 장비를 임대하여 활용하거나 보편적으로 활용되는 솔루션을 구매하 기도 함.
실시간 데이터 분석 (Real-time Data Analysis)
참가자 행동을 추적하여 실시간 결과를 클라우드로 연동하는 다양한 솔루션. 회의기획자들은 실시간으로 참가자 및 이해관계자 들에게 최적의 ROI와 행사 경험을 제공할 수 있음.
사후 설문조사 POST-EVENTSURVEY
“B2B 행사에서 특히 중요한 것 중 하나가 참가자의 경험을 평가하고 이를 통해 미래를 예측하는 것으로, 참가자로부터의 직접적 인 피드백을 확보하는 것이 중요”
사후 데이터 분석 POST-EVENTDATAANDANALYSIS
“참가자의 경험을 이해하는데 있어 직접적인 피드백이 가장 확실한 방법임. 그러나 다양한 소스로부터 수집된 데이터 분석으로도 참가자 행동을 파악, 조정할 수 있음.”
소셜미디어 커뮤니티 SOCIALMEDIACOMMUNITIES
“행사 참가자들이 조언을 구하거나 관련 주제에 대한 토론, 온라인 커뮤니티와 지속적인 관계를 유지할 수 있는 가상의 ‘Water cooler(사담을 나눌 수 있는 곳)’를 만드는 것은 행사 후에도 참가자와 소통을 유지하는데 가장 효과적인 방법임.”
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